Kupující pro další prodej a malé firmy

Ano, prodejce může často velkou objednávku odmítnout nebo zrušit, pokud jeho vlastní prodejní podmínky omezují množství, pokud nabídka není určena k dalšímu prodeji nebo pokud nechce zásobovat dalšího prodejce. To, zda to ve vašem případě může udělat, závisí na znění nabídky, podmínkách prodejce a na tom, zda byla objednávka před zrušením přijata.

Nejprve zkontrolujte stránku objednávky a nabídku, zda tam není pravidlo o množství. Hledejte formulace jako:

• „maximální množství na zákazníka/objednávku“
• „další prodej není povolen“
• „pouze velkoobchod“
• „pouze pro firemní zákazníky“
• „můžeme zrušit velké nebo podezřelé objednávky“

Takové znění je důležité, protože ukazuje, zda si prodejce předem stanovil limit pro velké objednávky. Častou chybou je rozdělit jeden velký nákup do několika menších objednávek, aby se limit obešel; mnoho prodejců to považuje za stejný velký nákup a může ho stejně zrušit.

Pokud nabídka žádný limit neuvádí, pečlivě zkontrolujte zprávu o zrušení. Nejužitečnější je přesný uvedený důvod, například „limit množství“, „podezření na další prodej“, „není skladem“ nebo „ověření objednávky selhalo“. Uložte si:

• snímek stránky produktu ukazující dostupné množství a případná omezení
• potvrzení objednávky
• e-mail o zrušení nebo stránku se stavem objednávky
• veškeré zprávy v chatu s prodejcem

Poté požádejte prodejce písemně o důvod a pravidlo, o které se opřel. Uveďte číslo objednávky a zeptejte se:

• zda bylo zrušení kvůli limitu množství
• zda se limit vztahuje na kus, na objednávku nebo na účet zákazníka
• zda by místo toho přijal menší objednávku nebo obchodní/velkoobchodní objednávku

Pokud jste nakoupili přes marketplace, zkontrolujte také, zda objednávku automaticky nezrušil marketplace, a ne samotný prodejce. To je důležité, protože další postup může být jiný. Pokud byl zapojen marketplace, kontaktujte ho a zeptejte se, zda zrušení přišlo kvůli skladovým limitům prodejce, kontrolám podvodů na platformě nebo zásadám proti objednávkám typu dalšího prodeje. Uveďte ID objednávky a důvod zrušení zobrazený ve vašem účtu.

Pokud už byla platba stržena, zkontrolujte stav vrácení peněz na stejném platebním prostředku, který jste použili. Pokud byla objednávka zrušena před odesláním, obvykle chcete mít potvrzené dvě věci: že prodejce uznal důvod zrušení a kdy budou peníze vráceny. Uchovejte si platební referenci pro případ, že se vrácení zpozdí nebo přijde jen částečně.

Pokud potřebujete zboží pro další prodej, praktickým řešením bývá nejprve zadat menší zkušební objednávku nebo požádat prodejce o velkoobchodní či obchodní dohodu. To je zvlášť užitečné, pokud je produktová stránka zaměřená na běžné zákazníky a neuvádí podmínky pro další prodej.

Praktický tip: před zadáním velké objednávky napište prodejci přesné množství, které chcete, a požádejte ho, aby vám písemně potvrdil, že objednávku pro další prodej v tomto množství přijme.

Abyste prokázali, že je balíček pro osobní potřebu, obvykle musíte celnímu úřadu dát krátké vysvětlení spolu s dokumenty, které odpovídají objednávce a příjemci. Nejsilnějším důkazem je potvrzení objednávky, doklad o platbě a jakékoli celní oznámení nebo faktura, které ukazují položku, množství a vaše jméno a adresu.

Začněte s dokumenty, které jsou nejdůležitější:

• Potvrzení objednávky, které přesně ukazuje, co jste koupili, kolik kusů a název prodejce
• Doklad o platbě, který ukazuje, že jste platili jako soukromý kupující, ne jako firemní nákup
• Celní oznámení, faktura nebo sledovací poznámka, která uvádí, proč byl balíček označen jako komerční

Pak přidejte krátké písemné vysvětlení. Držte se faktů:

• zboží je pro vaši vlastní potřebu
• není dováženo za účelem dalšího prodeje
• pokud jste koupili více než jednu položku, vysvětlete osobní důvod, například náhradu, dárek nebo společné domácí použití

Pokud balíček obsahuje jen jednu položku nebo malý počet položek, uveďte to jasně. Pokud si celní úřad myslí, že je komerční kvůli množství, je to často hlavní bod, na který musíte reagovat. Pokud faktura nebo stránka objednávky ukazuje velké množství, opakované stejné položky, název firmy nebo firemní DIČ pro DPH, může zásilka působit komerčně, i když jste ji zamýšleli pro osobní použití.

