Återförsäljare och småföretagsköpare

Ja, en säljare kan ofta vägra eller avbryta en bulkorder om deras egna försäljningsvillkor begränsar antalet, om annonsen inte är avsedd för vidareförsäljning, eller om de inte vill leverera till en återförsäljare. Om de får göra det i ditt fall beror på annonsens formulering, säljarens villkor och om ordern accepterades innan den avbröts.

Kontrollera först ordersidan och annonsen efter någon kvantitetsregel. Leta efter formuleringar som:

• “maximalt antal per kund/order”
• “vidareförsäljning inte tillåten”
• “endast grossist”
• “endast företagskunder”
• “vi kan avbryta stora eller misstänkta order”

Den formuleringen spelar roll eftersom den visar om säljaren satte en bulkgräns i förväg. En vanlig fälla är att dela upp ett stort köp i flera mindre order för att kringgå gränsen; många säljare behandlar det som samma bulkköp och kan ändå avbryta det.

Om annonsen inte nämner någon gräns, kontrollera avbokningsmeddelandet noggrant. Den mest användbara detaljen är den exakta orsaken som anges, till exempel “kvantitetsgräns”, “misstänkt vidareförsäljning”, “slut i lager” eller “orderverifiering misslyckades”. Spara:

• skärmdump av produktsidan som visar tillgängligt antal och eventuella begränsningar
• orderbekräftelsen
• avbokningsmejlet eller sidan med orderstatus
• eventuella chattmeddelanden med säljaren

Be sedan säljaren skriftligen om orsaken och vilken regel de stödde sig på. Ange ditt ordernummer och fråga:

• om avbokningen berodde på ett kvantitetstak
• om taket gäller per artikel, per order eller per kundkonto
• om de skulle acceptera en mindre order eller i stället en företags-/grossistorder

Om du köpte via en marknadsplats, kontrollera också om marknadsplatsen avbröt ordern automatiskt i stället för att säljaren gjorde det. Det spelar roll eftersom nästa steg kan vara annorlunda. Om marknadsplatsen var inblandad, kontakta den och fråga om avbokningen kom från säljarens lagergränser, plattformens bedrägerikontroller eller en policy mot order av återförsäljningstyp. Ange order-ID och den avbokningsorsak som visas på ditt konto.

Om betalningen redan har dragits, kontrollera återbetalningsstatusen på samma betalningsmetod som du använde. Om ordern avbröts innan den skickades vill du vanligtvis få två saker bekräftade: att säljaren accepterade avbokningsorsaken och när pengarna kommer att återbetalas. Spara betalningsreferensen om återbetalningen blir försenad eller bara delvis återbetalas.

Om du behöver lager för vidareförsäljning är den praktiska lösningen ofta att först lägga en mindre testorder eller be säljaren om ett grossist- eller företagsupplägg. Det är särskilt användbart om produktsidan är riktad till privatkunder och inte nämner villkor för återförsäljare.

Praktiskt tips: innan du lägger en stor order, skriv till säljaren med exakt den mängd du vill köpa och be dem bekräfta skriftligen att de accepterar en order för vidareförsäljning av den storleken.

För att visa att ett paket är för personligt bruk behöver du vanligtvis ge tullen en kort förklaring plus dokument som stämmer överens med beställningen och mottagaren. Det starkaste beviset är en orderbekräftelse, ett betalningskvitto och eventuellt ett tullmeddelande eller en faktura som visar varan, antalet och ditt namn och din adress.

Börja med de dokument som är viktigast:

• Orderbekräftelse som visar exakt vad du köpte, hur många enheter och säljarens namn
• Betalningsbevis som visar att du betalade som privatköpare, inte som företagsköp
• Tullmeddelande, faktura eller spårningsnotering som säger varför paketet flaggades som kommersiellt

Lägg sedan till en kort skriftlig förklaring. Håll den saklig:

• varorna är för eget bruk
• de importeras inte för vidareförsäljning
• om du köpte mer än en vara, förklara det personliga skälet, till exempel en ersättningsvara, en gåva eller för användning i hemmet med matchande produkter

Om paketet bara innehåller en vara eller ett litet antal varor, säg det tydligt. Om tullen tror att det är kommersiellt på grund av mängden, är detta ofta den viktigaste punkten du behöver bemöta. Om fakturan eller ordersidan visar en stor mängd, upprepade identiska varor, ett företagsnamn eller ett företags VAT-nummer, kan försändelsen se kommersiell ut även om du avsåg personligt bruk.

