Be säljaren om en korrigerad faktura så snart du upptäcker felet. Om fakturan används för tull eller bokföring kan fel antal eller fel företagsnamn göra att dokumentet avvisas, så lita inte på den ursprungliga fakturan om du redan vet att den är fel.
Börja med säljaren, eftersom det vanligtvis bara är de som kan utfärda fakturan på nytt. Skicka ett tydligt meddelande som innehåller:
- ordernumret
- fakturanumret och datumet
- det exakta felet
- den exakta korrigering du behöver
Be till exempel att de byter ut det felaktiga företagsnamnet mot ditt fullständiga juridiska företagsnamn, eller att de rättar antalet så att det stämmer med ordern och paketets innehåll. Om du behöver fakturan för företagets bokföring, ange ditt VAT-nummer eller företagets registreringsuppgifter om säljaren har dem sparade.
Kontrollera följande innan du skickar din begäran:
- Stämmer namnet på fakturan exakt med ditt juridiska företagsnamn, inklusive eventuell bolagsform som Ltd, GmbH, SARL eller liknande?
- Stämmer antalet på fakturan med orderbekräftelsen och de varor du faktiskt fick?
- Används fakturan för tullklarering, importmoms eller bokföring? Om ja är korrigeringen viktigare, och mottagande myndighet kan kräva att det reviderade dokumentet stämmer med orderuppgifterna.
Om säljaren kan utfärda fakturan på nytt, be om en ny faktura som tydligt ersätter den gamla. Om de inte kan ändra den ursprungliga fakturan, fråga vilket korrigeringsdokument de kan ge i stället, till exempel en korrigerad faktura, en kreditnota eller en skriftlig rättelse som hänvisar till det ursprungliga fakturanumret. Om tull, din revisor eller skattemyndigheten accepterar det dokumentet beror på landet och syftet med fakturan, så kontrollera det exakta kravet med den myndighet som ska använda dokumentet.
Om tull är inblandad, spara fakturan, orderbekräftelsen, spårningsnumret och eventuella tullmeddelanden innan du ber om en korrigering. Om paketet fortfarande är i tullen, använd paketets referens eller spårningsnummer i ditt meddelande så att säljaren kan koppla korrigeringen till försändelsen. Om paketet redan har passerat tullen kan den korrigerade fakturan fortfarande hjälpa din bokföring, men den kanske inte ändrar importprocessen.
Om säljaren vägrar, svara en gång till och be dem ange skriftligt varför de inte vill rätta dokumentet. Kontakta sedan marknadsplatsens support för ordern och förklara att säljaren har utfärdat en faktura med fel företagsnamn eller antal och att du behöver en användbar faktura för tull eller bokföring. Bifoga ordernumret, fakturanumret och kopior av både den felaktiga fakturan och orderbekräftelsen. Om marknadsplatsen inte hjälper beror nästa steg på varför du behöver den korrigerade fakturan: för skatte- eller bokföringsändamål, fråga din revisor eller lokala skattemyndighet vilket korrigeringsdokument de accepterar; för tull, fråga tullmyndigheten eller tullombudet som hanterar paketet.
Praktiskt tips: spara en mapp med orderbekräftelsen, den ursprungliga fakturan, din begäran om rättelse till säljaren och säljarens svar, eftersom de fyra dokumenten vanligtvis är det snabbaste sättet att visa vad som beställdes och vad som var fel.