Pokud máte celní prohlášení, vyplňte ho přesně podle požadavků a přiložte podpůrné dokumenty. Pokud celní úřad chce podepsané prohlášení, že je zboží pro osobní potřebu, poskytněte ho jen v podobě, kterou požadují. Přesné znění, formulář a lhůta závisí na celním úřadu ve vaší zemi, proto si pečlivě zkontrolujte oznámení, kde najdete:

• referenční číslo balíčku
• dokument, který požadují
• lhůtu pro odpověď
• e-mailovou adresu, portál nebo úřad, kam to máte poslat

Pokud celní úřad stále považuje balíček za komerční, zeptejte se, který konkrétní detail k tomuto závěru vede. Zeptejte se například, zda vycházejí z množství, popisu na faktuře, údajů o odesílateli nebo chybějícího celního prohlášení. To vám napoví, zda potřebujete opravit dokumenty, požádat prodejce o upravenou fakturu, nebo přijmout, že zásilka je posuzována jako firemní dovoz.

Pokud prodejce vystavil špatnou fakturu nebo zásilku uvedl způsobem, který naznačuje další prodej, kontaktujte prodejce nebo marketplace a požádejte o opravenou fakturu nebo potvrzení nákupu. Přiložte číslo objednávky, sledovací číslo a celní referenci, aby zásilku mohli rychle spárovat.

Pokud je balíček skutečně určen k dalšímu prodeji nebo pro firemní použití, neoznačujte ho jako osobní použití jen proto, abyste se vyhnuli celnímu zacházení. Použijte prohlášení, které odpovídá skutečnému účelu zásilky.

Před odpovědí si vše uložte: stránku objednávky, doklad o platbě, celní oznámení a jakoukoli zprávu, kterou pošlete nebo obdržíte. Pokud celní úřad vaše vysvětlení zamítne, tyto záznamy vám pomohou napadnout rozhodnutí nebo se zeptat, jaký další důkaz potřebují.

Praktický tip: mějte jeden PDF soubor nebo balíček snímků obrazovky s číslem objednávky, sledovacím číslem a celní referencí na první stránce, protože to je obvykle nejrychlejší způsob, jak celnímu úřadu ukázat, že je balíček spojen se soukromým nákupem.

Požádejte prodejce o celní fakturu, ne jen o jednoduché potvrzení objednávky. Celní úřad obvykle potřebuje dokument, který jasně identifikuje kupujícího, prodávajícího a zboží, včetně jeho hodnoty a měny.

Požádejte o dokument, který pokud možno obsahuje:

• Jméno prodejce, úplnou adresu a kontaktní údaje
• Vaše jméno a doručovací adresu přesně tak, jak jsou na zásilce
• Číslo objednávky a číslo faktury
• Datum vystavení faktury
• Jasný popis každé položky, ne vágní označení jako „zboží“ nebo „dárek“
• Množství každé položky
• Jednotkovou cenu a celkovou hodnotu
• Použitou měnu
• Náklady na dopravu, pokud jsou účtovány zvlášť
• Zemi původu zboží, pokud je známa
• HS/kód nebo tarifní číslo, pokud je prodejce může poskytnout

Pokud prodejce nabízí obchodní fakturu, je to obvykle nejlepší možnost. Pokud nemůže vystavit běžnou prodejní fakturu, zeptejte se, zda místo toho může pro celní odbavení poskytnout pro forma fakturu. Podstatné je, aby dokument ukazoval, co zásilka obsahuje a jaká je její hodnota. Snímek obrazovky s košíkem nebo samotné potvrzení platby často nestačí, pokud celní úřad nebo dopravce požaduje formální fakturu.

Když prodejce kontaktujete, buďte konkrétní:

• Uveďte, že zásilka je zadržena kvůli celnímu odbavení.
• Požádejte o fakturu v PDF nebo v jiném formátu vhodném k tisku.
• Uveďte číslo objednávky, sledovací číslo a jméno pro doručení.
• Požádejte je, aby údaje na faktuře odpovídaly štítku na zásilce, zejména jménu příjemce, popisu položky a hodnotě.

Pokud prodejce nemůže poskytnout správnou fakturu, nečekejte bez kontroly dalšího kroku. Obraťte se na dopravce, který zajišťuje dovozní odbavení, nebo na celní úřad v cílové zemi a zeptejte se, jaký náhradní dokument přijmou. V některých případech mohou přijmout potvrzení objednávky spolu s dokladem o platbě; v jiných mohou stále potřebovat formální fakturu nebo celní prohlášení od prodejce.

Pokud už máte dokumenty, uložte si nyní tyto:

• Potvrzení objednávky
• Doklad o platbě nebo výpis z karty
• Sledovací číslo
• Stránku s nabídkou produktu, která ukazuje popis položky a cenu
• Jakoukoli zprávu, ve které prodejce potvrzuje obsah nebo hodnotu

Tyto dokumenty jsou důležité, protože celní úřad může porovnat deklarovanou hodnotu a popis se zásilkou a záznamem objednávky. Nesoulad, například nízká hodnota nebo vágní název produktu, může odbavení zpozdit nebo vyvolat požadavek na další informace.

Pokud prodejce říká, že „nemůže vystavovat faktury“, zeptejte se, zda může alespoň poskytnout podepsané prohlášení o obsahu a hodnotě na firemním hlavičkovém papíře. Zda to bude přijato, záleží na celním úřadu nebo dopravci, který vaši zásilku vyřizuje, proto si to ověřte, než zásilka postoupí dál.

