Praktiline reegel on saata pärast esimest sõnumit mitte rohkem kui 2 järelmeeldetuletust. Kui müüja ikka ei vasta, käsitle teda mittevastavana ja alusta eskaleerimist, selle asemel et hoida vestlust lõputult avatuna.
Kasuta lühikest ja selget ajakava:
- Esimene sõnum: küsi üht konkreetset asja, näiteks saadetise kinnitust, jälgimisuuendust, asendust või tagasimakset.
- Esimene meeldetuletus: saada see mõne tööpäeva pärast, kui vastust ikka ei ole.
- Viimane meeldetuletus: saada veel üks lühike järelteade mõne päeva pärast või varem, kui tellimuse tähtaeg on lähedal.
Igas sõnumis lisa tellimuse number, mida sa soovid, ja lihtne vastamise tähtaeg. Näiteks: “Palun kinnitage kuupäevaks [kuupäev], kas pakk on teele pandud või kas te tagastate tellimuse eest raha.” See annab sulle selge piiri, millal vaikus muutub põhjendamatuks.
Kui müüja on juba mööda lasknud lubatud lähetuskuupäeva, tarnekuupäeva või tagasimaksekuupäeva, ära jätka juhuslike meeldetuletuste saatmist. Eskaleeri varem. Sama kehtib siis, kui jälgimine pole pikka aega muutunud ja müüja eirab sinu sellekohast sõnumit.
Edasine sõltub sellest, kust sa ostsid ja kuidas maksid:
- Kui ostsid turuplatsilt, kus on ametlik vaidlus- või nõudeprotsess, ava see juhtum kohe, kui sinu viimasele meeldetuletusele ei vastata, või varem, kui lubatud kuupäev on möödas.
- Kui maksid kaardi või makseteenusega, millel on ostjakaitse või chargebacki võimalus, kontrolli nüüd selle teenusepakkuja kaebuse esitamise tähtaega. Need tähtajad on erinevad ja liiga kaua ootamine võib selle võimaluse ära võtta.
- Kui müüja on sõltumatu ja turuplats on vaid müügikanal, kasuta esmalt turuplatsi kirjet, sest see aitab näidata, et proovisid probleemi lahendada ja müüja vaikis.
Säilita ootamise ajal tõendid:
- Ekraanipildid või koopiad igast sõnumist koos kuupäeva ja kellaajaga
- Tellimuse number
- Kõik lubatud lähetus- või tarnekuupäevad
- Jälgimisuuendused, eriti kui staatus pole muutunud
- Maksekinnitus
Kui eskaleerid, palu otsust mittevastamise alusel ja lisa sõnumite ajalugu. Kui võtad ühendust turuplatsiga, küsi juhtumi- või viitenumbrit. Kui võtad ühendust oma panga või makseteenuse pakkujaga, anna neile tellimuse number, maksekuupäev ja meeldetuletuste kuupäevad, et nad näeksid, et müüja ignoreeris sind.
Praktilise piirina piisab tavaliselt kahest vastuseta meeldetuletusest, et ostja lõpetaks normaalse vastuse ootamise ja liiguks ametliku lahenduse juurde. Sa ei pea müüjat nädalaid taga ajama, kui tellimus on juba hilinenud või sinu maksetüli tähtaeg võib joosta.
Praktiline nõuanne: hoia kõik meeldetuletused ühes sõnumilõimes, sest üks dateeritud vestlus on palju lihtsam kasutada turuplatsi nõudes või maksetülis.
