Lūdziet pārdevējam labotu rēķinu, tiklīdz pamanāt kļūdu. Ja rēķinu izmanto muitai vai grāmatvedībai, nepareizs daudzums vai uzņēmuma nosaukums var izraisīt dokumenta noraidīšanu, tāpēc nepaļaujieties uz sākotnējo rēķinu, ja jau zināt, ka tas ir nepareizs.
Sāciet ar pārdevēju, jo parasti tikai viņš var atkārtoti izsniegt rēķinu. Nosūtiet skaidru ziņojumu, kurā iekļauts:
- pasūtījuma numurs
- rēķina numurs un datums
- precīza kļūda
- precīza korekcija, kas jums nepieciešama
Piemēram, lūdziet aizstāt nepareizo uzņēmuma nosaukumu ar jūsu pilno juridisko uzņēmuma nosaukumu vai labot daudzumu, lai tas atbilstu pasūtījumam un sūtījuma saturam. Ja rēķins jums nepieciešams uzņēmuma uzskaitei, pievienojiet savu PVN numuru vai uzņēmuma reģistrācijas datus, ja pārdevējam tie ir saglabāti.
Pirms pieprasījuma nosūtīšanas pārbaudiet sekojošo:
- Vai rēķinā norādītais nosaukums precīzi atbilst jūsu juridiskajam uzņēmuma nosaukumam, tostarp jebkurai juridiskajai formai, piemēram, Ltd, GmbH, SARL vai līdzīgai?
- Vai rēķinā norādītais daudzums atbilst pasūtījuma apstiprinājumam un precēm, ko jūs faktiski saņēmāt?
- Vai rēķins tiek izmantots muitošanai, importa PVN vai grāmatvedībai? Ja jā, korekcija ir svarīgāka, un saņēmēja iestāde var pieprasīt, lai labotais dokuments atbilstu pasūtījuma datiem.
Ja pārdevējs var atkārtoti izsniegt rēķinu, lūdziet jaunu rēķinu, kas skaidri aizstāj veco. Ja viņš nevar mainīt sākotnējo rēķinu, pajautājiet, kādu korekcijas dokumentu viņš var sniegt tā vietā, piemēram, labotu rēķinu, kredītrēķinu vai rakstisku labojumu, kurā norādīts sākotnējā rēķina numurs. Tas, vai muitai, jūsu grāmatvedim vai nodokļu iestādei šāds dokuments ir pieņemams, ir atkarīgs no valsts un rēķina izmantošanas mērķa, tāpēc pārbaudiet precīzo prasību iestādē, kas dokumentu izmantos.
Ja ir iesaistīta muita, saglabājiet rēķinu, pasūtījuma apstiprinājumu, izsekošanas numuru un jebkuru muitas paziņojumu, pirms lūdzat labojumu. Ja sūtījums vēl atrodas muitā, savā ziņojumā izmantojiet sūtījuma atsauces numuru vai izsekošanas numuru, lai pārdevējs varētu sasaistīt labojumu ar sūtījumu. Ja sūtījums jau ir izgājis muitu, labotais rēķins joprojām var palīdzēt jūsu uzskaitei, bet tas var nemainīt importa procesu.
Ja pārdevējs atsakās, atbildiet vēlreiz un palūdziet viņam rakstiski norādīt, kāpēc viņš dokumentu nelabos. Pēc tam sazinieties ar tirgus platformas atbalstu par pasūtījumu un paskaidrojiet, ka pārdevējs ir izsniedzis rēķinu ar nepareizu uzņēmuma nosaukumu vai daudzumu un ka jums nepieciešams izmantojams rēķins muitai vai grāmatvedībai. Pievienojiet pasūtījuma numuru, rēķina numuru un gan nepareizā rēķina, gan pasūtījuma apstiprinājuma kopijas. Ja tirgus platforma nepalīdz, jūsu nākamais solis ir atkarīgs no tā, kāpēc jums nepieciešams labotais rēķins: nodokļu vai grāmatvedības vajadzībām pajautājiet savam grāmatvedim vai vietējai nodokļu iestādei, kādu korekcijas dokumentu viņi pieņems; muitas vajadzībām pajautājiet muitas iestādei vai muitas brokerim, kas apstrādā sūtījumu.
Praktisks padoms: glabājiet vienā mapē pasūtījuma apstiprinājumu, sākotnējo rēķinu, pārdevējam nosūtīto korekcijas pieprasījumu un pārdevēja atbildi, jo šie četri vienumi parasti ir ātrākais veids, kā pierādīt, kas tika pasūtīts un kas bija nepareizi.