Praktický tip: Požádejte prodejce, aby na fakturu uvedl sledovací číslo a číslo objednávky, aby ji celní úřad nebo dopravce mohli rychle spárovat s vaší zásilkou.

Ano. Pokud se hodnota na faktuře zdá neodpovídající objednanému množství, celní úřad může deklaraci zpochybnit a může zásilku zadržet, vyžádat si doklad nebo přehodnotit její hodnotu. Co bude dál, záleží na celních pravidlech cílové země a na tom, zda faktura odpovídá skutečné objednávce.

Udělejte dnes toto:

• Porovnejte fakturu s potvrzením objednávky a dokladem o platbě.

Zkontrolujte počet kusů, cenu za kus, celkovou cenu, měnu a také to, zda nižší hodnotu vysvětluje sleva, kupón, cena za balíček, vzorek nebo bezplatná položka.

• Uložte si dokumenty společně.

Ponechte si fakturu, stránku objednávky, souhrn při pokladně, doklad o platbě a sledovací číslo. Pokud si celní úřad nebo dopravce vyžádá důkaz, to jsou první dokumenty, které ukazují skutečný obchod.

• Podívejte se na stav sledování.

Pokud je uvedeno, že je zásilka zadržena kvůli clu nebo dokladům, reagujte rychle. Pokud zásilka ještě nedorazila na celnici, možná ještě stihnete opravit papíry před proclením.

Pokud je faktura chybná, kontaktujte prodejce a požádejte o opravenou obchodní fakturu, která odpovídá skutečné objednávce. Požádejte ho, aby uvedl správné množství a skutečnou hodnotu transakce, protože celní úřad tyto dvě věci často porovnává. Pokud jste koupili velkou dávku nebo množství pro další prodej, tento detail je důležitý: nízká celková hodnota u mnoha kusů může vypadat jako nedostatečně deklarovaná zásilka, pokud faktura jasně nevysvětluje, proč je cena nižší.

Pokud celní úřad nebo dopravce hodnotu zpochybní, zeptejte se přesně, jaký dokument potřebují. Obvykle je užitečné poslat:

• potvrzení objednávky s množstvím
• doklad o platbě nebo výpis z karty
• fakturu od prodejce
• jakoukoli zprávu, která ukazuje slevu, status vzorku nebo velkoobchodní cenu

Pokud je zásilka už na celnici, kontaktujte dopravce, protože často zajišťuje sběr dokumentů na celní straně. Požádejte o celní referenční číslo a přesný dokument, který potřebují k proclení zásilky. Pokud vás kontaktuje přímo celní úřad, odpovězte stejnými dokumenty a krátkým vysvětlením, proč je cena nízká. Nevymýšlejte si a nevytvářejte novou částku na faktuře; mohlo by to problém zhoršit.

Pokud prodejce odmítne opravit zjevnou chybu nebo pokud byla faktura záměrně podhodnocena, je to pro zásilku vážné riziko. V takovém případě se možná budete muset rozhodnout, zda nechat balíček vrátit, zaplatit případné poplatky požadované celním úřadem, nebo se zeptat prodejce, jak chce problém řešit. Nejlepší další krok závisí na tom, zda se zásilka ještě pohybuje, nebo už byla zastavena k prohlídce.

Praktický tip: uložte si snímek obrazovky s nabídkou produktu a objednaným množstvím, protože může pomoci vysvětlit, proč hodnota na faktuře neodpovídá ceně za jeden kus.

Pokud celní úřad označil váš balík jako komerční dovoz, další postup závisí na tom, zda jste zboží koupili pro osobní potřebu, nebo pro další prodej / podnikání. Více kusů stejné položky může vést k tomu, že celní úřad balík posoudí jako komerční, i když nejste obchodník, proto si zkontrolujte celní oznámení a napadněte klasifikaci jen tehdy, pokud neodpovídá skutečnému účelu nákupu.

Začněte u zprávy od celního úřadu, oznámení o propuštění nebo sledovací poznámky. Hledejte přesné znění, které použili, referenční číslo zásilky a případnou lhůtu nebo požadavek na doklady. Na tom záleží, protože celní úřad může chtít další dokumenty, opravené prohlášení nebo úhradu dovozních poplatků.

Pokud jste kusy koupili pro osobní potřebu, udělejte teď toto:

• Uložte potvrzení objednávky, doklad o platbě a stránku produktu s popisem položky a množstvím.
• Uložte jakoukoli zprávu od prodejce, která ukazuje, že objednávka byla prodána jako běžný maloobchodní nákup.
• Připravte si krátké vysvětlení, proč jste koupili několik kusů, například náhradní zásobu, dárky nebo pro rodinu, pokud je to pravda.

Poté kontaktujte celní úřad uvedený v oznámení, nebo celní kontakt pošty / kurýra, pokud vyřizují celní prohlášení. Zeptejte se:

• Proč byl balík klasifikován jako komerční dovoz
• Jaké důkazy chtějí vidět, aby tuto klasifikaci přehodnotili
• Zda potřebují fakturu, doklad o platbě nebo opravený popis zboží
• Co se stane, pokud neodpovíte do data uvedeného v oznámení

Pokud byl balík skutečně koupen za účelem dalšího prodeje, podnikání nebo opakovaného doplňování zásob, celní úřad jej může považovat za dovoz pro podnikání. V takovém případě poplatky, DPH, clo a doklady závisí na zboží, hodnotě a dovozních pravidlech vaší země. Přesné poplatky a případný registrační požadavek nelze odhadnout ze stavu sledování; zkontrolujte celní oznámení nebo dovozní pokyny celního úřadu pro deklarovanou hodnotu a kategorii zásilky.

