Jälleenmyyjät ja pienyritysostajat

Kyllä, myyjä voi usein kieltäytyä suurtilauksesta tai perua sen, jos hänen omat myyntiehtonsa rajoittavat määriä, jos ilmoitus ei ole tarkoitettu jälleenmyyntiin tai jos hän ei halua toimittaa jälleenmyyjälle. Se, saako hän tehdä niin sinun tapauksessasi, riippuu ilmoituksen sanamuodosta, myyjän ehdoista ja siitä, hyväksyttiinkö tilaus ennen kuin se peruttiin.

Tarkista ensin tilauksen sivu ja ilmoitus mahdollisen määrärajoituksen varalta. Etsi esimerkiksi tällaisia ilmaisuja:

• “enimmäismäärä asiakasta/tilausta kohden”
• “jälleenmyynti ei sallittu”
• “vain tukkumyynti”
• “vain yritysasiakkaille”
• “voimme perua suuret tai epäilyttävät tilaukset”

Tämä sanamuoto on tärkeä, koska se kertoo, onko myyjä asettanut suurtilaukselle etukäteen rajan. Yleinen ansa on jakaa yksi suuri ostos useiksi pienemmiksi tilauksiksi kiertääkseen rajan; monet myyjät pitävät sitä silti samana suurtilauksena ja voivat perua sen.

Jos ilmoituksessa ei mainita mitään rajaa, tarkista peruutusviesti huolellisesti. Hyödyllisin tieto on tarkka annettu syy, kuten “määräraja”, “epäilty jälleenmyynti”, “loppunut varastosta” tai “tilauksen vahvistus epäonnistui”. Tallenna:

• kuvakaappaus tuotesivusta, jossa näkyy saatavilla oleva määrä ja mahdolliset rajoitukset
• tilausvahvistus
• peruutussähköposti tai tilauksen tilasivu
• kaikki chat-viestit myyjän kanssa

Pyydä sitten myyjältä kirjallisesti syy ja se sääntö, johon hän vetosi. Liitä mukaan tilausnumerosi ja kysy:

• johtuiko peruutus määräkatosta
• koskeeko katto yhtä tuotetta, yhtä tilausta vai yhtä asiakastiliä
• hyväksyisivätkö he pienemmän tilauksen tai yritys-/tukkuostoksen sen sijaan

Jos ostit markkinapaikan kautta, tarkista myös, peruuttiiko markkinapaikka tilauksen automaattisesti myyjän sijaan. Se on tärkeää, koska seuraava askel voi olla erilainen. Jos markkinapaikka oli mukana, ota siihen yhteyttä ja kysy, johtuiko peruutus myyjän varastorajoista, alustan petostorjunnasta vai jälleenmyyntityyppisiä tilauksia koskevasta käytännöstä. Liitä mukaan tilaus-ID ja tililläsi näkyvä peruutuksen syy.

Jos maksu oli jo veloitettu, tarkista hyvityksen tila samalla maksutavalla, jota käytit. Jos tilaus peruttiin ennen lähettämistä, haluat yleensä varmistaa kaksi asiaa: että myyjä hyväksyi peruutuksen syyn ja milloin rahat palautetaan. Säilytä maksutieto, jos hyvitys viivästyy tai palautetaan vain osittain.

Jos tarvitset tavaraa jälleenmyyntiin, käytännöllinen ratkaisu on usein tehdä ensin pienempi testitilaus tai pyytää myyjältä tukku- tai yritysjärjestelyä. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos tuotesivu on suunnattu vähittäisasiakkaille eikä siinä mainita jälleenmyyntiehtoja.

Käytännön vinkki: ennen kuin teet suuren tilauksen, viesti myyjälle tarkka haluamasi määrä ja pyydä häntä vahvistamaan kirjallisesti, että hän hyväksyy jälleenmyyntitilauksen kyseiselle määrälle.

Jos haluat osoittaa, että paketti on henkilökohtaiseen käyttöön, sinun tarvitsee yleensä antaa tullille lyhyt selitys sekä asiakirjat, jotka vastaavat tilausta ja vastaanottajaa. Vahvin näyttö on tilausvahvistus, maksukuitti ja mahdollinen tullin ilmoitus tai lasku, jossa näkyvät tuote, määrä sekä nimesi ja osoitteesi.

Aloita tärkeimmistä asiakirjoista:

• Tilausvahvistus, josta näkyy tarkalleen, mitä ostit, kuinka monta kappaletta ja myyjän nimi
• Maksutodistus, josta näkyy, että maksoit yksityisenä ostajana etkä yritysostona
• Tullin ilmoitus, lasku tai seurantanoteeraus, jossa kerrotaan, miksi paketti on merkitty kaupalliseksi

Lisää sitten lyhyt kirjallinen selitys. Pidä se asiallisena:

• tavarat ovat omaan käyttöösi
• niitä ei tuoda maahan jälleenmyyntiä varten
• jos ostit useamman kuin yhden tuotteen, kerro henkilökohtainen syy, kuten korvaava tuote, lahja tai samanlainen kotitalouskäyttö

Jos paketissa on vain yksi tuote tai pieni määrä tuotteita, sano se selvästi. Jos tulli pitää sitä kaupallisena määrän vuoksi, tämä on usein tärkein kohta, johon sinun pitää vastata. Jos laskussa tai tilaus­sivulla näkyy suuri määrä, useita samanlaisia tuotteita, yrityksen nimi tai yrityksen VAT-numero, lähetys voi näyttää kaupalliselta, vaikka tarkoituksesi oli henkilökohtainen käyttö.

