Paprašykite pardavėjo pataisytos sąskaitos faktūros iš karto, kai tik pastebite klaidą. Jei sąskaita faktūra naudojama muitinei arba apskaitai, neteisingas kiekis ar įmonės pavadinimas gali lemti, kad dokumentas bus atmestas, todėl nesiremkite originalia sąskaita faktūra, jei jau žinote, kad ji neteisinga.
Pradėkite nuo pardavėjo, nes paprastai tik jis gali iš naujo išrašyti sąskaitą faktūrą. Siųskite aiškią žinutę, kurioje būtų:
- užsakymo numeris
- sąskaitos faktūros numeris ir data
- tiksli klaida
- tikslus pataisymas, kurio jums reikia
Pavyzdžiui, paprašykite pakeisti neteisingą įmonės pavadinimą į visą jūsų oficialų įmonės pavadinimą arba pataisyti kiekį, kad jis sutaptų su užsakymu ir siuntos turiniu. Jei sąskaitos faktūros reikia verslo apskaitai, nurodykite savo PVM mokėtojo kodą arba įmonės registracijos duomenis, jei pardavėjas juos turi savo sistemoje.
Prieš siųsdami prašymą, patikrinkite šiuos dalykus:
- Ar sąskaitoje faktūroje nurodytas pavadinimas tiksliai sutampa su jūsų oficialiu įmonės pavadinimu, įskaitant teisinę formą, pvz., Ltd, GmbH, SARL ar panašią?
- Ar sąskaitoje faktūroje nurodytas kiekis sutampa su užsakymo patvirtinimu ir faktiškai gautomis prekėmis?
- Ar sąskaita faktūra naudojama muitiniam įforminimui, importo PVM ar buhalterijai? Jei taip, pataisymas yra svarbesnis, o priimanti įstaiga gali reikalauti, kad pataisytas dokumentas sutaptų su užsakymo duomenimis.
Jei pardavėjas gali iš naujo išrašyti sąskaitą faktūrą, paprašykite naujos sąskaitos, kuri aiškiai pakeistų senąją. Jei jis negali pakeisti originalios sąskaitos faktūros, paklauskite, kokį pataisymo dokumentą jis gali pateikti vietoj to, pavyzdžiui, pataisytą sąskaitą faktūrą, kreditinę sąskaitą arba rašytinį pataisymą, kuriame nurodytas originalios sąskaitos faktūros numeris. Ar muitinė, jūsų buhalteris ar mokesčių inspekcija priims tokį dokumentą, priklauso nuo šalies ir sąskaitos faktūros paskirties, todėl tikslų reikalavimą pasitikrinkite įstaigoje, kuri tą dokumentą naudos.
Jei dalyvauja muitinė, prieš prašydami pataisymo išsaugokite sąskaitą faktūrą, užsakymo patvirtinimą, siuntos sekimo numerį ir bet kokį muitinės pranešimą. Jei siunta vis dar muitinėje, savo žinutėje naudokite siuntos numerį arba sekimo numerį, kad pardavėjas galėtų susieti pataisymą su siunta. Jei siunta jau praėjo muitinę, pataisyta sąskaita faktūra vis tiek gali būti naudinga jūsų apskaitai, bet ji gali nepakeisti importo proceso.
Jei pardavėjas atsisako, dar kartą atsakykite ir paprašykite, kad raštu nurodytų, kodėl nenori pataisyti dokumento. Tada susisiekite su prekyvietės pagalba dėl užsakymo ir paaiškinkite, kad pardavėjas išrašė sąskaitą faktūrą su neteisingu įmonės pavadinimu arba kiekiu ir kad jums reikia tinkamos sąskaitos muitinei arba apskaitai. Pateikite užsakymo numerį, sąskaitos faktūros numerį ir neteisingos sąskaitos faktūros bei užsakymo patvirtinimo kopijas. Jei prekyvietė nepadeda, kitas žingsnis priklauso nuo to, kam jums reikia pataisytos sąskaitos faktūros: mokesčių ar apskaitos tikslais paklauskite savo buhalterio arba vietos mokesčių inspekcijos, kokį pataisymo dokumentą jie priims; muitinės klausimais kreipkitės į muitinę arba muitinės tarpininką, kuris tvarko siuntą.
Praktinis patarimas: laikykite viename aplanke užsakymo patvirtinimą, originalią sąskaitą faktūrą, pardavėjo prašymą pataisyti ir pardavėjo atsakymą, nes šie keturi dokumentai paprastai greičiausiai padeda įrodyti, kas buvo užsakyta ir kas buvo neteisinga.
