Be selgeren om en korrigert faktura så snart du oppdager feilen. Hvis fakturaen brukes til toll eller regnskap, kan feil antall eller firmanavn føre til at dokumentet blir avvist, så ikke stol på den opprinnelige fakturaen hvis du allerede vet at den er feil.
Start med selgeren, fordi det vanligvis bare er de som kan utstede fakturaen på nytt. Send en tydelig melding som inkluderer:
- ordrenummeret
- fakturanummeret og datoen
- den nøyaktige feilen
- den nøyaktige rettelsen du trenger
Be dem for eksempel erstatte det feilaktige firmanavnet med ditt fulle juridiske firmanavn, eller rette antallet slik at det stemmer med bestillingen og innholdet i pakken. Hvis du trenger fakturaen til bedriftsregnskap, ta med VAT ID eller registreringsopplysninger for firmaet ditt hvis selgeren har dem lagret.
Sjekk følgende før du sender forespørselen:
- Stemmer navnet på fakturaen nøyaktig med det juridiske firmanavnet ditt, inkludert eventuell selskapsform som Ltd, GmbH, SARL eller lignende?
- Stemmer antallet på fakturaen med ordrebekreftelsen og varene du faktisk mottok?
- Brukes fakturaen til tollklarering, import-VAT eller bokføring? Hvis ja, er rettelsen viktigere, og mottakende kontor kan kreve at det reviderte dokumentet stemmer med ordredetaljene.
Hvis selgeren kan utstede fakturaen på nytt, be om en ny faktura som tydelig erstatter den gamle. Hvis de ikke kan endre den opprinnelige fakturaen, spør hvilket korrigerende dokument de kan gi i stedet, for eksempel en korrigert faktura, en kreditnota eller en skriftlig rettelse som viser til det opprinnelige fakturanummeret. Om toll, regnskapsfører eller skattekontor godtar det dokumentet, avhenger av landet og formålet med fakturaen, så sjekk det nøyaktige kravet med kontoret som skal bruke dokumentet.
Hvis toll er involvert, lagre fakturaen, ordrebekreftelsen, sporingsnummeret og eventuelle tollvarsler før du ber om en rettelse. Hvis pakken fortsatt er i tollen, bruk pakkeresponsen eller sporingsnummeret i meldingen din, slik at selgeren kan knytte rettelsen til forsendelsen. Hvis pakken allerede har passert tollen, kan den korrigerte fakturaen fortsatt hjelpe for regnskapet ditt, men den endrer kanskje ikke importprosessen.
Hvis selgeren nekter, svar én gang til og be dem oppgi skriftlig hvorfor de ikke vil rette dokumentet. Kontakt deretter markedsplassens kundestøtte for ordren og forklar at selgeren utstedte en faktura med feil firmanavn eller antall, og at du trenger en brukbar faktura til toll eller regnskap. Ta med ordrenummer, fakturanummer og kopier av både den feilaktige fakturaen og ordrebekreftelsen. Hvis markedsplassen ikke hjelper, avhenger neste steg av hvorfor du trenger den korrigerte fakturaen: for skatte- eller regnskapsformål, spør regnskapsføreren din eller det lokale skattekontoret hvilket korrigerende dokument de vil godta; for toll, spør tollkontoret eller tollmegleren som håndterer pakken.
Praktisk tips: oppbevar én mappe med ordrebekreftelsen, den opprinnelige fakturaen, forespørselen om rettelse til selgeren og svaret fra selgeren, fordi disse fire tingene vanligvis er den raskeste måten å bevise hva som ble bestilt og hva som var feil.