Jos sinulla on tulliselvityslomake, täytä se täsmälleen pyydetyllä tavalla ja liitä mukaan tukevat asiakirjat. Jos tulli haluaa allekirjoitetun vakuutuksen siitä, että tavarat ovat henkilökohtaiseen käyttöön, toimita se vain siinä muodossa kuin he pyytävät. Tarkka sanamuoto, lomake ja määräaika riippuvat maasi tulliviranomaisesta, joten tarkista ilmoituksesta huolellisesti:

• paketin viitenumero
• pyydetty asiakirja
• vastausaika
• sähköpostiosoite, portaali tai toimisto, johon se lähetetään

Jos tulli pitää pakettia edelleen kaupallisena, kysy heiltä, mikä tarkka yksityiskohta johtaa tähän päätelmään. Kysy esimerkiksi, perustuvatko he määrään, laskun kuvaukseen, lähettäjän tietoihin vai puuttuvaan tulliselvitykseen. Se kertoo, pitääkö sinun korjata paperit, pyytää myyjältä korjattua laskua vai hyväksyä, että lähetys käsitellään yritystuontina.

Jos myyjä on laatinut väärän laskun tai merkinnyt lähetyksen tavalla, joka viittaa jälleenmyyntiin, ota yhteyttä myyjään tai markkinapaikkaan ja pyydä korjattua laskua tai ostovahvistusta. Liitä mukaan tilausnumero, seurantanumero ja tullin viitenumero, jotta he voivat yhdistää paketin nopeasti.

Jos paketti on todella tarkoitettu jälleenmyyntiin tai yrityskäyttöön, älä kuvaa sitä henkilökohtaiseen käyttöön vain välttääksesi tullin käsittelyn. Käytä sitä ilmoitusta, joka vastaa lähetyksen todellista tarkoitusta.

Tallenna kaikki ennen kuin vastaat: tilaus­sivu, maksutodistus, tullin ilmoitus ja kaikki lähettämäsi tai saamasi viestit. Jos tulli hylkää selityksesi, nämä tiedot auttavat sinua riitauttamaan päätöksen tai kysymään, mitä lisänäyttöä he tarvitsevat.

Käytännön vinkki: pidä yksi PDF- tai kuvakaappauspaketti, jonka ensimmäisellä sivulla ovat tilausnumero, seurantanumero ja tullin viitenumero, koska se on yleensä nopein tapa osoittaa tullille, että paketti liittyy yksityiseen ostoon.

Pyydä myyjältä tullilasku, ei pelkkää yksinkertaista tilausvahvistusta. Tulli tarvitsee yleensä asiakirjan, josta käy selvästi ilmi ostaja, myyjä ja tavarat sekä niiden arvo ja valuutta.

Pyydä asiakirjaa, jossa on mahdollisuuksien mukaan:

• Myyjän nimi, täydellinen osoite ja yhteystiedot
• Sinun nimesi ja toimitusosoitteesi täsmälleen kuten paketissa
• Tilausnumero ja laskunumero
• Laskun päivämäärä
• Selkeä kuvaus jokaisesta tuotteesta, ei epämääräistä merkintää kuten “tavarat” tai “lahja”
• Kunkin tuotteen määrä
• Yksikköhinta ja kokonaissumma
• Käytetty valuutta
• Toimituskulut, jos ne veloitetaan erikseen
• Tavaroiden alkuperämaa, jos tiedossa
• HS-/koodinumero tai tariffinumero, jos myyjä voi sen antaa

Jos myyjä tarjoaa kauppalaskun, se on yleensä paras vaihtoehto. Jos hän ei voi antaa tavallista myyntilaskua, kysy, voiko hän antaa sen sijaan pro forma -laskun tulliselvitystä varten. Olennaista on, että asiakirjasta käy ilmi, mitä paketti sisältää ja mikä sen arvo on. Pelkkä kuvakaappaus ostoskorista tai maksukuitti ei usein riitä, jos tulli tai kuljetusyhtiö haluaa virallisen laskun.

Kun otat yhteyttä myyjään, ole tarkka:

• Kerro, että paketti on pysäytetty tulliselvitystä varten.
• Pyydä laskua PDF-muodossa tai muussa tulostettavassa muodossa.
• Lisää tilausnumerosi, seurantanumerosi ja toimitusnimesi.
• Pyydä häntä vastaamaan laskun tiedot paketin osoitetarraa, erityisesti vastaanottajan nimeä, tuotekuvausta ja arvoa.

Jos myyjä ei voi antaa asianmukaista laskua, älä odota tarkistamatta seuraavaa vaihetta. Ota yhteyttä tuontiselvitystä hoitavaan kuljetusyhtiöön tai kohdemaan tulliviranomaiseen ja kysy, minkä korvaavan asiakirjan he hyväksyvät. Joissakin tapauksissa he voivat hyväksyä tilausvahvistuksen ja maksutodisteen; toisissa he saattavat silti tarvita virallisen laskun tai myyjän tulliselvitysilmoituksen.

Jos sinulla on jo asiakirjoja, tallenna nämä nyt:

• Tilausvahvistus
• Maksukuitti tai korttitiliote
• Seurantanumero
• Tuotelistaussivu, jossa näkyy tuotteen kuvaus ja hinta
• Kaikki viestit, joissa myyjä vahvistaa sisällön tai arvon

Nämä paperit ovat tärkeitä, koska tulli voi verrata ilmoitettua arvoa ja kuvausta pakettiin ja tilausrekisteriin. Eroavaisuus, kuten liian alhainen arvo tai epämääräinen tuotenimi, voi viivästyttää tulliselvitystä tai johtaa lisätietopyyntöön.

Jos myyjä sanoo, että hän “ei voi antaa laskuja”, kysy, voiko hän ainakin antaa allekirjoitetun sisällys- ja arvolausunnon yrityksen kirjelomakkeella. Se, hyväksytäänkö se, riippuu tulliviranomaisesta tai kuljetusyhtiöstä, joka hoitaa pakettiasi, joten tarkista asia ennen kuin paketti etenee pidemmälle.