Pokud chcete klasifikaci napadnout, zaměřte se na fakta, která dokazují, že šlo o spotřebitelský nákup:

• Jedna maloobchodní objednávka, nikoli pravidelný nákup zásob
• Malé celkové množství odpovídající osobní potřebě
• Stránka produktu a faktura, které odpovídají položce a ceně
• Jakákoli zpráva od prodejce potvrzující, že šlo o běžný spotřebitelský prodej

Pokud celní úřad odmítne klasifikaci změnit, požádejte o písemné zdůvodnění a o to, jaká možnost odvolání nebo přezkumu ve vaší zemi existuje. Pokud je balík už zadržen, také si ověřte, zda musíte nejprve zaplatit poplatky a spor řešit až poté, nebo zda můžete počkat na výsledek přezkumu před platbou. Tento postup se liší podle celního úřadu a dopravce, takže oznámení je nejbezpečnější místo, kde si to potvrdit.

Nejdůležitější chybějící údaj je váš skutečný účel nákupu více kusů, protože právě ten obvykle rozhoduje o dalším postupu. Pokud si nejste jisti, jak to celní úřad vyhodnotí, porovnejte množství objednávky s běžnou domácí spotřebou a buďte připraveni to jasně vysvětlit.

Praktický tip: mějte v jedné složce celní oznámení, stránku objednávky, doklad o platbě a zprávy od prodejce, abyste mohli poslat stejné referenční číslo a dokumenty v jedné odpovědi místo toho, abyste případ vysvětlovali dvakrát.

Obvykle nepotřebujete ke každému nákupu fakturu s DPH ani číslo EORI, ale při dovozu pro malou firmu ze zemí mimo EU můžete potřebovat obojí, a to z různých důvodů. Faktura s DPH je doklad pro účetnictví a zpracování DPH; číslo EORI je celní identifikátor používaný pro celní odbavení dovozu.

První otázka je, kdo bude dovozcem v celním prohlášení. To rozhoduje o tom, co budete potřebovat.

• Pokud dovoz zařizuje prodávající nebo přepravce na jméno vaší firmy, mohou po vás chtít číslo EORI a někdy i vaše registrační číslo k DPH.
• Pokud je zásilka posuzována jako objednávka soukromého spotřebitele, může být celní odbavení řešeno jinak a nemusí po vás chtít údaje pro firemní dovoz.
• Pokud chcete mít zboží zaúčtované jako firemní nákup pro své záznamy, měli byste si vyžádat řádnou fakturu nebo obchodní fakturu se jménem prodávajícího, názvem vaší firmy, jasným popisem zboží, množstvím, hodnotou a datem.

Nezaměňujte fakturu s DPH a číslo EORI. Není to totéž. Faktura s DPH je papírový nebo PDF záznam o prodeji. Číslo EORI je to, co celní správa používá k identifikaci dovozce.

Co udělat nyní:

• Zkontrolujte stránku objednávky, fakturu a přepravní podmínky, abyste zjistili, zda prodávající uvádí, že daně a dovozní odbavení jsou zahrnuty, nebo zda celní řízení musí řešit kupující.
• Podívejte se na jakoukoli zprávu od přepravce nebo tržiště, která žádá celní údaje. Pokud žádají EORI, potřebují vaše celní číslo dovozce, ne jen vaše číslo DPH.
• Zeptejte se prodávajícího nebo přepravce, kdo bude dovozcem v prohlášení a zda potřebují:
• vaše číslo EORI
• vaše firemní číslo DPH
• obchodní fakturu
• jakékoli údaje o produktu, například popis, množství a hodnotu

Pokud nakupujete jako firma a očekáváte, že si odečtete vstupní DPH nebo budete vést řádné účetnictví, uložte si fakturu, potvrzení objednávky, doklad o platbě a jakoukoli celní zprávu s referenčním číslem zásilky. Tyto dokumenty pomohou, pokud si později přepravce vyžádá upřesnění nebo pokud budete potřebovat spárovat dovozní poplatek s objednávkou.

Pokud je balík už na cestě a ve sledování nebo e-mailu je uvedeno, že čeká na celní informace, je nutné celní odbavení nebo něco podobného, odpovězte rychle přesně těmi dokumenty, které po vás chtějí. Pokud zpráva pouze uvádí, že je třeba uhradit poplatky, zkontrolujte před zaplacením, zda jde o dovozní DPH, clo nebo poplatek zprostředkovatele.

Nejdůležitější chybějící údaj je, zda je zásilka dovážena na jméno vaší firmy a odbavuje ji přepravce nebo celní zprostředkovatel. To rozhoduje o tom, zda je číslo EORI potřeba.

Praktický tip: mějte číslo EORI a firemní číslo DPH uložené v jednom souboru, abyste mohli v případě dotazu od celní správy nebo přepravce hned poslat to správné.

