Cereți vânzătorului o factură corectată imediat ce observați greșeala. Dacă factura este folosită pentru vamă sau contabilitate, cantitatea greșită sau numele greșit al companiei pot duce la respingerea documentului, așa că nu vă bazați pe factura originală dacă știți deja că este greșită.
Începeți cu vânzătorul, deoarece de obicei doar el poate emite din nou factura. Trimiteți un mesaj clar care să includă:
- numărul comenzii
- numărul și data facturii
- eroarea exactă
- corecția exactă de care aveți nevoie
De exemplu, cereți-le să înlocuiască numele greșit al companiei cu numele complet legal al companiei dvs. sau să corecteze cantitatea astfel încât să corespundă comenzii și conținutului coletului. Dacă aveți nevoie de factură pentru evidența firmei, includeți codul dvs. VAT sau datele de înregistrare ale companiei, dacă vânzătorul le are deja în evidență.
Verificați următoarele înainte de a trimite cererea:
- Numele de pe factură corespunde exact numelui legal al companiei dvs., inclusiv orice formă juridică precum Ltd, GmbH, SARL sau similar?
- Cantitatea de pe factură corespunde confirmării comenzii și bunurilor pe care le-ați primit efectiv?
- Factura este folosită pentru vămuire, TVA la import sau contabilitate? Dacă da, corecția contează mai mult, iar biroul care o primește poate cere ca documentul revizuit să corespundă detaliilor comenzii.
Dacă vânzătorul poate emite din nou factura, cereți o factură nouă care să o înlocuiască în mod clar pe cea veche. Dacă nu poate modifica factura originală, întrebați ce document de corecție poate furniza în schimb, cum ar fi o factură corectată, o notă de credit sau o corecție scrisă care face trimitere la numărul facturii originale. Dacă vama, contabilul dvs. sau biroul fiscal acceptă acel document depinde de țară și de scopul facturii, așa că verificați cerința exactă la biroul care îl va folosi.
Dacă este implicată vama, salvați factura, confirmarea comenzii, numărul de urmărire și orice notificare vamală înainte de a cere corecția. Dacă coletul este încă la vamă, folosiți în mesaj referința coletului sau numărul de urmărire, astfel încât vânzătorul să poată lega corecția de expediere. Dacă coletul a trecut deja de vamă, factura corectată vă poate ajuta în continuare la evidențe, dar este posibil să nu schimbe procesul de import.
Dacă vânzătorul refuză, răspundeți încă o dată și cereți-i să precizeze în scris de ce nu va corecta documentul. Apoi contactați suportul marketplace-ului pentru comandă și explicați că vânzătorul a emis o factură cu numele companiei sau cantitatea greșită și că aveți nevoie de o factură utilizabilă pentru vamă sau contabilitate. Includeți numărul comenzii, numărul facturii și copii ale facturii incorecte și ale confirmării comenzii. Dacă marketplace-ul nu vă ajută, următorul pas depinde de motivul pentru care aveți nevoie de factura corectată: pentru scopuri fiscale/contabile, întrebați contabilul sau biroul fiscal local ce document de corecție acceptă; pentru vamă, întrebați biroul vamal sau brokerul vamal care se ocupă de colet.
Practical tip: păstrați un singur folder cu confirmarea comenzii, factura originală, cererea de corecție către vânzător și răspunsul vânzătorului, deoarece aceste patru elemente sunt de obicei cea mai rapidă modalitate de a dovedi ce s-a comandat și ce a fost greșit.
