De douane kan een internationaal pakket weken vasthouden wanneer ze de inhoud controleren, wachten op ontbrekende gegevens of wachten tot de vervoerder het pakket correct overdraagt. De snelste volgende stap is om de exacte trackingstatus en eventuele douanekosten- of documentaanvraag te controleren, omdat je daaruit ziet of je moet betalen, bewijs moet indienen of de verkoper of vervoerder moet vragen de papieren te corrigeren.
Begin met de trackingpagina van de vervoerder of marketplace en kijk naar de laatste duidelijke status, niet alleen naar “in transit” of “arrived in destination country.” De details die ertoe doen zijn formuleringen zoals:
- “Held by customs”
- “Awaiting customs clearance”
- “Clearance information required”
- “Import fees due”
- “Handed over to local carrier”
Als de tracking of een douane-e-mail/-brief om betaling of documenten vraagt, reageer dan eerst op dat verzoek. De douane wacht mogelijk op bewijs van waarde, een factuur, een betalingsbewijs of een gecorrigeerde beschrijving van de goederen. Stuur precies de gevraagde documenten en bewaar de bestandsnamen en het referentienummer die in de melding staan.
Als er een melding over kosten is, controleer dan wie om de betaling vraagt voordat je betaalt. Dat kan de douane zijn, de vervoerder die namens de douane optreedt, of de bezorgpartner van de marketplace. Gebruik het referentienummer uit de melding en bewaar het betalingsbewijs, omdat dat van belang kan zijn als het pakket later zoekraakt of wordt teruggestuurd.
Als de tracking laat zien dat het pakket al lange tijd bij de douane ligt, maar je geen verzoek om geld of documenten hebt ontvangen, neem dan eerst contact op met de vervoerder. Vraag:
- of het pakket nog bij de douane ligt of wacht op overdracht aan de vervoerder
- of er iets ontbreekt in de aangifte
- of ze een factuur, ID of gecorrigeerde ontvangersgegevens nodig hebben
- het douane- of afhandelingsreferentienummer van het pakket
Als de verkoper het verzendlabel of de factuur heeft opgesteld, neem dan ook contact op met de verkoper, vooral als de douanebeschrijving verkeerd lijkt, de opgegeven waarde niet klopt of je naam/adres onvolledig is. Vraag de verkoper om te bevestigen wat zij hebben opgegeven en om een juiste commerciële factuur te sturen als de douane die nodig heeft.
De nuttigste bewijsstukken om te bewaren zijn:
- de trackingpagina met de douanestatus en datum
- elke melding over douanekosten of documentaanvraag
- je orderbevestiging en betalingsbewijs
- elk bericht van de verkoper of vervoerder over ontbrekende gegevens
Als het pakket vastzit omdat de douane iets van jou nodig heeft, wacht dan niet tot de status vanzelf verandert. Als het pakket alleen vastzit in een douaneachterstand, hangt de volgende stap af van de procedure van de vervoerder en van jouw land, dus vraag naar de huidige afhandelingsstatus en of er iets van jou nodig is.
Praktische tip: bewaar één screenshot waarop het trackingnummer, de douanestatus en de datum van de laatste update samen staan, omdat dat het duidelijkste bewijs is wanneer je de vervoerder of verkoper vraagt wat de vrijgave tegenhoudt.