Käytännön vinkki: Pyydä myyjää merkitsemään laskuun seurantanumero ja tilausnumero, jotta tulli tai kuljetusyhtiö voi yhdistää sen pakettiisi nopeasti.

Kyllä. Jos laskun arvo näyttää ristiriitaiselta tilattuun määrään nähden, tulli voi kyseenalaistaa ilmoituksen ja voi pidättää paketin, pyytää todisteita tai arvioida arvon uudelleen. Se, mitä seuraavaksi tapahtuu, riippuu kohdemaan tullisäännöistä ja siitä, vastaako lasku oikeaa tilausta.

Toimi näin tänään:

• Vertaa laskua tilausvahvistukseen ja maksukuittiin.

Tarkista yksikkömäärä, yksikköhinta, kokonaishinta, valuutta sekä selittääkö jokin alennus, kuponki, pakettihinta, näyte tai ilmainen tuote alemman arvon.

• Tallenna asiakirjat yhdessä.

Säilytä lasku, tilaus­sivu, kassayhteenveto, maksutosite ja seurantanumero. Jos tulli tai kuljetusyhtiö pyytää todisteita, nämä ovat ensimmäiset asiakirjat, jotka osoittavat todellisen tapahtuman.

• Tarkista seurannan tila.

Jos siinä lukee, että paketti on pidätetty tullia tai asiakirjoja varten, reagoi nopeasti. Jos paketti ei ole vielä ehtinyt tulliin, voit ehkä vielä korjata paperit ennen tulliselvitystä.

Jos lasku on väärä, ota yhteyttä myyjään ja pyydä korjattu kauppalasku, joka vastaa todellista tilausta. Pyydä heitä näyttämään oikea määrä ja todellinen kaupan arvo, koska tulli usein vertaa näitä kahta asiaa. Jos ostit erän tai jälleenmyyntimäärän, tällä tiedolla on merkitystä: alhainen kokonaishinta monelle yksikölle voi näyttää aliarvotetulta lähetykseltä, ellei lasku selitä selvästi, miksi hinta on alempi.

Jos tulli tai kuljetusyhtiö kyseenalaistaa arvon, kysy täsmälleen, mitä asiakirjaa he tarvitsevat. Yleensä hyödyllinen vastaus on lähettää:

• tilausvahvistus, jossa näkyvät määrät
• maksukuitti tai korttilaskelma
• myyjän lasku
• mahdollinen viesti, joka osoittaa alennuksen, näyteaseman tai tukkuhinnan

Jos paketti on jo tullissa, ota yhteyttä kuljetusyhtiöön, koska he usein hoitavat asiakirjojen keräämisen tullin puolella. Pyydä tulliviitenumero ja tarkka asiakirja, jota he tarvitsevat lähetyksen vapauttamiseksi. Jos tulli ottaa sinuun suoraan yhteyttä, vastaa samoilla asiakirjoilla ja lyhyellä selityksellä siitä, miksi hinta on alhainen. Älä arvaa tai laadi uutta laskusummaa; se voi pahentaa ongelmaa.

Jos myyjä kieltäytyy korjaamasta selvää virhettä tai jos lasku on tarkoituksella aliarvotettu, se on vakava riski lähetykselle. Siinä tapauksessa sinun voi olla tarpeen päättää, annetaanko paketti palauttaa, maksetaanko tullin pyytämät maksut vai kysytäänkö myyjältä, miten he haluavat hoitaa ongelman. Paras seuraava askel riippuu siitä, liikkuuko paketti vielä vai onko se jo pysäytetty tarkastusta varten.

Käytännön vinkki: säilytä kuvakaappaus tuotteen ilmoituksesta ja tilatusta määrästä, koska se voi auttaa selittämään, miksi laskun arvo ei vastaa yhden kappaleen hintaa.

Jos tulli on luokitellut lähetyksesi kaupalliseksi tuonniksi, seuraava askel riippuu siitä, ostitko tuotteet henkilökohtaiseen käyttöön vai jälleenmyyntiä/yrityskäyttöä varten. Useat saman tuotteen kappaleet voivat saada tullin käsittelemään lähetyksen kaupallisena, vaikka et olisi kauppias, joten sinun kannattaa tarkistaa tullin ilmoitus ja kiistää luokittelu vain, jos se ei vastaa ostoksen todellista tarkoitusta.

Aloita tullin viestistä, luovutusilmoituksesta tai seurantanotista. Etsi tarkka sanamuoto, jota he käyttivät, lähetyksen viitenumero sekä mahdollinen määräaika tai asiakirjapyyntö. Sanamuoto on tärkeä, koska tulli voi pyytää lisäpapereita, korjattua ilmoitusta tai tuontimaksujen maksamista.

Jos ostit kappaleet henkilökohtaiseen käyttöön, toimi nyt näin:

• Tallenna tilausvahvistus, maksukuitti ja tuotesivu, josta näkyvät tuotteen kuvaus ja määrä.
• Tallenna mahdollinen myyjän viesti, josta käy ilmi, että tilaus myytiin tavallisena vähittäisostona.
• Valmistele lyhyt selitys siitä, miksi ostit useita kappaleita, esimerkiksi varakappaleiksi, lahjoiksi tai perheen käyttöön, jos se pitää paikkansa.

Ota sitten yhteyttä ilmoituksessa mainittuun tullitoimistoon tai posti-/kuljetusyhtiön tulliyhteyteen, jos he hoitavat ilmoituksen. Kysy:

• Miksi lähetys luokiteltiin kaupalliseksi tuonniksi
• Mitä todisteita he haluavat nähdä luokituksen uudelleenarviointia varten
• Tarvitsevatko he laskun, maksutositteen tai korjatun tavarankuvauksen
• Mitä tapahtuu, jos et vastaa ilmoituksessa näkyvään päivämäärään mennessä

Jos lähetys todella ostettiin jälleenmyyntiä, yrityskäyttöä tai toistuvia varasto-ostoja varten, tulli voi käsitellä sitä yritystuontina. Tällöin maksut, ALV, tulli ja paperityöt riippuvat tavaroista, arvosta ja maasi tuontisäännöistä. Tarkkoja maksuja tai mahdollisia rekisteröintivaatimuksia ei voi päätellä seurannan tilasta; tarkista lähetyksen ilmoituksesta tai tulliviranomaisen tuontiohjeista ilmoitettu arvo ja tavaraluokka.

