Poproś sprzedawcę o poprawioną fakturę, gdy tylko zauważysz błąd. Jeśli faktura jest używana do odprawy celnej lub księgowości, błędna ilość albo nazwa firmy może spowodować odrzucenie dokumentu, więc nie polegaj na oryginalnej fakturze, jeśli już wiesz, że jest błędna.
Zacznij od sprzedawcy, ponieważ to on zwykle może ponownie wystawić fakturę. Wyślij jasną wiadomość, która zawiera:
- numer zamówienia
- numer i datę faktury
- dokładny błąd
- dokładną poprawkę, której potrzebujesz
Na przykład poproś, aby zastąpili błędną nazwę firmy Twoją pełną, prawną nazwą firmy albo poprawili ilość tak, aby zgadzała się z zamówieniem i zawartością paczki. Jeśli potrzebujesz faktury do dokumentów firmowych, podaj swój numer VAT lub dane rejestracyjne firmy, jeśli sprzedawca ma je w systemie.
Sprawdź poniższe rzeczy, zanim wyślesz prośbę:
- Czy nazwa na fakturze dokładnie zgadza się z Twoją prawną nazwą firmy, łącznie z formą prawną, taką jak Ltd, GmbH, SARL lub podobną?
- Czy ilość na fakturze zgadza się z potwierdzeniem zamówienia i towarem, który faktycznie otrzymałeś?
- Czy faktura jest używana do odprawy celnej, VAT importowego lub księgowości? Jeśli tak, poprawka ma większe znaczenie, a urząd przyjmujący może wymagać, aby poprawiony dokument zgadzał się ze szczegółami zamówienia.
Jeśli sprzedawca może ponownie wystawić fakturę, poproś o nową fakturę, która wyraźnie zastępuje starą. Jeśli nie może zmienić oryginalnej faktury, zapytaj, jaki dokument korygujący może zamiast tego wystawić, na przykład poprawioną fakturę, notę kredytową albo pisemną korektę z odniesieniem do numeru oryginalnej faktury. To, czy urząd celny, księgowy lub urząd skarbowy zaakceptuje taki dokument, zależy od kraju i celu faktury, więc sprawdź dokładny wymóg w urzędzie, który będzie z niej korzystać.
Jeśli w sprawę zaangażowana jest odprawa celna, zachowaj fakturę, potwierdzenie zamówienia, numer śledzenia i każde powiadomienie celne, zanim poprosisz o korektę. Jeśli paczka nadal jest w odprawie celnej, użyj w wiadomości numeru przesyłki lub numeru śledzenia, aby sprzedawca mógł powiązać korektę z przesyłką. Jeśli paczka już przeszła odprawę celną, poprawiona faktura może nadal pomóc w Twoich dokumentach, ale może nie zmienić procesu importu.
Jeśli sprzedawca odmawia, odpowiedz jeszcze raz i poproś, aby pisemnie podał, dlaczego nie chce poprawić dokumentu. Następnie skontaktuj się z pomocą marketplace w sprawie zamówienia i wyjaśnij, że sprzedawca wystawił fakturę z błędną nazwą firmy lub ilością i że potrzebujesz faktury, którą można wykorzystać do celów celnych lub księgowych. Dołącz numer zamówienia, numer faktury oraz kopie zarówno błędnej faktury, jak i potwierdzenia zamówienia. Jeśli marketplace nie pomoże, Twój następny krok zależy od tego, do czego potrzebujesz poprawionej faktury: w sprawach podatkowych lub księgowych zapytaj księgowego albo lokalny urząd skarbowy, jaki dokument korygujący zaakceptują; w sprawach celnych zapytaj urząd celny lub agencję celną obsługującą przesyłkę.
Praktyczna wskazówka: trzymaj w jednym folderze potwierdzenie zamówienia, oryginalną fakturę, prośbę o korektę wysłaną do sprzedawcy i odpowiedź sprzedawcy, ponieważ te cztery elementy zwykle najszybciej pokazują, co zostało zamówione i co było błędne.
