Bitten Sie den Verkäufer um eine korrigierte Rechnung, sobald Sie den Fehler bemerken. Wenn die Rechnung für den Zoll oder die Buchhaltung verwendet wird, kann die falsche Menge oder der falsche Firmenname dazu führen, dass das Dokument abgelehnt wird. Verlassen Sie sich also nicht auf die ursprüngliche Rechnung, wenn Sie bereits wissen, dass sie falsch ist.
Wenden Sie sich zuerst an den Verkäufer, denn in der Regel kann nur er die Rechnung neu ausstellen. Senden Sie eine klare Nachricht mit:
- der Bestellnummer
- der Rechnungsnummer und dem Rechnungsdatum
- dem genauen Fehler
- der genauen Korrektur, die Sie brauchen
Bitten Sie ihn zum Beispiel, den falschen Firmennamen durch Ihren vollständigen rechtlichen Firmennamen zu ersetzen oder die Menge so zu korrigieren, dass sie mit der Bestellung und dem Inhalt des Pakets übereinstimmt. Wenn Sie die Rechnung für geschäftliche Unterlagen brauchen, fügen Sie Ihre VAT-ID oder Ihre Firmendaten hinzu, falls der Verkäufer sie bereits gespeichert hat.
Prüfen Sie vor dem Absenden der Anfrage Folgendes:
- Stimmt der Name auf der Rechnung genau mit Ihrem rechtlichen Firmennamen überein, einschließlich einer Rechtsform wie Ltd, GmbH, SARL oder ähnlich?
- Stimmt die Menge auf der Rechnung mit der Bestellbestätigung und der tatsächlich erhaltenen Ware überein?
- Wird die Rechnung für die Zollabfertigung, die Einfuhrumsatzsteuer oder die Buchhaltung verwendet? Wenn ja, ist die Korrektur wichtiger, und die empfangende Stelle kann verlangen, dass das überarbeitete Dokument mit den Bestelldaten übereinstimmt.
Wenn der Verkäufer die Rechnung neu ausstellen kann, bitten Sie um eine neue Rechnung, die die alte eindeutig ersetzt. Wenn er die ursprüngliche Rechnung nicht ändern kann, fragen Sie, welches Korrekturdokument er stattdessen bereitstellen kann, zum Beispiel eine korrigierte Rechnung, eine Gutschrift oder eine schriftliche Korrektur mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. Ob der Zoll, Ihr Buchhalter oder Ihr Finanzamt dieses Dokument akzeptiert, hängt vom Land und vom Zweck der Rechnung ab. Prüfen Sie daher die genaue Anforderung bei der Stelle, die das Dokument verwenden wird.
Wenn der Zoll beteiligt ist, speichern Sie die Rechnung, die Bestellbestätigung, die Sendungsnummer und jede Zollmitteilung, bevor Sie um eine Korrektur bitten. Wenn das Paket noch beim Zoll ist, verwenden Sie in Ihrer Nachricht die Paketreferenz oder die Sendungsnummer, damit der Verkäufer die Korrektur der Sendung zuordnen kann. Wenn das Paket den Zoll bereits passiert hat, kann die korrigierte Rechnung für Ihre Unterlagen trotzdem hilfreich sein, sie ändert aber möglicherweise nicht den Importvorgang.
Wenn der Verkäufer sich weigert, antworten Sie noch einmal und bitten Sie ihn, schriftlich zu erklären, warum er das Dokument nicht korrigieren will. Kontaktieren Sie dann den Marketplace-Support für die Bestellung und erklären Sie, dass der Verkäufer eine Rechnung mit dem falschen Firmennamen oder der falschen Menge ausgestellt hat und Sie eine verwendbare Rechnung für den Zoll oder die Buchhaltung brauchen. Fügen Sie die Bestellnummer, die Rechnungsnummer und Kopien der fehlerhaften Rechnung sowie der Bestellbestätigung bei. Wenn der Marketplace nicht hilft, hängt Ihr nächster Schritt davon ab, warum Sie die korrigierte Rechnung brauchen: Für Steuer- oder Buchhaltungszwecke fragen Sie Ihren Buchhalter oder Ihr örtliches Finanzamt, welches Korrekturdokument sie akzeptieren; für den Zoll fragen Sie das Zollamt oder den Zollagenten, der die Sendung bearbeitet.
Praktischer Tipp: Bewahren Sie einen Ordner mit der Bestellbestätigung, der ursprünglichen Rechnung, Ihrer Korrekturanfrage an den Verkäufer und der Antwort des Verkäufers auf, denn diese vier Unterlagen sind meist der schnellste Weg, um zu belegen, was bestellt wurde und was falsch war.