Jos haluat kiistää luokituksen, keskity seikkoihin, jotka osoittavat, että kyse oli kuluttajaostoksesta:

• Yksi vähittäistilaus eikä säännöllistä varasto-ostamista
• Pieni kokonaismäärä, joka sopii henkilökohtaiseen käyttöön
• Tuotesivu ja lasku, jotka vastaavat tuotetta ja hintaa
• Mahdollinen myyjän viesti, joka vahvistaa, että kyse oli tavallisesta kuluttajamyynnistä

Jos tulli ei suostu muuttamaan luokitusta, pyydä perustelut kirjallisesti ja kysy, mikä valitus- tai oikaisumahdollisuus maassasi on. Jos lähetys on jo pidätetty, tarkista myös, pitääkö maksut maksaa ensin ja riitauttaa vasta sitten, vai voitko odottaa tarkistuksen tulosta ennen maksua. Tämä käytäntö vaihtelee tullitoimiston ja kuljetusyhtiön mukaan, joten ilmoitus on turvallisin paikka varmistaa asia.

Tärkein puuttuva tieto on ostosten todellinen tarkoitus, koska se yleensä ratkaisee, mikä on seuraava askel. Jos et ole varma, miten tulli tulkitsee asian, vertaa tilausmäärää tavalliseen kotitalouskäyttöön ja ole valmis selittämään se selkeästi.

Käytännön vinkki: pidä yhdessä kansiossa tullin ilmoitus, tilauksen sivu, maksutosite ja myyjän viestit, jotta voit lähettää saman viitenumeron ja asiakirjat yhdessä vastauksessa sen sijaan, että selittäisit asian kahdesti.

Et yleensä tarvitse ALV-laskua ja EORI-numeroa jokaiseen ostokseen, mutta pienyrityksen tuonnissa EU:n ulkopuolelta saatat tarvita molempia eri syistä. ALV-lasku on kirjanpitoa ja ALV-käsittelyä varten tarkoitettu asiakirja; EORI-numero on tullin käyttämä tunniste tuontiselvitystä varten.

Ensimmäinen kysymys on, kuka on maahantuoja tulliselvityksessä. Se ratkaisee, mitä tarvitset.

• Jos myyjä tai kuljetusyhtiö hoitaa tuonnin yrityksesi nimissä, he voivat pyytää EORI-numeroasi ja joskus myös ALV-rekisteröintinumeroasi.
• Jos lähetys käsitellään yksityisen kuluttajan tilauksena, tulliselvitys voidaan hoitaa eri tavalla, eikä sinulta ehkä pyydetä yrityksen tuontitietoja.
• Jos haluat tavarat kirjattavaksi yritysostoksi omiin tietoihisi, pyydä asianmukaista laskua tai kauppalaskua, jossa on myyjän nimi, yrityksesi nimi, selkeä kuvaus tavaroista, määrä, arvo ja päivämäärä.

Älä sekoita ALV-laskua ja EORI-numeroa toisiinsa. Ne eivät ole sama asia. ALV-lasku on paperi- tai PDF-muotoinen tosite myynnistä. EORI-numero on se, jolla tulli tunnistaa maahantuojan.

Mitä tehdä nyt:

• Tarkista tilaus sivulta, laskusta ja toimitusehdoista, ilmoittaako myyjä, että verot ja tuonnin käsittely sisältyvät hintaan vai pitääkö ostajan hoitaa tulli.
• Katso mahdollinen kuljetusyhtiön tai markkinapaikan viesti, jossa pyydetään tullitietoja. Jos he pyytävät EORI-numeroa, he tarvitsevat tullin maahantuojan numerosi, eivät vain ALV-numeroasi.
• Kysy myyjältä tai kuljetusyhtiöltä, kuka on ilmoituksen maahantuoja ja tarvitsevatko he:
• EORI-numerosi
• yrityksesi ALV-numeron
• kauppalaskun
• tuotetietoja, kuten kuvauksen, määrän ja arvon

Jos ostat yrityksenä ja odotat voivasi vähentää ostoihin sisältyvän ALV:n tai pitää kirjanpitosi kunnossa, säilytä lasku, tilausvahvistus, maksutosite ja kaikki tulliviestit, joissa on lähetyksen viitenumero. Nämä asiakirjat auttavat, jos kuljetusyhtiö myöhemmin pyytää tarkennusta tai jos sinun täytyy yhdistää tuontimaksu tilaukseen.

Jos paketti on jo matkalla ja seurannassa tai sähköpostissa lukee “awaiting customs information”, “customs clearance required” tai vastaavaa, vastaa nopeasti ja lähetä juuri ne asiakirjat, joita he pyytävät. Jos viestissä sanotaan vain, että maksuja on maksettava, tarkista ennen maksamista, onko kyse tuontialvista, tullimaksusta vai välittäjän käsittelymaksusta.

Tärkein puuttuva tieto on se, tuodaanko lähetys yrityksesi nimissä ja hoitaako sen kuljetusyhtiö tai tullivälittäjä. Se ratkaisee, tarvitaanko EORI-numero.

Käytännön vinkki: säilytä EORI-numerosi ja yrityksesi ALV-numero samassa tiedostossa, jotta voit lähettää oikean numeron heti, jos tulli tai kuljetusyhtiö pyytää sitä.

