Prosite prodajalca za popravljeno fakturo takoj, ko opazite napako. Če se faktura uporablja za carino ali računovodstvo, lahko napačna količina ali ime podjetja povzroči, da bo dokument zavrnjen, zato se ne zanašajte na originalno fakturo, če že veste, da je napačna.
Začnite pri prodajalcu, ker je običajno edini, ki lahko fakturo ponovno izda. Pošljite jasno sporočilo, ki vključuje:
- številko naročila
- številko in datum fakture
- natančno napako
- natančen popravek, ki ga potrebujete
Na primer, prosite jih, naj napačno ime podjetja zamenjajo z vašim polnim uradnim imenom podjetja ali naj popravijo količino, da se ujema z naročilom in vsebino paketa. Če fakturo potrebujete za poslovne evidence, navedite tudi svojo VAT ID ali podatke o registraciji podjetja, če jih prodajalec že ima v evidenci.
Preden pošljete zahtevo, preverite naslednje:
- Ali se ime na fakturi popolnoma ujema z vašim uradnim imenom podjetja, vključno s pravno obliko, kot je Ltd, GmbH, SARL ali podobno?
- Ali se količina na fakturi ujema s potrditvijo naročila in z blagom, ki ste ga dejansko prejeli?
- Ali se faktura uporablja za carinjenje, uvoznega DDV ali knjigovodstvo? Če da, je popravek pomembnejši, pristojni urad pa lahko zahteva, da popravljeni dokument ustreza podatkom naročila.
Če lahko prodajalec fakturo ponovno izda, prosite za novo fakturo, ki jasno nadomesti staro. Če izvirne fakture ne more spremeniti, vprašajte, kateri drug popravljeni dokument lahko zagotovi, na primer popravljeno fakturo, dobropis ali pisni popravek s sklicem na številko izvirne fakture. Ali bo carina, vaš računovodja ali davčni urad tak dokument sprejel, je odvisno od države in namena fakture, zato preverite točno zahtevo pri uradu, ki bo dokument uporabljal.
Če je vključena carina, pred zahtevo za popravek shranite fakturo, potrditev naročila, sledilno številko in morebitno carinsko obvestilo. Če je paket še vedno na carini, v sporočilu uporabite referenco paketa ali sledilno številko, da bo prodajalec lahko popravek povezal s pošiljko. Če je paket carino že prestal, lahko popravljena faktura še vedno pomaga pri vaših evidencah, vendar morda ne bo spremenila uvoznega postopka.
Če prodajalec zavrne, mu še enkrat odgovorite in ga prosite, naj pisno navede, zakaj dokumenta ne bo popravil. Nato se obrnite na podporo tržnice glede naročila in pojasnite, da je prodajalec izdal fakturo z napačnim imenom podjetja ali količino ter da potrebujete uporabno fakturo za carino ali računovodstvo. Priložite številko naročila, številko fakture in kopiji napačne fakture ter potrditve naročila. Če tržnica ne pomaga, je vaš naslednji korak odvisen od tega, zakaj potrebujete popravljeno fakturo: za davčne/računovodske namene vprašajte svojega računovodjo ali lokalni davčni urad, kateri popravljeni dokument bodo sprejeli; za carino vprašajte carinski urad ali carinskega posrednika, ki obravnava paket.
Praktičen nasvet: hranite eno mapo s potrditvijo naročila, originalno fakturo, zahtevo za popravek prodajalcu in odgovorom prodajalca, ker so ti štirje dokumenti običajno najhitrejši način, da dokažete, kaj je bilo naročeno in kaj je bilo narobe.