Můžete se zeptat, ale jen pokud faktury odpovídají skutečnému zboží, ceně a struktuře zásilky. Nežádejte prodejce, aby rozdělil jednu objednávku na menší faktury jen proto, aby snížil celní poplatky nebo se vyhnul celní kontrole, protože to může být považováno za nesprávné uvedení údajů a může to vést ke zpoždění, dalším kontrolám, pokutám nebo k tomu, že celní úřad zásilku přecení.

Nejdůležitější je, zda se mění jen papíry, nebo zda se objednávka skutečně posílá jako samostatné, skutečné balíky. Pokud prodejce plánuje poslat jednu krabici s několika „malými fakturami“, je to varovný signál. Celní úřad obvykle řeší to, co je ve skutečnosti v balíku, deklarovanou hodnotu a přepravní doklady, ne jen to, kolik faktur je přiloženo.

Postupujte takto:

• Položte prodejci jednu jasnou otázku: „Bude toto odesláno jako samostatné balíky s oddělenými balicími listy a fakturami, nebo jako jedna zásilka s rozdělenými doklady?“
• Pokud řekne, že zboží bude rozděleno do samostatných balíků, požádejte ho o potvrzení:
• obsahu každého balíku
• hodnoty uvedené na každé faktuře
• sledovacího čísla pro každý balík
• zda každá faktura odpovídá skutečné části objednávky, kterou pokrývá
• Pokud chce vystavit více faktur pro jeden jediný balík, nesouhlaste, pokud doklady stále neodpovídají skutečné transakci a pravidla celního řízení ve vaší cílové zemi takovou strukturu neumožňují.

Hlavní riziko je nesoulad. Pokud se stránka objednávky, záznam o platbě, faktura a obsah balíku neshodují, celní úřad může požádat o doklad o zaplacení, znovu posoudit deklarovanou hodnotu nebo zásilku zadržet, dokud ji neověří. Pokud prodejce navrhuje nižší hodnotu, falešný popis nebo označení jako „dárek“, berte to jako varovný signál a od dohody ustupte.

Než jakékoli rozdělení přijmete, uložte si:

• potvrzení objednávky s úplným seznamem položek a celkovou částkou
• zprávu prodejce vysvětlující, jak budou zásilka a faktury rozděleny
• fakturu nebo proforma fakturu pro každý balík
• všechna sledovací čísla nebo přepravní štítky

Pokud je vaším skutečným cílem usnadnit celní odbavení, požádejte prodejce o přesné doklady místo menších faktur. Čisté celní prohlášení je bezpečnější než rozdělená faktura, která neodpovídá skutečnému prodeji. Pokud potřebujete zásilku rozdělit z legitimního důvodu, například kvůli různým termínům doručení nebo různým skladovým místům, potvrďte, že každý balík bude obsahovat jen položky uvedené na své vlastní faktuře.

Pokud prodejce nedokáže vysvětlit, jak doklady odpovídají fyzickým balíkům, nepokračujte, dokud to neudělá. Jediný fakt, který nejvíc mění doporučení, je, zda půjde o samostatné zásilky, nebo jen o samostatné faktury pro jednu zásilku.

Praktický tip: uschovejte si záznam o platbě s celou zaplacenou částkou, protože si ho celní úřad může vyžádat, pokud se hodnota na faktuře bude zdát neobvyklá.

Celní úřad obvykle žádá o doklad o platbě, protože potvrzení objednávky samo o sobě nemusí stačit k prokázání toho, kolik jste skutečně zaplatili. Potvrzení objednávky může prokázat, co jste si objednali, ale celní úřad často potřebuje dokument, který ukazuje konečnou zaplacenou částku, prodejce, datum a někdy i náklady na dopravu nebo slevy.

Nejužitečnější další krok je zkontrolovat přesně, co si celní úřad nebo dopravce vyžádal. Podívejte se do e-mailu, SMS, dopisu nebo sledovacího oznámení a zjistěte, zda chtějí:

• doklad o platbě
• fakturu
• potvrzení o nákupu
• výpis o platbě

To nejsou vždy totéž. Pokud zpráva uvádí referenční číslo celního řízení, číslo případu nebo sledovací číslo, uveďte ho v každé odpovědi, aby zásilku mohli rychle spárovat.

Pošlete nejsilnější důkaz o platbě, který máte, ne jen potvrzení objednávky. Obvykle to znamená jeden nebo více z těchto dokumentů:

• potvrzení o platbě kartou nebo bankovní transakci, které ukazuje název obchodníka, částku a datum
• potvrzení transakce z PayPal nebo jiné peněženky
• fakturu od prodejce, pokud na ní je uvedeno „zaplaceno“
• potvrzení objednávky, pokud obsahuje popis položky, cenu, měnu a číslo objednávky

Dobrý doklad o platbě by měl ideálně ukazovat, že objednávka byla skutečně zaplacena, ne jen vytvořena. Častou chybou je poslat snímek obrazovky, na kterém je jen „objednávka potvrzena“ nebo „čeká na platbu“. To nemusí celnímu úřadu stačit, pokud z toho není vidět účtovaná částka.

