Попросіть продавця про виправлений рахунок-фактуру, щойно помітите помилку. Якщо рахунок-фактура використовується для митниці або бухгалтерського обліку, неправильна кількість або назва компанії можуть стати причиною відхилення документа, тож не покладайтеся на оригінальний рахунок-фактуру, якщо вже знаєте, що він неправильний.
Почніть із продавця, тому що зазвичай лише він може перевипустити рахунок-фактуру. Надішліть чітке повідомлення, яке містить:
- номер замовлення
- номер і дату рахунку-фактури
- точну помилку
- точне виправлення, яке вам потрібно
Наприклад, попросіть замінити неправильну назву компанії на вашу повну офіційну назву або виправити кількість так, щоб вона збігалася із замовленням і вмістом посилки. Якщо вам потрібен рахунок-фактура для бізнес-обліку, додайте свій VAT ID або реєстраційні дані компанії, якщо продавець має їх у своїй базі.
Перед тим як надсилати запит, перевірте таке:
- Чи збігається назва в рахунку-фактурі з вашою офіційною назвою компанії точно, включно з будь-якою юридичною формою, такою як Ltd, GmbH, SARL або подібна?
- Чи збігається кількість у рахунку-фактурі з підтвердженням замовлення та товарами, які ви фактично отримали?
- Чи використовується рахунок-фактура для митного оформлення, імпортного VAT або бухгалтерського обліку? Якщо так, виправлення важливіше, і орган, який отримує документ, може вимагати, щоб переглянутий документ збігався з даними замовлення.
Якщо продавець може перевипустити рахунок-фактуру, попросіть новий рахунок-фактуру, який чітко замінює старий. Якщо він не може змінити оригінальний рахунок-фактуру, запитайте, який документ із виправленням він може надати замість нього, наприклад виправлений рахунок-фактуру, кредит-ноту або письмове виправлення з посиланням на номер оригінального рахунку-фактури. Чи прийме такий документ митниця, ваш бухгалтер або податкова служба, залежить від країни та мети рахунку-фактури, тому перевірте точну вимогу в органі, який буде його використовувати.
Якщо залучена митниця, збережіть рахунок-фактуру, підтвердження замовлення, номер відстеження та будь-яке митне повідомлення, перш ніж просити про виправлення. Якщо посилка ще на митниці, використайте в повідомленні номер посилки або номер відстеження, щоб продавець міг пов’язати виправлення з відправленням. Якщо посилка вже пройшла митницю, виправлений рахунок-фактура все ще може допомогти для ваших записів, але може не змінити процес імпорту.
Якщо продавець відмовляється, ще раз відповідайте й попросіть його письмово пояснити, чому він не буде виправляти документ. Потім зверніться до служби підтримки маркетплейсу щодо замовлення та поясніть, що продавець виставив рахунок-фактуру з неправильною назвою компанії або кількістю і що вам потрібен придатний для використання рахунок-фактура для митниці або бухгалтерського обліку. Додайте номер замовлення, номер рахунку-фактури та копії як неправильного рахунку-фактури, так і підтвердження замовлення. Якщо маркетплейс не допоможе, ваш наступний крок залежить від того, навіщо вам потрібен виправлений рахунок-фактура: для податкових або бухгалтерських цілей запитайте у свого бухгалтера або місцевої податкової служби, який документ із виправленням вони приймуть; для митниці запитайте в митниці або в митного брокера, який обробляє посилку.
Практична порада: зберігайте в одній папці підтвердження замовлення, оригінальний рахунок-фактуру, запит на виправлення продавцю та відповідь продавця, тому що ці чотири документи зазвичай найшвидше допомагають довести, що було замовлено і що саме було неправильним.
