Bed sælgeren om en rettet faktura, så snart du opdager fejlen. Hvis fakturaen bruges til told eller regnskab, kan det forkerte antal eller firmanavn få dokumentet afvist, så stol ikke på den oprindelige faktura, hvis du allerede ved, at den er forkert.
Start med sælgeren, fordi det normalt kun er dem, der kan udstede fakturaen igen. Send en tydelig besked, der indeholder:
- ordrenummeret
- fakturanummeret og datoen
- den præcise fejl
- den præcise rettelse, du har brug for
Bed dem for eksempel om at erstatte det forkerte firmanavn med dit fulde juridiske firmanavn eller om at rette antallet, så det stemmer med ordren og pakkens indhold. Hvis du har brug for fakturaen til virksomhedsregnskab, så medtag dit VAT ID eller dine virksomhedsregistreringsoplysninger, hvis sælgeren har dem i deres system.
Tjek følgende, før du sender anmodningen:
- Stemmer navnet på fakturaen helt nøjagtigt med dit juridiske firmanavn, inklusive eventuel juridisk form som Ltd, GmbH, SARL eller lignende?
- Stemmer antallet på fakturaen med ordrebekræftelsen og de varer, du faktisk har modtaget?
- Bliver fakturaen brugt til toldbehandling, import-VAT eller bogføring? Hvis ja, er rettelsen vigtigere, og den modtagende myndighed kan kræve, at det reviderede dokument stemmer med ordreoplysningerne.
Hvis sælgeren kan udstede fakturaen igen, så bed om en ny faktura, der tydeligt erstatter den gamle. Hvis de ikke kan ændre den oprindelige faktura, så spørg, hvilket korrigerende dokument de kan give i stedet, for eksempel en rettet faktura, en kreditnota eller en skriftlig rettelse med henvisning til det oprindelige fakturanummer. Om told, din revisor eller skattemyndigheden accepterer det dokument, afhænger af landet og formålet med fakturaen, så tjek det præcise krav hos den myndighed, der skal bruge det.
Hvis told er involveret, så gem fakturaen, ordrebekræftelsen, sporingsnummeret og eventuel toldmeddelelse, før du beder om en rettelse. Hvis pakken stadig er i tolden, så brug pakkereferencen eller sporingsnummeret i din besked, så sælgeren kan knytte rettelsen til forsendelsen. Hvis pakken allerede er gået gennem tolden, kan den rettede faktura stadig hjælpe i dit regnskab, men den ændrer måske ikke importprocessen.
Hvis sælgeren nægter, så svar én gang til og bed dem om skriftligt at oplyse, hvorfor de ikke vil rette dokumentet. Kontakt derefter markedspladsens support for ordren og forklar, at sælgeren har udstedt en faktura med forkert firmanavn eller antal, og at du har brug for en brugbar faktura til told eller regnskab. Medtag ordrenummeret, fakturanummeret og kopier af både den forkerte faktura og ordrebekræftelsen. Hvis markedspladsen ikke hjælper, afhænger dit næste skridt af, hvorfor du har brug for den rettede faktura: til skatte-/regnskabsformål skal du spørge din revisor eller den lokale skattemyndighed, hvilket korrigerende dokument de vil acceptere; til told skal du spørge toldmyndigheden eller den toldagent, der håndterer pakken.
Praktisk tip: gem én mappe med ordrebekræftelsen, den oprindelige faktura, sælgerens anmodning om rettelse og sælgerens svar, fordi de fire ting normalt er den hurtigste måde at bevise, hvad der blev bestilt, og hvad der var forkert.