Pokud se potvrzení objednávky a záznam o platbě neshodují, vysvětlete proč. Například:

• pokud jste použili slevu, potvrzení o platbě ukazuje nižší konečnou částku
• pokud byla část objednávky vrácena nebo zrušena, celní úřad může potřebovat původní objednávku i konečný doklad o platbě
• pokud bylo poštovné účtováno zvlášť, přiložte ho také, pokud je uvedeno v záznamu o platbě

Pokud zásilku vyřizuje dopravce jménem celního úřadu, pošlete dokumenty celnímu oddělení dopravce, ne jen prodejci. Dopravce často shromažďuje podklady pro celní řízení, proto se ho zeptejte, v jakém formátu je potřebuje: PDF, snímek obrazovky nebo celou stránku výpisu. Pokud vás kontaktoval přímo celní úřad, postupujte přesně podle způsobu nahrání nebo odpovědi uvedeného ve zprávě a názvy souborů ponechte přehledné.

Pokud nemáte řádné potvrzení o platbě, vyžádejte si ho od poskytovatele platby, kterého jste použili. Zkontrolujte aplikaci ke kartě, bankovní aplikaci, účet PayPal nebo jiný platební účet a najděte údaje o transakci. Uložte si potvrzení objednávky, doklad o platbě a případnou zprávu od celního úřadu společně pro případ, že je budou chtít znovu.

Praktický tip: Použijte jeden soubor nebo jednu zprávu, která jasně ukazuje číslo objednávky, položku, celkově zaplacenou částku, datum a způsob platby, protože celní pracovníci mohou odmítnout dokumenty, které nepropojují platbu se zásilkou.

Požádejte prodejce o opravenou fakturu hned, jakmile si chyby všimnete. Pokud se faktura používá pro celní řízení nebo účetnictví, může špatné množství nebo název firmy způsobit, že dokument bude odmítnut, takže se nespoléhejte na původní fakturu, pokud už víte, že je chybná.

Začněte u prodejce, protože obvykle jen on může fakturu znovu vystavit. Pošlete jasnou zprávu, která obsahuje:

• číslo objednávky
• číslo faktury a datum
• přesný popis chyby
• přesnou opravu, kterou potřebujete

Můžete například požádat, aby nahradil špatný název firmy vaším plným právním názvem společnosti, nebo aby opravil množství tak, aby odpovídalo objednávce a obsahu zásilky. Pokud fakturu potřebujete pro firemní záznamy, přidejte své VAT ID nebo registrační údaje společnosti, pokud je prodejce má v evidenci.

Před odesláním žádosti zkontrolujte následující:

• Odpovídá název na faktuře přesně vašemu právnímu názvu firmy, včetně případné právní formy jako Ltd, GmbH, SARL nebo podobné?
• Odpovídá množství na faktuře potvrzení objednávky a zboží, které jste skutečně obdrželi?
• Používá se faktura pro celní odbavení, dovozní VAT nebo účetnictví? Pokud ano, oprava je důležitější a přijímající úřad může vyžadovat, aby upravený dokument odpovídal údajům z objednávky.

Pokud může prodejce fakturu znovu vystavit, požádejte o novou fakturu, která jasně nahrazuje tu původní. Pokud původní fakturu nemůže změnit, zeptejte se, jaký opravný dokument může poskytnout místo toho, například opravenou fakturu, dobropis nebo písemnou opravu s odkazem na číslo původní faktury. Zda takový dokument přijme celní úřad, váš účetní nebo finanční úřad, záleží na zemi a účelu faktury, proto si přesný požadavek ověřte u úřadu, který bude dokument používat.

Pokud je zapojeno clo, uložte si fakturu, potvrzení objednávky, sledovací číslo a jakékoli celní oznámení ještě předtím, než požádáte o opravu. Pokud je zásilka stále na celnici, použijte ve zprávě referenční číslo zásilky nebo sledovací číslo, aby prodejce mohl opravu přiřadit k zásilce. Pokud zásilka už celním řízením prošla, opravená faktura může stále pomoci pro vaše záznamy, ale nemusí změnit dovozní proces.

Pokud prodejce odmítne, odpovězte ještě jednou a požádejte ho, aby písemně uvedl, proč dokument neopraví. Poté kontaktujte podporu marketplace k objednávce a vysvětlete, že prodejce vystavil fakturu se špatným názvem firmy nebo množstvím a že potřebujete použitelnou fakturu pro celní řízení nebo účetnictví. Přiložte číslo objednávky, číslo faktury a kopie chybné faktury i potvrzení objednávky. Pokud marketplace nepomůže, další krok závisí na tom, proč opravenou fakturu potřebujete: pro daňové nebo účetní účely se zeptejte svého účetního nebo místního finančního úřadu, jaký opravný dokument přijmou; pro clo se obraťte na celní úřad nebo celního zprostředkovatele, který zásilku vyřizuje.

Praktický tip: uchovávejte v jedné složce potvrzení objednávky, původní fakturu, žádost o opravu prodejci a odpověď prodejce, protože tyto čtyři položky jsou obvykle nejrychlejší způsob, jak prokázat, co bylo objednáno a co bylo špatně.

Obvykle ne: pokud je zásilka skutečně určena pro obchod, vystavení, testování nebo další prodej, může ji celní úřad i tak považovat za komerční dovoz a vyměřit dovozní DPH, clo a případné poplatky za celní odbavení. To, že je něco označeno jako „vzorek“, samo o sobě neznamená, že je to bez cla.

