Chiedi al venditore una fattura corretta non appena noti l’errore. Se la fattura viene usata per la dogana o per la contabilità, la quantità sbagliata o il nome aziendale errato possono far rifiutare il documento, quindi non fare affidamento sulla fattura originale se sai già che è sbagliata.
Inizia dal venditore, perché di solito è l’unico che può riemettere la fattura. Invia un messaggio chiaro che includa:
- il numero dell’ordine
- il numero e la data della fattura
- l’errore esatto
- la correzione esatta che ti serve
Per esempio, chiedi di sostituire il nome aziendale errato con il tuo nome legale completo, oppure di correggere la quantità in modo che corrisponda all’ordine e al contenuto del pacco. Se ti serve la fattura per la documentazione aziendale, includi la tua partita IVA o i dati di registrazione dell’azienda, se il venditore li ha già in archivio.
Controlla quanto segue prima di inviare la richiesta:
- Il nome sulla fattura corrisponde esattamente al tuo nome legale aziendale, compresa l’eventuale forma giuridica come Ltd, GmbH, SARL o simili?
- La quantità sulla fattura corrisponde alla conferma dell’ordine e alla merce che hai effettivamente ricevuto?
- La fattura viene usata per lo sdoganamento, l’IVA all’importazione o la contabilità? Se sì, la correzione è ancora più importante e l’ufficio che la riceve potrebbe richiedere che il documento revisionato corrisponda ai dettagli dell’ordine.
Se il venditore può riemettere la fattura, chiedi una nuova fattura che sostituisca chiaramente quella vecchia. Se non può modificare la fattura originale, chiedi quale documento di correzione può fornire al suo posto, ad esempio una fattura corretta, una nota di credito o una correzione scritta che faccia riferimento al numero della fattura originale. Se la dogana, il tuo commercialista o l’ufficio fiscale accetteranno quel documento dipende dal paese e dallo scopo della fattura, quindi verifica il requisito esatto con l’ufficio che lo utilizzerà.
Se è coinvolta la dogana, salva la fattura, la conferma dell’ordine, il numero di tracciamento e qualsiasi avviso doganale prima di chiedere la correzione. Se il pacco è ancora in dogana, usa il riferimento del pacco o il numero di tracciamento nel messaggio, così il venditore può collegare la correzione alla spedizione. Se il pacco ha già superato la dogana, la fattura corretta può comunque aiutare per i tuoi registri, ma potrebbe non cambiare il processo di importazione.
Se il venditore rifiuta, rispondi ancora una volta e chiedi di indicare per iscritto perché non intende correggere il documento. Poi contatta l’assistenza del marketplace per l’ordine e spiega che il venditore ha emesso una fattura con il nome aziendale o la quantità sbagliati e che ti serve una fattura utilizzabile per la dogana o la contabilità. Includi il numero dell’ordine, il numero della fattura e le copie sia della fattura errata sia della conferma dell’ordine. Se il marketplace non ti aiuta, il passo successivo dipende dal motivo per cui ti serve la fattura corretta: per motivi fiscali/contabili, chiedi al tuo commercialista o all’ufficio fiscale locale quale documento di correzione accetteranno; per la dogana, chiedi all’ufficio doganale o allo spedizioniere doganale che gestisce il pacco.
Practical tip: conserva in un’unica cartella la conferma dell’ordine, la fattura originale, la richiesta di correzione al venditore e la risposta del venditore, perché questi quattro elementi sono di solito il modo più rapido per dimostrare cosa è stato ordinato e cosa non andava.
