Er kan nog steeds een afhandelingskosten verschijnen, zelfs als een bestelling duty-paid wordt verzonden, omdat “duty-paid” niet altijd betekent dat alle invoerkosten zijn gedekt. In veel gevallen dekt dit douanerechten en btw, terwijl de vervoerder daarbovenop nog zijn eigen inklarings-, administratie- of voorschotkosten rekent.
Wat u eerst moet doen, is de exacte formulering op de bestelpagina, factuur en tracking- of douanemelding controleren. De belangrijkste vraag is of de verkoper alleen “duties/taxes included” heeft beloofd of echt “all import costs included”. Dat is niet altijd hetzelfde.
Doe dit in deze volgorde:
- Open de orderbevestiging en zoek naar formuleringen zoals “duty-paid”, “taxes included”, “DDP” of “all fees included”.
- Vergelijk dat met de rekening van de vervoerder of de trackingmelding. Kijk naar de omschrijving van de kosten, zoals “handling fee”, “clearance fee”, “administration fee” of “customs processing”.
- Bewaar het trackingnummer van het pakket, de rekening en elke douanemelding voordat u contact opneemt met iemand.
Als de kosten van de vervoerder worden omschreven als een inklarings- of administratiekost, is de volgende stap om de vervoerder precies te vragen wat de kosten dekken en welke invoergebeurtenis ze heeft veroorzaakt. Vraag om:
- een uitsplitsing van de kosten
- de douanereferentie of inklaringsreferentie
- de reden waarom de kosten zijn aangerekend terwijl het pakket als duty-paid was gemarkeerd
Dat is belangrijk, omdat sommige vervoerders hun eigen verwerkingskosten rekenen, zelfs wanneer de invoerbelastingen vooraf zijn betaald. Anderen rekenen alleen kosten aan wanneer zij douanekosten namens u hebben voorgeschoten en die daarna bij u terugvorderen.
Als de verkoper of marketplace heeft beloofd dat de zending volledig duty-paid was, neem dan contact op met de verkoper of de support van de marketplace met dezelfde documenten. Vraag hen schriftelijk te bevestigen of de afhandelingskosten in de prijs waren inbegrepen of dat alleen rechten en belastingen vooraf waren betaald. Voeg toe:
- ordernummer
- trackingnummer
- de factuur van de vervoerder
- de exacte formulering van de productpagina of checkoutpagina
Als de verkoper vaag heeft geformuleerd en er geen duidelijke belofte is dat de kosten van de vervoerder waren inbegrepen, kan de toeslag afhangen van de eigen procedures van de vervoerder en het land van invoer. In dat geval is de vervoerder de belangrijkste partij om de reden van de kosten te controleren, niet de verkoper.
Als de verkoper wel volledige landed cost of alle invoerkosten heeft beloofd, behandel dit dan als een ander probleem: mogelijk is de zending niet verwerkt zoals geadverteerd. Vraag in dat geval de verkoper of marketplace om de afwijking uit te leggen en de onverwachte kosten van de vervoerder terug te betalen als hun voorwaarden die dekking boden.
De belangrijkste ontbrekende informatie is de exacte formulering die bij het afrekenen of op de factuur is gebruikt. Die formulering laat zien of de kosten waarschijnlijk een aparte toeslag van de vervoerder zijn of een afwijking van de belofte van de verkoper.
Praktische tip: bewaar één screenshot met de vermelding “duty-paid” en één kopie van de kostenomschrijving van de vervoerder, omdat die twee regels meestal bepalen of u met de verkoper of met de vervoerder moet discussiëren.