Voit pyytää, mutta vain jos laskut vastaavat oikeita tavaroita, hintaa ja lähetysrakennetta. Älä pyydä myyjää jakamaan yhtä tilausta pienempiin laskuihin vain tullimaksujen pienentämiseksi tai tullitarkastusten välttämiseksi, koska sitä voidaan pitää vääränä ilmoituksena ja se voi johtaa viivästyksiin, lisätarkastuksiin, seuraamuksiin tai siihen, että tulli arvioi paketin arvon uudelleen.

Tärkeintä on, muutetaanko vain paperit vai lähetetäänkö tilaus oikeasti erillisinä, aitoina paketteina. Jos myyjä aikoo lähettää yhden laatikon, johon on liitetty useita “pieniä laskuja”, se on varoitusmerkki. Tulli välittää yleensä siitä, mitä paketissa todella on, ilmoitetusta arvosta ja lähetysasiakirjoista, ei vain siitä, montako laskua on liitetty.

Toimi näin nyt:

• Kysy myyjältä yksi selkeä kysymys: “Lähetetäänkö nämä erillisinä paketteina, joilla on omat pakkausluettelot ja laskut, vai yhtenä lähetyksenä, jossa paperit on jaettu?”
• Jos he sanovat, että tavarat jaetaan erillisiin paketteihin, pyydä heitä vahvistamaan:
• kunkin paketin sisältö
• kullekin laskulle merkitty arvo
• kunkin paketin seurantanumero
• vastaako kukin lasku sitä todellista osaa tilauksesta, jota se koskee
• Jos he haluavat laatia useita laskuja yhdelle ainoalle paketille, älä suostu, elleivät asiakirjat silti vastaa todellista kauppaa ja elleivät kohdemaan tullisäännöt salli tällaista rakennetta.

Keskeinen riski on epäjohdonmukaisuus. Jos tilauksen sivu, maksutieto, lasku ja paketin sisältö eivät täsmää, tulli voi pyytää maksutositetta, tarkistaa ilmoitetun arvon uudelleen tai pidättää paketin tarkistuksen ajaksi. Jos myyjä ehdottaa alempaa arvoa, väärää kuvausta tai “lahja”-merkintää, pidä sitä varoitusmerkkinä ja keskeytä järjestely.

Ennen kuin hyväksyt minkä tahansa jaon, tallenna:

• tilausvahvistus, jossa näkyy koko tuoteluettelo ja kokonaissumma
• myyjän viesti, jossa selitetään, miten lähetys ja laskut jaetaan
• lasku tai pro forma -lasku jokaisesta paketista
• mahdolliset seurantanumerot tai lähetystarrat

Jos todellinen tavoitteesi on tehdä tullikäsittelystä helpompaa, pyydä myyjältä tarkat asiakirjat pienempien laskujen sijaan. Selkeä tulliselvitys on turvallisempi kuin jaettu lasku, joka ei vastaa todellista kauppaa. Jos tarvitset lähetyksen jaettuna aidosta syystä, kuten eri toimituspäivien tai eri varastopaikkojen vuoksi, varmista, että jokaisessa paketissa on vain ne tuotteet, jotka on lueteltu sen omalla laskulla.

Jos myyjä ei pysty selittämään, miten paperit vastaavat fyysisiä paketteja, älä jatka ennen kuin hän pystyy. Yksi asia, joka muuttaa neuvoa eniten, on se, onko kyseessä erilliset lähetykset vai vain erilliset laskut yhdelle lähetykselle.

Käytännön vinkki: säilytä maksutieto, josta näkyy koko maksettu summa, koska tulli voi pyytää sitä, jos laskun arvo näyttää epätavalliselta.

Tulli pyytää yleensä maksutositetta, koska tilausvahvistus ei aina riitä osoittamaan, mitä maksoit oikeasti. Tilausvahvistus voi todistaa, mitä tilasit, mutta tulli tarvitsee usein asiakirjan, josta näkyy lopullinen maksettu summa, myyjä, päivämäärä ja joskus myös toimituskulut tai alennukset.

Hyödyllisin seuraava askel on tarkistaa tarkalleen, mitä tulli tai kuljetusyhtiö pyysi. Katso sähköposti, tekstiviesti, kirje tai seurantanotifikaatio ja tarkista, pyytävätkö he:

• maksutositetta
• laskua
• ostokuittia
• maksutapahtuman selvitystä

Nämä eivät aina ole sama asia. Jos viestissä mainitaan tullin viitenumero, asianumero tai seurantanumero, lisää se jokaiseen vastaukseen, jotta he voivat yhdistää pakettisi nopeasti.

Lähetä vahvin maksutodiste, joka sinulla on, ei pelkkää tilausvahvistusta. Yleensä se tarkoittaa yhtä tai useampaa näistä:

• korttimaksun kuitti tai pankkitapahtuma, josta näkyy kauppiaan nimi, summa ja päivämäärä
• PayPalin tai muun lompakon maksutapahtuman kuitti
• myyjän lasku, jos siinä näkyy merkintä “maksettu”
• tilausvahvistus, jos siinä näkyy tuotteen kuvaus, hinta, valuutta ja tilausnumero

Hyvä maksutosite näyttää mieluiten, että tilaus on todella maksettu, ei vain tehty. Yleinen virhe on lähettää kuvakaappaus, jossa lukee vain “tilaus vahvistettu” tai “maksu odottaa”. Se ei välttämättä riitä tullille, jos siitä ei näy veloitettu summa.