Om du har en tulldeklarationsblankett, fyll i den exakt som begärt och bifoga stödjande dokument. Om tullen vill ha ett undertecknat intyg om att varorna är för personligt bruk, lämna bara det i det format de ber om. Den exakta formuleringen, blanketten och tidsfristen beror på tullmyndigheten i ditt land, så kontrollera meddelandet noggrant för:

• referensnumret för paketet
• dokumentet de begär
• svarstiden
• e-postadressen, portalen eller kontoret dit du ska skicka det

Om tullen fortfarande behandlar paketet som kommersiellt, fråga vilken specifik detalj som ligger bakom den bedömningen. Fråga till exempel om de utgår från mängden, fakturabeskrivningen, avsändaruppgifterna eller en saknad tulldeklaration. Då ser du om du behöver rätta pappersarbetet, be säljaren om en korrigerad faktura eller acceptera att försändelsen behandlas som en företagsimport.

Om säljaren har utfärdat fel faktura eller beskrivit försändelsen på ett sätt som tyder på vidareförsäljning, kontakta säljaren eller marknadsplatsen och be om en korrigerad faktura eller köpbekräftelse. Ange ordernummer, spårningsnummer och tullreferens så att de snabbt kan koppla ihop paketet.

Om paketet verkligen är för vidareförsäljning eller företagsanvändning, beskriv det inte som personligt bruk bara för att undvika tullbehandling. Använd den deklaration som stämmer med försändelsens verkliga syfte.

Spara allt innan du svarar: ordersidan, betalningsbeviset, tullmeddelandet och alla meddelanden du skickar eller får. Om tullen avslår din förklaring hjälper de här uppgifterna dig att ifrågasätta beslutet eller fråga vilket extra bevis de behöver.

Praktiskt tips: spara ett enda PDF- eller skärmdumpspaket med ordernummer, spårningsnummer och tullreferens på första sidan, eftersom det oftast är det snabbaste sättet att visa tullen att paketet hör till ett privat köp.

Be säljaren om en tullfaktura, inte bara en enkel orderbekräftelse. Tullen behöver vanligtvis ett dokument som tydligt identifierar köparen, säljaren och varorna, med deras värde och valuta.

Be om ett dokument som, om möjligt, innehåller:

• Säljarens namn, fullständiga adress och kontaktuppgifter
• Ditt namn och leveransadress exakt som på paketet
• Ordernummer och fakturanummer
• Fakturadatum
• Tydlig beskrivning av varje vara, inte en vag benämning som “varor” eller “gåva”
• Antal av varje vara
• Enhetspris och totalt värde
• Valuta som används
• Fraktkostnad, om den debiteras separat
• Ursprungsland för varorna, om det är känt
• HS-/kod eller tullnummer, om säljaren kan ange det

Om säljaren kan erbjuda en handelsfaktura är det oftast det bästa alternativet. Om de inte kan utfärda en vanlig försäljningsfaktura, fråga om de i stället kan ge en proformafaktura för tullklarering. Det viktiga är att dokumentet visar vad paketet innehåller och vad det är värt. En skärmdump av varukorgen eller ett betalningskvitto räcker ofta inte om tullen eller transportören vill ha en formell faktura.

När du kontaktar säljaren, var tydlig:

• Säg att paketet hålls kvar för tullklarering.
• Be om en faktura i PDF eller annat utskriftsvänligt format.
• Ange ditt ordernummer, spårningsnummer och leveransnamn.
• Be dem att matcha fakturauppgifterna med paketetiketten, särskilt mottagarens namn, varubeskrivning och värde.

Om säljaren inte kan ge en korrekt faktura, vänta inte utan att kontrollera nästa steg. Kontakta transportören som hanterar importklareringen eller tullkontoret i destinationslandet och fråga vilket ersättningsdokument de accepterar. I vissa fall kan de acceptera orderbekräftelsen tillsammans med betalningsbevis; i andra fall kan de ändå behöva en formell faktura eller en tulldeklaration från säljaren.

Om du redan har dokument, spara dessa nu:

• Orderbekräftelse
• Betalningskvitto eller kontoutdrag/kortutdrag
• Spårningsnummer
• Produktsidan som visar varubeskrivning och pris
• Alla meddelanden där säljaren bekräftar innehållet eller värdet

Dessa handlingar är viktiga eftersom tullen kan jämföra det deklarerade värdet och beskrivningen med paketet och orderuppgifterna. En avvikelse, till exempel ett lågt värde eller ett otydligt produktnamn, kan försena klareringen eller leda till en begäran om mer information.

Om säljaren säger att de “inte kan utfärda fakturor”, fråga om de åtminstone kan ge ett undertecknat innehålls- och värdeintyg på företagets brevpapper. Om det accepteras beror på tullmyndigheten eller transportören som hanterar ditt paket, så kontrollera det innan paketet går vidare.