Nejdůležitější je, jak je zboží deklarováno, k čemu se ve skutečnosti používá a jak s takovým typem položky nakládají celní pravidla v zemi určení. Stejná zásilka může být posouzena jinak, pokud jde o bezplatný vzorek bez prodejní hodnoty, demo jednotku určenou jen k předvedení nebo zásobu určenou k dalšímu prodeji.

Nejdřív udělejte toto:

• Zkontrolujte fakturu od prodejce nebo proforma fakturu. Měla by položku popisovat přesně, ne jen uvádět „sample“, pokud jde o běžný maloobchodní produkt.
• Ověřte deklarovanou hodnotu a množství. Celní úřad se na tyto údaje často dívá jako první. I „vzorek“ s vyšší hodnotou může být zdaněn jako komerční zásilka.
• Uložte si stránku objednávky a jakoukoli zprávu, kde prodejce uvádí, že jde o vzorek, demo jednotku nebo zboží neprodejné. Pokud celní úřad zásilku zpochybní, toto znění pomůže vysvětlit zamýšlené použití.
• Pokud dovážíte pro obchod, ověřte si, zda před propuštěním zásilky potřebujete v zemi dovozu číslo dovozce nebo registraci typu VAT/EORI pro firmy. To závisí na zemi určení a použitém celním režimu.

Pokud je položka skutečně bezplatný vzorek, požádejte prodejce, aby přiložil:

• jasný popis zboží
• skutečnou jednotkovou hodnotu, i když je zlevněná
• zamýšlený účel, například „sample for evaluation“ nebo „demo unit for display“
• obchodní údaje odesílatele a příjemce, pokud jsou relevantní

Pokud je položka zásoba pro váš obchod, nespoléhejte na slovo „sample“, abyste se vyhnuli poplatkům. Celní úřad ji může klasifikovat jako komerční zboží, protože vstupuje do firemního dodavatelského řetězce. V takovém případě je nejbezpečnější předpokládat, že se mohou uplatnit běžné dovozní poplatky.

Pokud si celní úřad nebo dopravce vyžádá doklady, odpovězte s:

• fakturou nebo proforma fakturou
• potvrzením objednávky
• sledovacím číslem
• krátkým vysvětlením, zda je zboží určeno k dalšímu prodeji, vystavení nebo testování
• vaším identifikačním číslem firmy, pokud ho vaše země pro dovoz používá

Pokud jste ještě neodeslali, nejužitečnější je ověřit si to u národního celního úřadu nebo u celního zprostředkovatele, který zásilku vyřizuje. Zeptejte se jich, zda lze vzorek nebo demo jednotku tohoto typu dovézt jako nekomerční zboží a jaké přesné prohlášení k tomu potřebují. Zeptejte se konkrétně, jaké znění, hodnotu a doklady chtějí pro váš HS/celní kód a typ zásilky.

Pokud je zásilka už na cestě a obdržíte celní oznámení, neignorujte ho. Oznámení obvykle říká, co si celní úřad o zásilce myslí, jaký doklad chybí a zda musíte zaplatit poplatky nebo doložit, že zboží není určeno ke komerčnímu použití.

Praktický tip: uložte si jeden snímek obrazovky s nabídkou produktu a jednu kopii faktury společně, protože celní rozhodnutí často závisí na přesném popisu a deklarované hodnotě.

Měli byste co nejdříve odpovědět dopravci a poskytnout mu dovozní údaje, které potřebuje k odbavení zásilky. V mnoha případech znamená „business import declaration“, že zásilka je zpracovávána jako obchodní dovoz, takže dopravce potřebuje údaje o příjemci jako firmě, ne jen číslo balíčku.

Nejprve si v aktualizaci sledování, SMS, e-mailu nebo celním oznámení ověřte, co přesně dopravce požaduje.

• Pokud chce firemní údaje, pošlete informace o dovozci: název vaší společnosti, úplnou adresu, kontaktní údaje a případně DIČ/EORI nebo jiné dovozní daňové číslo, které ve vaší zemi používáte.
• Pokud jste zboží koupili jako soukromá osoba, jasně dopravci řekněte, že jde o osobní nákup, a zeptejte se, zda může změnit prohlášení z obchodního na soukromý dovoz.
• Pokud prodejce vystavil zásilku jako firemní objednávku, dopravce se může řídit touto fakturou. V takovém případě může být potřeba, aby prodejce opravil fakturu nebo údaje o zásilce.

Nejužitečnější dokumenty, které je dobré mít připravené, jsou:

• potvrzení objednávky
• obchodní faktura nebo faktura od prodejce
• sledovací číslo
• jakákoli zpráva od dopravce, která zmiňuje „business import declaration“, „commercial import“ nebo celní zadržení

Tyto údaje jsou důležité, protože celní odbavení se obvykle řídí údaji na faktuře a údaji o příjemci. Nesoulad mezi typem kupujícího a dokumenty může zásilku zpozdit, i když jste už za zboží zaplatili.

