Hata fark ettiğiniz anda satıcıdan düzeltilmiş bir fatura isteyin. Fatura gümrük veya muhasebe için kullanılıyorsa, yanlış miktar ya da şirket adı belgenin reddedilmesine neden olabilir; bu yüzden faturanın yanlış olduğunu biliyorsanız orijinal faturaya güvenmeyin.
Genellikle faturayı yeniden düzenleyebilecek tek taraf satıcı olduğu için önce satıcıyla başlayın. Şu bilgileri içeren net bir mesaj gönderin:
- sipariş numarası
- fatura numarası ve tarihi
- tam hata
- ihtiyacınız olan tam düzeltme
Örneğin, yanlış şirket adının tam yasal şirket adınızla değiştirilmesini ya da miktarın sipariş ve paket içeriğiyle uyumlu olacak şekilde düzeltilmesini isteyin. Faturayı iş kayıtları için kullanacaksanız, satıcının kayıtlarında varsa KDV numaranızı veya şirket kayıt bilgilerinizi ekleyin.
Talebi göndermeden önce şunları kontrol edin:
- Faturadaki ad, Ltd, GmbH, SARL veya benzeri yasal şekiller dahil olmak üzere, yasal işletme adınızla tam olarak eşleşiyor mu?
- Faturadaki miktar, sipariş onayı ve gerçekten teslim aldığınız ürünlerle eşleşiyor mu?
- Fatura gümrük işlemleri, ithalat KDV’si veya muhasebe için mi kullanılıyor? Eğer öyleyse, düzeltme daha önemlidir ve belgeyi alacak kurum, revize edilmiş belgenin sipariş ayrıntılarıyla eşleşmesini isteyebilir.
Satıcı faturayı yeniden düzenleyebiliyorsa, eski faturanın yerine geçecek yeni bir fatura isteyin. Orijinal faturayı değiştiremiyorlarsa, bunun yerine hangi düzeltme belgesini verebileceklerini sorun; örneğin düzeltilmiş fatura, alacak notu veya orijinal fatura numarasına atıf yapan yazılı bir düzeltme. Gümrük, muhasebeciniz veya vergi dairenizin bu belgeyi kabul edip etmeyeceği ülkeye ve faturanın kullanım amacına bağlıdır; bu nedenle belgeyi kullanacak kurumla tam gerekliliği kontrol edin.
Gümrük sürece dahilse, düzeltme istemeden önce faturayı, sipariş onayını, takip numarasını ve varsa gümrük bildirimini saklayın. Paket hâlâ gümrükteyse, mesajınızda paket referansını veya takip numarasını kullanın; böylece satıcı düzeltmeyi gönderiyle ilişkilendirebilir. Paket gümrükten geçmişse, düzeltilmiş fatura kayıtlarınız için yine de faydalı olabilir, ancak ithalat sürecini değiştirmeyebilir.
Satıcı reddederse, bir kez daha yanıt verin ve belgenin neden düzeltilmeyeceğini yazılı olarak açıklamalarını isteyin. Ardından sipariş için pazar yeri desteğiyle iletişime geçin ve satıcının yanlış şirket adı veya miktarla fatura düzenlediğini, gümrük veya muhasebe için kullanılabilir bir faturaya ihtiyacınız olduğunu açıklayın. Sipariş numarasını, fatura numarasını ve hem yanlış faturanın hem de sipariş onayının kopyalarını ekleyin. Pazar yeri yardımcı olmazsa, düzeltilmiş faturaya neden ihtiyaç duyduğunuza göre sonraki adım değişir: vergi/muhasebe için, muhasebecinize veya yerel vergi dairenize hangi düzeltme belgesini kabul edeceklerini sorun; gümrük için, gümrük ofisine veya paketi yöneten gümrük müşavirine sorun.
Practical tip: Sipariş onayı, orijinal fatura, satıcının düzeltme talebi ve satıcının yanıtını tek bir klasörde saklayın; çünkü bunlar genellikle neyin sipariş edildiğini ve neyin yanlış olduğunu kanıtlamanın en hızlı yoludur.