Praktiskt tips: Be säljaren att skriva spårningsnumret och ordernumret på fakturan så att tullen eller transportören snabbt kan matcha den med ditt paket.

Ja. Om fakturavärdet verkar inte stämma med den beställda mängden kan tullen ifrågasätta deklarationen och kan hålla kvar paketet, be om bevis eller omvärdera värdet. Vad som händer sedan beror på destinationslandets tullregler och på om fakturan stämmer med den verkliga beställningen.

Gör detta idag:

• Jämför fakturan med orderbekräftelsen och betalningskvittot.

Kontrollera antal enheter, enhetspris, totalpris, valuta och om någon rabatt, kupong, paketpris, provvara eller gratisvara förklarar det lägre värdet.

• Spara dokumenten tillsammans.

Behåll fakturan, ordersidan, sammanfattningen i kassan, betalningsbeviset och spårningsnumret. Om tullen eller transportören ber om bevis är detta de första dokumenten som visar den verkliga transaktionen.

• Titta på spårningsstatusen.

Om det står att paketet hålls kvar för tull eller dokument, svara snabbt. Om paketet ännu inte har nått tullen kan du fortfarande kanske rätta till papperen innan klarering.

Om fakturan är felaktig, kontakta säljaren och be om en korrigerad handelsfaktura som stämmer med den faktiska beställningen. Be dem visa rätt antal och det verkliga transaktionsvärdet, eftersom tullen ofta jämför dessa två saker. Om du köpte ett parti i bulk eller en återförsäljarvolym är den detaljen viktig: ett lågt totalvärde för många enheter kan se ut som en underdeklarerad försändelse om inte fakturan tydligt förklarar varför priset är lägre.

Om tullen eller transportören ifrågasätter värdet, fråga exakt vilket dokument de behöver. Vanligtvis är det bra att skicka:

• orderbekräftelsen med antal
• betalningskvittot eller kontoutdraget
• säljarens faktura
• eventuellt meddelande som visar rabatt, provvarustatus eller grossistpris

Om paketet redan är hos tullen, kontakta transportören eftersom de ofta hanterar insamlingen av dokument på tullsidan. Be om tullreferensnumret och det exakta dokument de behöver för att få försändelsen klarerad. Om tullen själv kontaktar dig, svara med samma dokument och en kort förklaring till varför priset är lågt. Gissa inte och skapa inte ett nytt fakturabelopp; det kan göra problemet värre.

Om säljaren vägrar att rätta ett uppenbart misstag, eller om fakturan medvetet har undervärderats, är det en allvarlig risk för försändelsen. I så fall kan du behöva avgöra om du ska låta paketet skickas tillbaka, betala eventuella avgifter som tullen begär, eller fråga säljaren hur de vill hantera problemet. Nästa steg beror på om paketet fortfarande är på väg eller redan har stoppats för kontroll.

Praktiskt tips: spara en skärmdump av produktannonsen och den beställda mängden, eftersom den kan hjälpa till att förklara varför fakturavärdet inte stämmer med ett pris för en enskild vara.

Om tullen har kallat ditt paket en kommersiell import beror nästa steg på om du köpte varorna för personligt bruk eller för återförsäljning/företagsbruk. Flera enheter av samma vara kan göra att tullen behandlar ett paket som kommersiellt, även om du inte är näringsidkare, så du bör kontrollera tullmeddelandet och bara ifrågasätta klassificeringen om den inte stämmer med det verkliga syftet med köpet.

Börja med tullmeddelandet, frigivningsbeskedet eller spårningsnoteringen. Leta efter den exakta formuleringen de använde, paketets referensnummer och eventuell tidsfrist eller begäran om dokument. Den formuleringen spelar roll eftersom tullen kan be om extra papper, en korrigerad deklaration eller betalning av importavgifter.

Om du köpte enheterna för personligt bruk, gör detta nu:

• Spara orderbekräftelsen, betalningskvittot och produktsidan som visar varubeskrivningen och antalet.
• Spara eventuella meddelanden från säljaren som visar att beställningen såldes som ett vanligt detaljhandelsköp.
• Förbered en kort förklaring till varför du köpte flera enheter, till exempel reservlager, gåvor eller för familjebruk, om det stämmer.

Kontakta sedan tullkontoret som anges i meddelandet, eller tullkontakten hos post-/kurirföretaget om de hanterar deklarationen. Fråga:

• Varför paketet klassificerades som en kommersiell import
• Vilka bevis de vill se för att ompröva den klassificeringen
• Om de behöver fakturan, betalningsbevis eller en korrigerad varubeskrivning
• Vad som händer om du inte svarar före datumet som anges i meddelandet

Om paketet faktiskt köptes för återförsäljning, företagsbruk eller upprepade lagerinköp kan tullen behandla det som en företagsimport. I så fall beror avgifter, moms, tull och pappersarbete på varorna, värdet och importreglerna i ditt land. De exakta avgifterna och eventuella registreringskrav är inget man ska gissa sig till utifrån spårningsstatusen; kontrollera tullmeddelandet eller tullmyndighetens importanvisningar för paketets deklarerade värde och kategori.

