For å vise at en pakke er til privat bruk, må du vanligvis gi tollvesenet en kort forklaring sammen med dokumenter som stemmer med bestillingen og mottakeren. Den sterkeste dokumentasjonen er en ordrebekreftelse, en betalingskvittering og eventuelle tollvarsler eller fakturaer som viser varen, antallet og navnet og adressen din.
Start med dokumentene som betyr mest:
- Ordrebekreftelse som viser nøyaktig hva du kjøpte, hvor mange enheter, og selgerens navn
- Betalingsbevis som viser at du betalte som privatkunde, ikke som et bedriftskjøp
- Tollvarsel, faktura eller sporingsnotat som sier hvorfor pakken ble flagget som kommersiell
Legg deretter ved en kort skriftlig forklaring. Hold den faktabasert:
- varene er til egen bruk
- de importeres ikke for videresalg
- hvis du kjøpte mer enn én vare, forklar den personlige grunnen, for eksempel en erstatning, en gave eller bruk i hjemmet sammen med andre like varer
Hvis pakken bare inneholder én vare eller et lite antall varer, si det tydelig. Hvis tollvesenet mener den er kommersiell på grunn av antallet, er dette ofte hovedpunktet du må ta opp. Hvis fakturaen eller ordresiden viser et stort antall, gjentatte identiske varer, et firmanavn eller et organisasjonsnummer for mva., kan det få forsendelsen til å se kommersiell ut selv om du mente at den var til privat bruk.
Hvis du har et tolldeklarasjonsskjema, fyll det ut nøyaktig slik det er bedt om og legg ved støttedokumentene. Hvis tollvesenet vil ha en signert erklæring om at varene er til privat bruk, skal du bare sende den i formatet de ber om. Den nøyaktige formuleringen, skjemaet og fristen avhenger av tollmyndigheten i landet ditt, så sjekk varselet nøye for:
- referansenummeret for pakken
- dokumentet de ber om
- svarfristen
- e-postadressen, portalen eller kontoret du skal sende det til
Hvis tollvesenet fortsatt behandler pakken som kommersiell, spør hva som konkret gjør at de har kommet til den konklusjonen. Spør for eksempel om de bygger på antallet, fakturabeskrivelsen, avsenderopplysningene eller en manglende tolldeklarasjon. Da ser du om du må rette papirene, be selgeren om en revidert faktura, eller godta at forsendelsen behandles som en bedriftsimport.
Hvis selgeren har utstedt feil faktura eller oppført forsendelsen på en måte som tyder på videresalg, kontakt selgeren eller markedsplassen og be om en korrigert faktura eller kjøpsbekreftelse. Ta med ordrenummer, sporingsnummer og tollreferanse, så de kan finne pakken raskt.
Hvis pakken faktisk er til videresalg eller bedriftsbruk, ikke beskriv den som til privat bruk bare for å unngå tollbehandling. Bruk den deklarasjonen som stemmer med det reelle formålet med forsendelsen.
Lagre alt før du svarer: ordresiden, betalingsbeviset, tollvarselet og eventuelle meldinger du sender eller mottar. Hvis tollvesenet avviser forklaringen din, hjelper disse dokumentene deg med å utfordre avgjørelsen eller spørre hvilken ekstra dokumentasjon de trenger.
Praktisk tips: ha én PDF- eller skjermbildepakke med ordrenummer, sporingsnummer og tollreferanse på første side, fordi det vanligvis er den raskeste måten å vise tollvesenet at pakken er knyttet til et privat kjøp.
