Vraag de verkoper om een gecorrigeerde factuur zodra u de fout opmerkt. Als de factuur wordt gebruikt voor douane of boekhouding, kan de verkeerde hoeveelheid of bedrijfsnaam ertoe leiden dat het document wordt afgewezen, dus vertrouw niet op de originele factuur als u al weet dat die onjuist is.
Begin bij de verkoper, omdat die meestal de enige is die de factuur opnieuw kan uitgeven. Stuur een duidelijke boodschap met:
- het bestelnummer
- het factuurnummer en de factuurdatum
- de exacte fout
- de exacte correctie die u nodig hebt
Vraag hen bijvoorbeeld om de verkeerde bedrijfsnaam te vervangen door uw volledige wettelijke bedrijfsnaam, of om de hoeveelheid te corrigeren zodat die overeenkomt met de bestelling en de inhoud van het pakket. Als u de factuur nodig hebt voor zakelijke administratie, voeg dan uw btw-nummer of bedrijfsregistratiegegevens toe als de verkoper die al in zijn bestand heeft.
Controleer het volgende voordat u het verzoek verstuurt:
- Komt de naam op de factuur exact overeen met uw wettelijke bedrijfsnaam, inclusief een rechtsvorm zoals Ltd, GmbH, SARL of iets dergelijks?
- Komt de hoeveelheid op de factuur overeen met de orderbevestiging en de goederen die u daadwerkelijk hebt ontvangen?
- Wordt de factuur gebruikt voor douaneafhandeling, invoer-btw of boekhouding? Zo ja, dan is de correctie belangrijker, en kan het ontvangende kantoor eisen dat het herziene document overeenkomt met de bestelgegevens.
Als de verkoper de factuur opnieuw kan uitgeven, vraag dan om een nieuwe factuur die de oude duidelijk vervangt. Als zij de originele factuur niet kunnen wijzigen, vraag dan welk correctiedocument zij in plaats daarvan kunnen geven, zoals een gecorrigeerde factuur, een creditnota of een schriftelijke correctie met verwijzing naar het originele factuurnummer. Of de douane, uw accountant of uw belastingdienst dat document accepteert, hangt af van het land en het doel van de factuur, dus controleer de exacte eis bij het kantoor dat het document zal gebruiken.
Als de douane erbij betrokken is, bewaar dan de factuur, orderbevestiging, trackingnummer en eventuele douanekennisgeving voordat u om een correctie vraagt. Als het pakket nog bij de douane ligt, gebruik dan het pakketreferentienummer of trackingnummer in uw bericht, zodat de verkoper de correctie aan de zending kan koppelen. Als het pakket al door de douane is gegaan, kan de gecorrigeerde factuur nog steeds helpen voor uw administratie, maar het kan het invoerproces mogelijk niet meer veranderen.
Als de verkoper weigert, reageer dan nog één keer en vraag hen schriftelijk te vermelden waarom zij het document niet willen corrigeren. Neem daarna contact op met de marketplace-ondersteuning voor de bestelling en leg uit dat de verkoper een factuur heeft uitgegeven met de verkeerde bedrijfsnaam of hoeveelheid en dat u een bruikbare factuur nodig hebt voor douane of boekhouding. Voeg het bestelnummer, factuurnummer en kopieën van zowel de onjuiste factuur als de orderbevestiging toe. Als de marketplace niet helpt, hangt uw volgende stap af van waarom u de gecorrigeerde factuur nodig hebt: voor belasting-/boekhoudkundige doeleinden vraagt u uw accountant of lokale belastingdienst welk correctiedocument zij accepteren; voor douane vraagt u het douanekantoor of de douane-expediteur die het pakket behandelt.
Practical tip: bewaar één map met de orderbevestiging, de originele factuur, uw correctieverzoek aan de verkoper en het antwoord van de verkoper, omdat die vier items meestal de snelste manier zijn om te bewijzen wat er is besteld en wat er fout was.