Om du vill bestrida klassificeringen, fokusera på de fakta som visar att det var ett konsumentköp:

• En enda detaljhandelsorder i stället för regelbundna lagerinköp
• En liten total mängd som stämmer med personligt bruk
• En produktsida och faktura som matchar varan och priset
• Eventuella meddelanden från säljaren som bekräftar att det var en vanlig konsumentförsäljning

Om tullen vägrar ändra klassificeringen, be om orsaken skriftligt och vilken möjlighet till överklagande eller omprövning som finns i ditt land. Om paketet redan är kvarhållet, kontrollera också om du måste betala avgifterna först och bestrida senare, eller om du kan vänta på resultatet av omprövningen innan betalning. Den processen varierar mellan tullkontor och transportör, så meddelandet är det säkraste stället att bekräfta det.

Den viktigaste saknade uppgiften är ditt verkliga syfte med att köpa flera enheter, eftersom det oftast är det som avgör nästa steg. Om du är osäker på hur tullen kommer att se på det, jämför orderantalet med normalt hushållsbruk och var beredd att förklara det tydligt.

Praktiskt tips: spara ett enda mapp med tullmeddelandet, ordersidan, betalningsbeviset och säljarens meddelanden så att du kan skicka samma referensnummer och dokument i ett svar i stället för att förklara ärendet två gånger.

Du behöver vanligtvis inte en moms-faktura och ett EORI-nummer för varje köp, men för en import till ett småföretag från länder utanför EU kan du behöva båda, av olika skäl. En moms-faktura är ett dokument för bokföring och momshantering; ett EORI-nummer är en tullidentifierare som används för importklarering.

Den första frågan är vem som står som importör i tulldeklarationen. Det avgör vad du behöver.

• Om säljaren eller transportören hanterar importen i ditt företags namn, kan de be om ditt EORI-nummer och ibland även ditt momsregistreringsnummer.
• Om försändelsen behandlas som en privat konsumentorder kan tullklareringen hanteras på ett annat sätt, och du kanske inte ombeds lämna företagsuppgifter för importen.
• Om du vill att varorna bokförs som ett företagsköp i dina register bör du be om en riktig faktura eller kommersiell faktura med säljarens namn, ditt företagsnamn, en tydlig beskrivning av varorna, antal, värde och datum.

Blanda inte ihop en moms-faktura med ett EORI-nummer. Det är inte samma sak. En moms-faktura är en pappers- eller PDF-uppgift om försäljningen. Ett EORI-nummer är det som tullen använder för att identifiera en importör.

Vad du ska göra nu:

• Kontrollera ordersidan, fakturan och leveransvillkoren för att se om säljaren anger att skatter och importhantering ingår eller om köparen måste sköta tullen.
• Titta på eventuella meddelanden från transportören eller marknadsplatsen som ber om tulluppgifter. Om de ber om ett EORI-nummer behöver de ditt tullnummer som importör, inte bara ditt momsnummer.
• Fråga säljaren eller transportören vem som kommer att stå som importör i deklarationen och om de behöver:
• ditt EORI-nummer
• ditt företags momsnummer
• en kommersiell faktura
• några produktuppgifter, till exempel beskrivning, antal och värde

Om du köper som företag och förväntar dig att kunna dra av ingående moms eller föra ordentlig bokföring, spara fakturan, orderbekräftelsen, betalningsbeviset och eventuella tullmeddelanden med försändelsens referensnummer. De dokumenten hjälper om transportören senare ber om förtydliganden eller om du behöver koppla importavgiften till ordern.

Om paketet redan är på väg och spårningen eller ett e-postmeddelande säger att det “awaiting customs information”, “customs clearance required” eller liknande, svara snabbt med de exakta dokument de ber om. Om meddelandet bara säger att avgifter ska betalas, kontrollera om avgiften är importmoms, tullavgift eller en speditionsavgift innan du betalar.

Den viktigaste saknade uppgiften är om försändelsen importeras i ditt företags namn och klareras av en transportör eller tullombud. Det avgör om ett EORI-nummer behövs.

Practical tip: samla ditt EORI-nummer och ditt företags momsnummer i en enda fil så att du kan skicka rätt uppgift direkt om tullen eller transportören frågar.