Jos tilausvahvistus ja maksutieto eivät täsmää, selitä miksi. Esimerkiksi:

• jos käytit alennusta, maksukuitti näyttää alemman lopullisen summan
• jos osa tilauksesta hyvitettiin tai peruttiin, tulli voi tarvita alkuperäisen tilauksen sekä lopullisen maksutodisteen
• jos toimitus veloitettiin erikseen, lisää sekin mukaan, jos se näkyy maksutiedoissa

Jos pakettia käsittelee kuljetusyhtiö tullin puolesta, lähetä asiakirjat kuljetusyhtiön tullitiimille, ei vain myyjälle. Kuljetusyhtiö kerää usein paperit tulliselvitystä varten, joten kysy heiltä, missä muodossa he tarvitsevat ne: PDF:nä, kuvakaappauksena vai koko tiliotteen sivuna. Jos tulli otti sinuun suoraan yhteyttä, noudata heidän viestissään annettua tarkkaa lataus- tai vastaustapaa ja pidä tiedostonimet selkeinä.

Jos sinulta puuttuu asianmukainen maksukuitti, pyydä se käyttämältäsi maksupalvelulta. Tarkista korttisovellus, pankkisovellus, PayPal-tili tai muu maksutili tapahtuman tiedoista. Tallenna tilausvahvistus, maksutosite ja mahdollinen tullin viesti yhteen paikkaan siltä varalta, että he kysyvät uudelleen.

Käytännön vinkki: Käytä yhtä tiedostoa tai viestiä, josta näkyvät selvästi tilausnumero, tuote, maksettu kokonaissumma, päivämäärä ja maksutapa, koska tullivirkailijat voivat hylätä asiakirjat, jotka eivät yhdistä maksua pakettiin.

Pyydä myyjältä korjattua laskua heti, kun huomaat virheen. Jos laskua käytetään tullissa tai kirjanpidossa, väärä määrä tai yrityksen nimi voi johtaa siihen, että asiakirja hylätään, joten älä luota alkuperäiseen laskuun, jos tiedät jo, että se on väärä.

Aloita myyjästä, koska yleensä vain hän voi antaa laskun uudelleen. Lähetä selkeä viesti, jossa on:

• tilausnumero
• laskun numero ja päivämäärä
• tarkka virhe
• tarkka korjaus, jota tarvitset

Pyydä esimerkiksi vaihtamaan väärä yrityksen nimi koko viralliseen yritysnimeesi tai korjaamaan määrä niin, että se vastaa tilausta ja paketin sisältöä. Jos tarvitset laskun liiketoiminnan kirjanpitoon, lisää VAT-tunnuksesi tai yrityksen rekisteröintitiedot, jos myyjällä on ne tallessa.

Tarkista seuraavat asiat ennen kuin lähetät pyynnön:

• Vastaako laskussa oleva nimi täsmälleen virallista yritysnimeäsi, mukaan lukien mahdollinen oikeudellinen muoto kuten Ltd, GmbH, SARL tai vastaava?
• Vastaako laskun määrä tilausvahvistusta ja todella vastaanottamiasi tavaroita?
• Käytetäänkö laskua tulliselvitykseen, tuonnin VAT:iin tai kirjanpitoon? Jos kyllä, korjaus on tärkeämpi, ja vastaanottava viranomainen voi vaatia, että korjattu asiakirja vastaa tilauksen tietoja.

Jos myyjä voi antaa laskun uudelleen, pyydä uutta laskua, joka korvaa selvästi vanhan. Jos hän ei voi muuttaa alkuperäistä laskua, kysy, minkä korjausasiakirjan hän voi antaa sen sijaan, kuten korjatun laskun, hyvityslaskun tai kirjallisen korjauksen, jossa viitataan alkuperäisen laskun numeroon. Se, hyväksyykö tulli, kirjanpitäjäsi tai verotoimisto tällaisen asiakirjan, riippuu maasta ja laskun käyttötarkoituksesta, joten tarkista tarkka vaatimus siltä viranomaiselta, joka käyttää asiakirjaa.

Jos tulli on mukana, tallenna lasku, tilausvahvistus, seurantanumero ja mahdollinen tullin ilmoitus ennen kuin pyydät korjausta. Jos paketti on vielä tullissa, käytä viestissäsi paketin viitenumeroa tai seurantanumeroa, jotta myyjä voi yhdistää korjauksen lähetykseen. Jos paketti on jo tulliselvitetty, korjattu lasku voi silti auttaa kirjanpidossasi, mutta se ei välttämättä muuta tuontiprosessia.

Jos myyjä kieltäytyy, vastaa vielä kerran ja pyydä häntä kertomaan kirjallisesti, miksi hän ei korjaa asiakirjaa. Ota sitten yhteyttä tilauksen markkinapaikan tukeen ja kerro, että myyjä antoi laskun, jossa on väärä yrityksen nimi tai määrä, ja että tarvitset käyttökelpoisen laskun tullia tai kirjanpitoa varten. Liitä mukaan tilausnumero, laskun numero sekä kopiot sekä virheellisestä laskusta että tilausvahvistuksesta. Jos markkinapaikka ei auta, seuraava askel riippuu siitä, miksi tarvitset korjatun laskun: vero- tai kirjanpitotarkoituksiin kysy kirjanpitäjältäsi tai paikalliselta verotoimistolta, minkä korjausasiakirjan he hyväksyvät; tulliasioissa kysy tullilta tai pakettia käsittelevältä tullivälittäjältä.

Käytännön vinkki: säilytä yhdessä kansiossa tilausvahvistus, alkuperäinen lasku, myyjälle lähetetty korjauspyyntö ja myyjän vastaus, koska nämä neljä asiakirjaa ovat yleensä nopein tapa todistaa, mitä tilattiin ja mikä oli väärin.

Yleensä ei: jos lähetys on aidosti tarkoitettu myymälään, esillepanoon, testaukseen tai jälleenmyyntiin, tulli voi silti käsitellä sitä kaupallisena tuontina ja periä tuontiarvonlisäveron, tullin ja mahdolliset käsittelymaksut. Pelkkä kutsuminen “näytteeksi” ei automaattisesti tee siitä tullitonta.