Pak kontaktujte dopravce a položte tři konkrétní otázky:

• Jaké přesné informace ode mě potřebujete k dokončení prohlášení?
• Je tato zásilka posuzována jako obchodní dovoz, nebo soukromý dovoz?
• Potřebujete, aby prodejce opravil fakturu nebo údaje o zásilce?

Pokud dopravce požaduje registrační číslo firmy, DIČ nebo EORI číslo, pošlete jen číslo, které se vztahuje k vašemu podnikání a zemi. Pokud žádné nemáte, zeptejte se, zda lze zásilku i tak odbavit jako soukromý dovoz, nebo zda musí odesílatel znovu poslat dokumenty.

Pokud faktura uvádí název firmy, ale vy jste nakupovali jako jednotlivec, nebo pokud je doručovací adresa vaše domácí adresa, ale zásilka je deklarována jako obchodní dovoz, je to častý důvod zpoždění. Zeptejte se dopravce, zda lze typ prohlášení změnit, než ho celní úřad dokončí.

Pokud dopravce říká, že nemůže pokračovat bez chybějících firemních údajů, kontaktujte současně prodejce a požádejte o:

• opravenou fakturu
• popis zboží
• deklarovanou hodnotu a měnu
• jméno kupujícího/dovozce uvedené na zásilce

Uchovávejte si snímky obrazovky nebo kopie každé zprávy. Pokud se zásilka později zasekne, tyto zprávy pomohou ukázat, jaké informace jste poskytli a kdy.

Praktický tip: uložte si přesné znění celní žádosti dopravce, protože „business import declaration“ může znamenat různé věci podle toho, zda potřebují údaje k daňovému identifikačnímu číslu, opravu faktury nebo změnu z obchodního na soukromé odbavení.

Ano — pokud prodejce poslal méně kusů, než uvádí faktura nebo objednávka, můžete obvykle požádat o vrácení peněz za chybějící množství, nebo o náhradní zboží, pokud to preferujete. Klíčové je brát to jako částečné doručení nebo nedodávku a prokázat, co chybělo.

Nejprve zkontrolujte údaje v objednávce a obsah zásilky vedle sebe. Nejužitečnější není jen faktura, ale původní potvrzení objednávky, dodací list a případné informace o sledování zásilky, kterou jste skutečně obdrželi. Někdy faktura uvádí celou objednávku, ale prodejce zásilku rozdělil do více balíků. Pokud sledování ukazuje více než jeden balík nebo vás prodejce upozornil na samostatné odeslání, nepředpokládejte hned, že chybějící kusy ještě nejsou zaplacené.

Udělejte teď toto:

• Spočítejte položky a porovnejte je s potvrzením objednávky a fakturou.
• Uschovejte vnější obal, vnitřní balení, štítky a případný dodací list.
• Pořiďte jasné fotografie toho, co dorazilo, zejména pokud byl balík běžně zapečetěný a přesto obsahoval méně položek, než jste čekali.
• Uložte fakturu, číslo objednávky, sledovací číslo a jakoukoli zprávu od prodejce o odeslání.

Pak nejprve kontaktujte prodejce, protože právě on obvykle může objednávku napravit. Jasně uveďte:

• co jste objednali,
• co chybělo,
• že faktura/objednávka uvádí vyšší množství, než kolik bylo v balíku,
• a jaké řešení chcete: částečné vrácení peněz, náhradní zboží nebo potvrzení, že chybějící kusy přijdou v dalším balíku.

Uveďte číslo objednávky a důkazy. Pokud prodejce souhlasí, požádejte ho, aby vám výši vrácené částky potvrdil písemně, než případ uzavřete.

Pokud prodejce tvrdí, že chybějící kusy byly odeslány zvlášť, zkontrolujte sledování a případné oznámení o odeslání kvůli dalšímu číslu zásilky nebo druhému datu odeslání. Pokud není vidět žádný náznak druhého balíku, požádejte prodejce, aby uvedl, zda chybějící položky znovu pošle, nebo je vrátí penězi.

Pokud prodejce odmítne, neodpoví nebo nabídne jen řešení, které nedostatek nevyřeší, otevřete spor nebo reklamaci přes marketplace nebo poskytovatele platby, kterého jste použili. Záleží na tom, kde jste platili:

• Pokud jste platili na marketplace, použijte proces sporu nebo reklamace k objednávce a přiložte potvrzení objednávky, fakturu, fotografie a odpověď prodejce.
• Pokud jste platili kartou, přes PayPal nebo jinou platební metodou, zkontrolujte proces sporu u daného poskytovatele a lhůtu pro reklamaci typu „zboží nedorazilo“ nebo „částečné doručení“. Termín závisí na poskytovateli platby a datu nákupu, proto se podívejte na stránku transakce nebo podmínky držitele karty, místo abyste hádali.

Nejdůležitějším důkazem je potvrzení, že obsah balíku byl neúplný, ne jen to, že faktura uváděla vyšší množství. Fotografie nebo video neotevřeného balíku a rozbalování mohou pomoci, ale hlavními dokumenty bývají faktura, potvrzení objednávky a zprávy od prodejce.

Praktický tip: než otevřete jakýkoli spor, zapište si přesné chybějící množství a množství slíbené prodejcem do jedné poznámky, abyste mohla/mohl ve všech zprávách uvádět stejná čísla.