Du kan fråga, men bara om fakturorna stämmer med de verkliga varorna, priset och försändelsens struktur. Be inte säljaren dela upp en order i mindre fakturor bara för att minska tullavgifter eller undvika tullkontroller, eftersom det kan ses som oriktig deklaration och kan leda till förseningar, extra kontroller, påföljder eller att paketet omvärderas av tullen.

Det viktigaste är om du bara ändrar pappersarbetet, eller om ordern faktiskt skickas som separata, riktiga paket. Om säljaren tänker skicka en låda med flera ”små fakturor” är det en varningssignal. Tullen bryr sig vanligtvis om vad som faktiskt finns i paketet, det deklarerade värdet och fraktdokumenten, inte bara hur många fakturor som bifogas.

Gör så här nu:

• Ställ en tydlig fråga till säljaren: ”Kommer dessa att skickas som separata paket med separata packlistor och fakturor, eller som en försändelse med uppdelade dokument?”
• Om de säger att varorna ska delas upp i separata paket, be dem bekräfta:
• innehållet i varje paket
• värdet som anges på varje faktura
• spårningsnumret för varje paket
• om varje faktura verkligen motsvarar den del av ordern som den avser
• Om de vill utfärda flera fakturor för ett enda paket, gå inte med på det om inte dokumenten fortfarande stämmer med den verkliga affären och tullreglerna i ditt destinationsland tillåter den strukturen.

Den största risken är att något inte stämmer överens. Om ordersidan, betalningsuppgiften, fakturan och paketets innehåll inte matchar kan tullen be om betalningsbevis, ompröva det deklarerade värdet eller hålla kvar paketet medan de kontrollerar det. Om säljaren föreslår ett lägre värde, en falsk beskrivning eller märkning som ”gåva”, ska du se det som en varningssignal och avbryta upplägget.

Innan du accepterar någon uppdelning, spara:

• orderbekräftelsen som visar hela varulistan och totalbeloppet
• säljarens meddelande som förklarar hur försändelsen och fakturorna ska delas upp
• fakturan eller proformafakturan för varje paket
• eventuella spårningsnummer eller fraktetiketter

Om ditt verkliga mål är att göra tullhanteringen enklare, be säljaren om korrekta dokument i stället för mindre fakturor. En korrekt tulldeklaration är säkrare än en uppdelad faktura som inte speglar den faktiska försäljningen. Om du behöver att försändelsen delas upp av en legitim anledning, till exempel olika leveransdatum eller olika lagerplatser, bekräfta att varje paket bara kommer att innehålla de varor som anges på dess egen faktura.

Om säljaren inte kan förklara hur dokumenten stämmer med de fysiska paketen, gå inte vidare förrän de kan det. Den viktigaste faktorn som ändrar rådet mest är om det blir separata försändelser eller bara separata fakturor för en försändelse.

Praktiskt tips: spara betalningsunderlaget som visar hela beloppet du har betalat, eftersom tullen kan be om det om fakturavärdet verkar ovanligt.

Tullen ber vanligtvis om betalningsbevis eftersom en orderbekräftelse inte alltid räcker för att visa vad du faktiskt betalade. En orderbekräftelse kan visa vad du beställde, men tullen behöver ofta ett dokument som visar det slutliga betalda beloppet, säljaren, datumet och ibland fraktkostnader eller rabatter.

Det mest användbara nästa steget är att kontrollera exakt vad tullen eller transportören bad om. Titta i e-post, SMS, brev eller spårningsmeddelande och se om de vill ha:

• betalningsbevis
• en faktura
• ett köpunderlag/kvitto
• ett betalningsutdrag

Det är inte alltid samma sak. Om meddelandet anger ett tullreferensnummer, ärendenummer eller spårningsnummer, ta med det i varje svar så att de snabbt kan matcha ditt paket.

Skicka det starkaste betalningsbevis du har, inte bara orderbekräftelsen. Vanligtvis betyder det ett eller flera av dessa:

• ett kortbetalningskvitto eller en banktransaktion som visar säljarens namn, belopp och datum
• ett transaktionskvitto från PayPal eller annan plånbokstjänst
• säljarens faktura om den visar “betald”
• orderbekräftelsen, om den innehåller varubeskrivning, pris, valuta och ordernummer

Ett bra betalningsbevis bör helst visa att beställningen faktiskt har betalats, inte bara lagts. En vanlig fälla är att skicka en skärmdump som bara visar “order bekräftad” eller “betalning väntar”. Det kanske inte räcker för tullen om det inte visar det debiterade beloppet.