Tärkeintä on, miten tavarat on ilmoitettu, mihin niitä वास्तवisuudessa käytetään ja miten kohdemaan tullisäännöt käsittelevät kyseistä tavaralajia. Sama lähetys voidaan käsitellä eri tavoin, jos se on ilmainen näyte ilman myyntiarvoa, vain esittelyyn tarkoitettu demoyksikkö tai jälleenmyyntiin tarkoitettu varasto.

Toimi ensin näin:

• Tarkista myyjän lasku tai pro forma -lasku. Siinä pitäisi kuvata tuote oikein, eikä siinä pitäisi vain lukea “sample”, jos kyseessä on tavallinen vähittäistuote.
• Varmista ilmoitettu arvo ja määrä. Tulli katsoo usein näitä tietoja ensin. Korkea-arvoinen “näyte” voidaan silti verottaa kaupallisena lähetyksenä.
• Tallenna tilaus­sivu ja kaikki viestit, joissa myyjä sanoo tuotteen olevan näyte, demoyksikkö tai ei jälleenmyyntiin. Jos tulli kysyy lähetyksestä, tuo sanamuoto auttaa selittämään aiotun käyttötarkoituksen.
• Jos tuot tavaraa myymälää varten, tarkista ennen luovutusta, tarvitsetko maassasi maahantuojan numeron tai yrityksen ALV/EORI-tyyppisen rekisteröinnin. Tämä riippuu kohdemaasta ja käytetystä tullimenettelystä.

Jos tuote on aidosti ilmainen näyte, pyydä myyjää lisäämään:

• selkeä kuvaus tavaroista
• todellinen yksikköarvo, vaikka se olisi alennettu
• aiottu käyttötarkoitus, kuten “sample for evaluation” tai “demo unit for display”
• lähettäjän ja vastaanottajan yritystiedot, jos ne ovat olennaisia

Jos tuote on myymäläsi varastoa, älä luota sanaan “sample” välttääksesi maksut. Tulli voi luokitella sen kaupalliseksi tavaraksi, koska se tulee yrityksen toimitusketjuun. Siinä tapauksessa turvallisin oletus on, että normaalit tuontimaksut voivat tulla maksettaviksi.

Jos tulli tai kuljetusyhtiö pyytää asiakirjoja, vastaa seuraavilla:

• lasku tai pro forma -lasku
• tilausvahvistus
• seurantanumero
• lyhyt selitys siitä, ovatko tavarat jälleenmyyntiin, esillepanoon vai testaukseen
• yrityksesi tunnistenumero, jos maassasi käytetään sellaista tuonnissa

Jos et ole vielä lähettänyt tavaraa, hyödyllisin tarkistus on oman maasi tulliviranomaiselta tai lähetyksen hoitavalta tullivälittäjältä. Kysy, voidaanko tämän tyyppinen näyte tai demoyksikkö tuoda ei-kaupallisena tavarana ja mitä tarkkaa ilmoitusta he tarvitsevat. Kysy nimenomaan, mitä sanamuotoa, arvoa ja asiakirjoja he haluavat HS-/tullikoodillesi ja lähetyksen tyypille.

Jos lähetys on jo matkalla ja saat tulli-ilmoituksen, älä jätä sitä huomiotta. Ilmoituksessa kerrotaan yleensä, mitä tulli pitää lähetyksenä, mikä asiakirja puuttuu ja pitääkö sinun maksaa maksuja vai toimittaa todiste ei-kaupallisesta käytöstä.

Käytännön vinkki: säilytä yksi kuvakaappaus tuotteen ilmoituksesta ja yksi kopio laskusta yhdessä, koska tullin päätökset perustuvat usein juuri tarkkaan kuvaukseen ja ilmoitettuun arvoon.

Sinun kannattaa vastata kuljetusyhtiölle mahdollisimman pian ja antaa heille tuontitiedot, joita he tarvitsevat paketin tullauksen hoitamiseksi. Monissa tapauksissa “business import declaration” tarkoittaa, että lähetys käsitellään kaupallisena tuontina, joten kuljetusyhtiö tarvitsee yrityksen vastaanottajatiedot, ei pelkkää paketin numeroa.

Tarkista ensin, mitä kuljetusyhtiö oikeastaan pyytää seurannan päivityksessä, tekstiviestissä, sähköpostissa tai tullin ilmoituksessa.

• Jos se pyytää yritystietoja, lähetä maahantuojan tiedot: yrityksen nimi, täydellinen osoite, yhteystiedot ja mahdollinen VAT/EORI- tai muu maasi käyttämä tuontiveronumero.
• Jos ostit tuotteen yksityishenkilönä, kerro kuljetusyhtiölle selvästi, että kyseessä on henkilökohtainen ostos, ja kysy, voivatko he muuttaa ilmoituksen yritystuonnista yksityistuonniksi.
• Jos myyjä laskutti sen yritystilauksena, kuljetusyhtiö voi nojata siihen laskuun. Siinä tapauksessa saatat tarvita myyjää korjaamaan laskun tai lähetyksen tiedot.

Hyödyllisimmät valmiina pidettävät asiakirjat ovat:

• tilausvahvistus
• kauppalasku tai myyjän lasku
• seurantanumero
• kaikki kuljetusyhtiön viestit, joissa mainitaan “business import declaration”, “commercial import” tai tullin pidätys

Nämä tiedot ovat tärkeitä, koska tullaus perustuu yleensä laskun tietoihin ja vastaanottajan tietoihin. Ostajan tyypin ja paperien välinen ristiriita voi viivästyttää pakettia, vaikka olisit jo maksanut tavarat.

Ota sitten yhteyttä kuljetusyhtiöön ja kysy kolme tarkkaa kysymystä:

• Mitä tarkkoja tietoja tarvitsette minulta ilmoituksen viimeistelemiseksi?
• Käsitelläänkö tämä paketti yritystuontina vai yksityistuontina?
• Tarvitsetteko myyjää korjaamaan laskun tai lähetyksen tiedot?

