Pyydä myyjältä korjattua laskua heti, kun huomaat virheen. Jos laskua käytetään tullissa tai kirjanpidossa, väärä määrä tai yrityksen nimi voi johtaa siihen, että asiakirja hylätään, joten älä luota alkuperäiseen laskuun, jos tiedät jo, että se on väärä.
Aloita myyjästä, koska yleensä vain hän voi antaa laskun uudelleen. Lähetä selkeä viesti, jossa on:
- tilausnumero
- laskun numero ja päivämäärä
- tarkka virhe
- tarkka korjaus, jota tarvitset
Pyydä esimerkiksi vaihtamaan väärä yrityksen nimi koko viralliseen yritysnimeesi tai korjaamaan määrä niin, että se vastaa tilausta ja paketin sisältöä. Jos tarvitset laskun liiketoiminnan kirjanpitoon, lisää VAT-tunnuksesi tai yrityksen rekisteröintitiedot, jos myyjällä on ne tallessa.
Tarkista seuraavat asiat ennen kuin lähetät pyynnön:
- Vastaako laskussa oleva nimi täsmälleen virallista yritysnimeäsi, mukaan lukien mahdollinen oikeudellinen muoto kuten Ltd, GmbH, SARL tai vastaava?
- Vastaako laskun määrä tilausvahvistusta ja todella vastaanottamiasi tavaroita?
- Käytetäänkö laskua tulliselvitykseen, tuonnin VAT:iin tai kirjanpitoon? Jos kyllä, korjaus on tärkeämpi, ja vastaanottava viranomainen voi vaatia, että korjattu asiakirja vastaa tilauksen tietoja.
Jos myyjä voi antaa laskun uudelleen, pyydä uutta laskua, joka korvaa selvästi vanhan. Jos hän ei voi muuttaa alkuperäistä laskua, kysy, minkä korjausasiakirjan hän voi antaa sen sijaan, kuten korjatun laskun, hyvityslaskun tai kirjallisen korjauksen, jossa viitataan alkuperäisen laskun numeroon. Se, hyväksyykö tulli, kirjanpitäjäsi tai verotoimisto tällaisen asiakirjan, riippuu maasta ja laskun käyttötarkoituksesta, joten tarkista tarkka vaatimus siltä viranomaiselta, joka käyttää asiakirjaa.
Jos tulli on mukana, tallenna lasku, tilausvahvistus, seurantanumero ja mahdollinen tullin ilmoitus ennen kuin pyydät korjausta. Jos paketti on vielä tullissa, käytä viestissäsi paketin viitenumeroa tai seurantanumeroa, jotta myyjä voi yhdistää korjauksen lähetykseen. Jos paketti on jo tulliselvitetty, korjattu lasku voi silti auttaa kirjanpidossasi, mutta se ei välttämättä muuta tuontiprosessia.
Jos myyjä kieltäytyy, vastaa vielä kerran ja pyydä häntä kertomaan kirjallisesti, miksi hän ei korjaa asiakirjaa. Ota sitten yhteyttä tilauksen markkinapaikan tukeen ja kerro, että myyjä antoi laskun, jossa on väärä yrityksen nimi tai määrä, ja että tarvitset käyttökelpoisen laskun tullia tai kirjanpitoa varten. Liitä mukaan tilausnumero, laskun numero sekä kopiot sekä virheellisestä laskusta että tilausvahvistuksesta. Jos markkinapaikka ei auta, seuraava askel riippuu siitä, miksi tarvitset korjatun laskun: vero- tai kirjanpitotarkoituksiin kysy kirjanpitäjältäsi tai paikalliselta verotoimistolta, minkä korjausasiakirjan he hyväksyvät; tulliasioissa kysy tullilta tai pakettia käsittelevältä tullivälittäjältä.
Käytännön vinkki: säilytä yhdessä kansiossa tilausvahvistus, alkuperäinen lasku, myyjälle lähetetty korjauspyyntö ja myyjän vastaus, koska nämä neljä asiakirjaa ovat yleensä nopein tapa todistaa, mitä tilattiin ja mikä oli väärin.