Om orderbekräftelsen och betalningsuppgifterna inte stämmer överens, förklara varför. Till exempel:

• om du använde en rabatt visar betalningskvittot det lägre slutbeloppet
• om en del av beställningen återbetalades eller avbröts kan tullen behöva den ursprungliga ordern plus det slutliga betalningsbeviset
• om frakten debiterades separat, ta med det också om det framgår av betalningsunderlaget

Om paketet hanteras av transportören på uppdrag av tullen, skicka dokumenten till transportörens tullteam, inte bara till säljaren. Transportören är ofta den som samlar in handlingar för klarering, så fråga dem vilket format de behöver: PDF, skärmdump eller en fullständig sida från kontoutdraget. Om tullen kontaktade dig direkt, följ exakt uppladdnings- eller svarssättet i deras meddelande och håll filnamnen tydliga.

Om du saknar ett korrekt betalningskvitto, skaffa ett från den betalningsleverantör du använde. Kontrollera din kortapp, bankapp, PayPal-konto eller annat betalningskonto för transaktionsuppgifterna. Spara orderbekräftelsen, betalningsbeviset och eventuellt tullmeddelande tillsammans ifall de frågar igen.

Praktiskt tips: Använd en fil eller ett meddelande som tydligt visar ordernummer, vara, totalt betalt belopp, datum och betalningsmetod, eftersom tulltjänstemän kan avvisa dokument som inte kopplar betalningen till paketet.

Be säljaren om en korrigerad faktura så snart du upptäcker felet. Om fakturan används för tull eller bokföring kan fel antal eller fel företagsnamn göra att dokumentet avvisas, så lita inte på den ursprungliga fakturan om du redan vet att den är fel.

Börja med säljaren, eftersom det vanligtvis bara är de som kan utfärda fakturan på nytt. Skicka ett tydligt meddelande som innehåller:

• ordernumret
• fakturanumret och datumet
• det exakta felet
• den exakta korrigering du behöver

Be till exempel att de byter ut det felaktiga företagsnamnet mot ditt fullständiga juridiska företagsnamn, eller att de rättar antalet så att det stämmer med ordern och paketets innehåll. Om du behöver fakturan för företagets bokföring, ange ditt VAT-nummer eller företagets registreringsuppgifter om säljaren har dem sparade.

Kontrollera följande innan du skickar din begäran:

• Stämmer namnet på fakturan exakt med ditt juridiska företagsnamn, inklusive eventuell bolagsform som Ltd, GmbH, SARL eller liknande?
• Stämmer antalet på fakturan med orderbekräftelsen och de varor du faktiskt fick?
• Används fakturan för tullklarering, importmoms eller bokföring? Om ja är korrigeringen viktigare, och mottagande myndighet kan kräva att det reviderade dokumentet stämmer med orderuppgifterna.

Om säljaren kan utfärda fakturan på nytt, be om en ny faktura som tydligt ersätter den gamla. Om de inte kan ändra den ursprungliga fakturan, fråga vilket korrigeringsdokument de kan ge i stället, till exempel en korrigerad faktura, en kreditnota eller en skriftlig rättelse som hänvisar till det ursprungliga fakturanumret. Om tull, din revisor eller skattemyndigheten accepterar det dokumentet beror på landet och syftet med fakturan, så kontrollera det exakta kravet med den myndighet som ska använda dokumentet.

Om tull är inblandad, spara fakturan, orderbekräftelsen, spårningsnumret och eventuella tullmeddelanden innan du ber om en korrigering. Om paketet fortfarande är i tullen, använd paketets referens eller spårningsnummer i ditt meddelande så att säljaren kan koppla korrigeringen till försändelsen. Om paketet redan har passerat tullen kan den korrigerade fakturan fortfarande hjälpa din bokföring, men den kanske inte ändrar importprocessen.

Om säljaren vägrar, svara en gång till och be dem ange skriftligt varför de inte vill rätta dokumentet. Kontakta sedan marknadsplatsens support för ordern och förklara att säljaren har utfärdat en faktura med fel företagsnamn eller antal och att du behöver en användbar faktura för tull eller bokföring. Bifoga ordernumret, fakturanumret och kopior av både den felaktiga fakturan och orderbekräftelsen. Om marknadsplatsen inte hjälper beror nästa steg på varför du behöver den korrigerade fakturan: för skatte- eller bokföringsändamål, fråga din revisor eller lokala skattemyndighet vilket korrigeringsdokument de accepterar; för tull, fråga tullmyndigheten eller tullombudet som hanterar paketet.

Praktiskt tips: spara en mapp med orderbekräftelsen, den ursprungliga fakturan, din begäran om rättelse till säljaren och säljarens svar, eftersom de fyra dokumenten vanligtvis är det snabbaste sättet att visa vad som beställdes och vad som var fel.

Vanligtvis nej: om paketet faktiskt är avsett för en butik, visning, testning eller vidareförsäljning kan tullen ändå behandla det som en kommersiell import och ta ut importmoms, tull och eventuella klareringsavgifter. Att kalla det ett “prov” gör det inte automatiskt tullfritt.