Jos kuljetusyhtiö pyytää yrityksen rekisterinumeroa, VAT-numeroa tai EORI-numeroa, lähetä vain se numero, joka koskee yritystäsi ja maatasi. Jos sinulla ei ole sellaista, kysy, voidaanko paketti silti tullata yksityistuontina vai pitääkö lähettäjän lähettää paperit uudelleen.

Jos laskussa näkyy yrityksen nimi, mutta ostit tuotteen yksityishenkilönä, tai jos toimitusosoite on kotiosoitteesi mutta lähetys ilmoitetaan yritystuontina, tällainen ristiriita on tavallinen viivästyksen syy. Kysy kuljetusyhtiöltä, voidaanko ilmoituksen tyyppi vaihtaa ennen kuin tulli saa käsittelyn valmiiksi.

Jos kuljetusyhtiö sanoo, ettei se voi jatkaa ilman puuttuvia yritystietoja, ota samalla yhteyttä myyjään ja pyydä:

• korjattua laskua
• tavaroiden kuvausta
• ilmoitettua arvoa ja valuuttaa
• ostajan/maahantuojan nimeä, jota lähetyksessä käytettiin

Säilytä kuvakaappaukset tai kopiot kaikista viesteistä. Jos paketti myöhemmin jumittuu, nämä viestit auttavat osoittamaan, mitä tietoja annoit ja milloin.

Käytännön vinkki: tallenna kuljetusyhtiön tullipyynnön täsmällinen sanamuoto, koska “business import declaration” voi tarkoittaa eri asioita sen mukaan, tarvitsevatko he verotunnistetietoja, laskun korjausta vai muutosta yritystullauksesta yksityistullaukseen.

Kyllä — jos myyjä lähetti vähemmän yksiköitä kuin laskussa tai tilauksessa lukee, voit yleensä pyytää hyvitystä puuttuvasta määrästä tai vaihtotuotetta, jos se on sinulle mieluisampi vaihtoehto. Tärkeintä on käsitellä asia osittaisena toimituksena tai vajaatuotteena ja todistaa, mitä puuttui.

Aloita tarkistamalla tilauksen tiedot ja paketin sisältö rinnakkain. Hyödyllisin tieto ei ole vain lasku, vaan alkuperäinen tilausvahvistus, pakkauslista ja kaikki seurantatiedot juuri siitä paketista, jonka sait. Joskus laskussa näkyy koko tilaus, mutta myyjä on jakanut lähetyksen useaan pakettiin. Jos seuranta näyttää useamman paketin tai myyjä ilmoitti erillisestä lähetyksestä, älä vielä oleta, että puuttuvia yksiköitä ei ole maksettu.

Toimi nyt näin:

• Laske tuotteet ja vertaa niitä tilausvahvistukseen ja laskuun.
• Säilytä ulkopakkaus, sisäpakkaus, tarrat ja mahdollinen pakkauslista.
• Ota selkeät kuvat siitä, mitä saapui, etenkin jos paketti oli normaalisti sinetöity ja sisällä oli silti vähemmän tuotteita kuin odotit.
• Tallenna lasku, tilausnumero, seurantanumero ja kaikki myyjän viestit lähetyksestä.

Ota sitten ensin yhteyttä myyjään, koska hän voi yleensä korjata tilauksen. Kerro selvästi:

• mitä tilasit,
• mitä puuttui,
• että laskussa/tilauksessa näkyy suurempi määrä kuin paketissa oli,
• ja mitä tulosta haluat: osittaisen hyvityksen, vaihtotuotteen tai vahvistuksen siitä, että puuttuvat yksiköt ovat tulossa toisessa paketissa.

Liitä mukaan tilausnumerosi ja todisteet. Jos myyjä suostuu, pyydä häntä vahvistamaan hyvityksen määrä kirjallisesti ennen kuin suljet asian.

Jos myyjä sanoo, että puuttuvat yksiköt lähetettiin erikseen, tarkista seuranta ja mahdollinen lähetysilmoitus toisen paketin numeron tai toisen lähetyspäivän varalta. Jos merkkejä toisesta paketista ei ole, pyydä myyjää kertomaan, lähettääkö hän puuttuvat tuotteet uudelleen vai hyvittääkö ne.

Jos myyjä kieltäytyy, ei vastaa tai tarjoaa vain vastauksen, joka ei korjaa vajetta, avaa riita-asia tai reklamaatio markkinapaikan tai käyttämäsi maksupalvelun kautta. Se, mitä kautta toimit, riippuu siitä, missä maksoit:

• Jos maksoit markkinapaikassa, käytä tilauksen riita- tai reklamaatioprosessia ja liitä mukaan tilausvahvistus, lasku, kuvat ja myyjän vastaus.
• Jos maksoit kortilla, PayPalilla tai muulla maksutavalla, tarkista kyseisen palvelun maksutapahtuman riitaprosessi ja vaatimusaika kohdasta “tuotteita ei ole saatu” tai “osittainen toimitus”. Määräaika riippuu maksupalvelusta ja ostopäivästä, joten tarkista se maksutapahtuman sivulta tai kortinhaltijan ehdoista arvaamisen sijaan.

Tärkein todiste on näyttö siitä, että paketin sisältö oli vajaa, ei vain se, että laskussa oli suurempi määrä. Kuva tai video avaamattomasta paketista ja purkamisesta voi auttaa, mutta lasku, tilausvahvistus ja myyjän viestit ovat yleensä keskeiset asiakirjat.

Käytännön vinkki: ennen kuin avaat riidan, kirjoita ylös puuttuva tarkka määrä ja myyjän lupaama määrä yhteen muistiinpanoon, jotta voit käyttää samoja lukuja kaikissa viesteissä.