Det som betyder mest är hur varorna deklareras, vad de faktiskt används till och hur tullreglerna i destinationslandet behandlar just den typen av vara. Samma paket kan behandlas olika om det är ett gratisprov utan försäljningsvärde, en demoenhet endast för demonstration eller lager avsett för vidareförsäljning.

Gör detta först:

• Kontrollera säljarens faktura eller proformafaktura. Den bör beskriva varan korrekt, inte bara säga “prov” om varan är en vanlig detaljhandelsprodukt.
• Bekräfta det deklarerade värdet och antalet. Tullen tittar ofta först på dessa uppgifter. Ett “prov” med högt värde kan ändå beskattas som en kommersiell försändelse.
• Spara ordersidan och eventuella meddelanden där säljaren säger att varan är ett prov, en demoenhet eller inte för vidareförsäljning. Om tullen ifrågasätter paketet hjälper den formuleringen till att förklara avsikten.
• Om du importerar till en butik, kontrollera om du behöver ett importörsnummer eller en registrering av typen företagsmoms/EORI i ditt land innan frigivning. Det beror på destinationslandet och vilken tullprocedur som används.

Om varan verkligen är ett gratisprov, be säljaren att ta med:

• en tydlig beskrivning av varorna
• det faktiska enhetsvärdet, även om det är rabatterat
• det avsedda syftet, till exempel “prov för utvärdering” eller “demoenhet för visning”
• avsändarens och mottagarens företagsuppgifter, om det är relevant

Om varan är lager till din butik, lita inte på ordet “prov” för att undvika avgifter. Tullen kan klassificera det som kommersiella varor eftersom det förs in i en företagsförsörjningskedja. I så fall är det säkraste antagandet att normala importavgifter kan tillämpas.

Om tullen eller transportören ber om dokument, svara med:

• fakturan eller proformafakturan
• orderbekräftelsen
• spårningsnumret
• en kort förklaring av om varorna är för vidareförsäljning, visning eller testning
• ditt företagsidentifikationsnummer, om ditt land använder ett sådant för import

Om du inte har skickat ännu är den mest användbara kontrollen med din nationella tullmyndighet eller tullombudet som hanterar paketet. Fråga dem om ett prov eller en demoenhet av den här typen kan importeras som icke-kommersiella varor, och vilken exakt deklaration de behöver. Fråga specifikt vilken formulering, vilket värde och vilka dokument de vill ha för din HS-/tullkod och försändelsetyp.

Om paketet redan är på väg och du får ett tullmeddelande, ignorera det inte. Meddelandet brukar tala om vad tullen anser att paketet är, vilket dokument som saknas och om du måste betala avgifter eller lämna bevis på icke-kommersiell användning.

Praktiskt tips: spara en skärmdump av produktlistningen och en kopia av fakturan tillsammans, eftersom tullbeslut ofta avgörs av den exakta beskrivningen och det deklarerade värdet.

Du bör svara transportören så snart som möjligt och ge dem de importuppgifter de behöver för att få paketet klarerat. I många fall betyder ”företagsimportdeklaration” att försändelsen behandlas som en kommersiell import, så transportören behöver uppgifter om företagsmottagaren, inte bara paketnumret.

Kontrollera först vad transportören faktiskt ber om i spårningsuppdateringen, SMS:et, mejlet eller tullmeddelandet.

• Om den ber om företagsuppgifter, skicka uppgifterna för importören: ditt företagsnamn, fullständiga adress, kontaktuppgifter och eventuellt VAT-/EORI-nummer eller annat importskattenummer som används i ditt land.
• Om du köpte varan som privatperson, säg tydligt till transportören att det är ett privat köp och fråga om de kan ändra deklarationen från företagsimport till privat import.
• Om säljaren fakturerade det som en företagsorder kan transportören utgå från den fakturan. I så fall kan du behöva att säljaren rättar fakturan eller försändelseuppgifterna.

De mest användbara dokumenten att ha redo är:

• orderbekräftelsen
• den kommersiella fakturan eller säljarfakturan
• spårningsnumret
• eventuellt meddelande från transportören som nämner ”business import declaration”, ”commercial import” eller att paketet hålls kvar i tullen

Dessa uppgifter är viktiga eftersom tullklarering vanligtvis baseras på fakturauppgifterna och mottagaruppgifterna. En avvikelse mellan köpartypen och dokumenten kan försena paketet även om du redan har betalat för varorna.

Kontakta sedan transportören och ställ tre specifika frågor:

• Vilken exakt information behöver ni från mig för att slutföra deklarationen?
• Behandlas det här paketet som en företagsimport eller en privat import?
• Behöver ni att säljaren rättar fakturan eller försändelseuppgifterna?

Om transportören ber om ett organisationsnummer, VAT-nummer eller EORI-nummer, skicka bara det nummer som gäller för ditt företag och ditt land. Om du inte har något sådant, fråga om paketet ändå kan klareras som privat import eller om avsändaren måste skicka om underlaget.

Om fakturan visar ett företagsnamn men du köpte som privatperson, eller om leveransadressen är din hemadress men försändelsen deklareras som en företagsimport, är den typen av avvikelse en vanlig orsak till försening. Fråga transportören om deklarationstypen kan ändras innan tullen avslutar handläggningen.

Om transportören säger att de inte kan gå vidare utan saknade företagsuppgifter, kontakta säljaren samtidigt och be om:

• en rättad faktura
• en varubeskrivning
• det deklarerade värdet och valutan
• köparens/importörens namn som används på försändelsen

Spara skärmdumpar eller kopior av varje meddelande. Om paketet senare fastnar hjälper de meddelandena till att visa vilken information du lämnade och när.

Praktiskt tips: spara transportörens exakta formulering av tullbegäran, eftersom ”företagsimportdeklaration” kan betyda olika saker beroende på om de behöver skatte-ID-uppgifter, en rättad faktura eller en ändring från företags- till privat klarering.

Ja — om säljaren skickade färre enheter än vad fakturan eller beställningen anger kan du vanligtvis be om återbetalning för den saknade mängden, eller om det är vad du föredrar, en ersättningsvara. Det viktiga är att behandla det som en delvis leverans eller en kort leverans och bevisa vad som saknades.

Börja med att kontrollera beställningsuppgifterna och paketets innehåll sida vid sida. Den mest användbara uppgiften är inte bara fakturan, utan den ursprungliga orderbekräftelsen, följesedeln och eventuell spårningsinformation för paketet du faktiskt fick. Ibland visar en faktura hela beställningen, men säljaren delade upp leveransen i flera paket. Om spårningen visar fler än ett paket, eller om säljaren meddelade att försändelsen skickas separat, ska du inte utgå från att de saknade enheterna ännu inte är betalda.

Gör detta nu:

• Räkna artiklarna och jämför dem med orderbekräftelsen och fakturan.
• Spara ytterförpackningen, innerförpackningen, etiketterna och eventuell följesedel.
• Ta tydliga foton av det som kom, särskilt om paketet var normalt förseglat och ändå innehöll färre artiklar än väntat.
• Spara fakturan, ordernumret, spårningsnumret och eventuella meddelanden från säljaren om leveransen.

Kontakta sedan säljaren först, eftersom det vanligtvis är de som kan rätta till beställningen. Säg tydligt:

• vad du beställde,
• vad som saknades,
• att fakturan/beställningen visar en högre mängd än vad paketet innehöll,
• och vilket resultat du vill ha: delvis återbetalning, ersättning eller bekräftelse på att de saknade enheterna kommer i ett annat paket.

Ta med ditt ordernummer och bevis. Om säljaren går med på det, be dem bekräfta återbetalningsbeloppet skriftligt innan du avslutar något ärende.

Om säljaren säger att de saknade enheterna skickades separat, kontrollera spårningen och eventuella leveransmeddelanden efter ett annat paketnummer eller ett andra avsändningsdatum. Om det inte finns några tecken på ett andra paket, be säljaren ange om de kommer att skicka om de saknade artiklarna eller återbetala dem.

Om säljaren vägrar, inte svarar eller bara erbjuder ett svar som inte löser bristen, öppna en tvist eller ett krav via marknadsplatsen eller betalningsleverantören du använde. Vilken väg som gäller beror på var du betalade:

• Om du betalade i marknadsplatsen, använd orderns tvist- eller reklamationsprocess och bifoga orderbekräftelsen, fakturan, foton och säljarens svar.
• Om du betalade med kort, PayPal eller en annan betalningsmetod, kontrollera den leverantörens process för transaktionstvist och tidsfristen för krav om "varor inte mottagna" eller "delvis leverans". Tidsfristen beror på betalningsleverantören och inköpsdatumet, så kontrollera transaktionssidan eller kortvillkoren i stället för att gissa.

Det viktigaste beviset är att visa att paketets innehåll var för litet, inte bara att fakturan visade ett högre antal. Ett foto eller en video av det oöppnade paketet och uppackningen kan hjälpa, men fakturan, orderbekräftelsen och säljarens meddelanden är vanligtvis de viktigaste dokumenten.

Praktiskt tips: innan du öppnar någon tvist, skriv ner den exakta saknade mängden och säljarens utlovade mängd i en anteckning, så att du kan ange samma siffror i varje meddelande.