Kérj az eladótól javított számlát, amint észreveszed a hibát. Ha a számlát vámkezeléshez vagy könyveléshez használják, a rossz mennyiség vagy cégnév miatt a dokumentumot elutasíthatják, ezért ne hagyatkozz az eredeti számlára, ha már tudod, hogy hibás.
Először az eladót keresd meg, mert általában csak ő tudja újra kiállítani a számlát. Küldj egy egyértelmű üzenetet, amely tartalmazza:
- a rendelési számot
- a számlaszámot és a dátumot
- a pontos hibát
- a pontos javítást, amire szükséged van
Például kérd meg őket, hogy a rossz cégnevet cseréljék le a teljes hivatalos cégnevedre, vagy javítsák a mennyiséget úgy, hogy az egyezzen a rendelés és a csomag tartalmával. Ha a számlára üzleti nyilvántartáshoz van szükséged, add meg az ÁFA-számodat vagy a cégbejegyzési adataidat is, ha ezek szerepelnek az eladó nyilvántartásában.
Mielőtt elküldöd a kérésedet, ellenőrizd a következőket:
- A számlán szereplő név pontosan megegyezik a hivatalos cégneveddel, beleértve az olyan jogi formát is, mint a Ltd, GmbH, SARL vagy hasonló?
- A számlán szereplő mennyiség megegyezik a rendelés visszaigazolásával és a ténylegesen megkapott áruval?
- A számlát vámkezeléshez, import ÁFA-hoz vagy könyveléshez használják? Ha igen, a javítás még fontosabb, és az átvevő hivatal megkövetelheti, hogy a javított dokumentum egyezzen a rendelés adataival.
Ha az eladó újra ki tudja állítani a számlát, kérj egy új számlát, amely egyértelműen felváltja a régit. Ha nem tudja módosítani az eredeti számlát, kérdezd meg, milyen más javító dokumentumot tud adni helyette, például javított számlát, helyesbítő bizonylatot vagy írásos javítást, amely hivatkozik az eredeti számlaszámra. Az, hogy a vám, a könyvelőd vagy az adóhivatal elfogadja-e ezt a dokumentumot, országonként és a számla céljától függ, ezért ellenőrizd a pontos követelményt annál a hivatalnál, amely használni fogja.
Ha vám is érintett, mentsd el a számlát, a rendelés visszaigazolását, a követési számot és minden vámértesítést, mielőtt javítást kérsz. Ha a csomag még a vámnál van, írd bele az üzenetedbe a csomag hivatkozási számát vagy a követési számot, hogy az eladó össze tudja kapcsolni a javítást a küldeménnyel. Ha a csomag már átment a vámkezelésen, a javított számla még mindig segíthet a nyilvántartásaidban, de lehet, hogy az importfolyamaton már nem változtat.
Ha az eladó elutasítja, válaszolj még egyszer, és kérd meg, hogy írásban indokolja meg, miért nem javítja a dokumentumot. Ezután vedd fel a kapcsolatot a piactér ügyfélszolgálatával a rendelés kapcsán, és magyarázd el, hogy az eladó rossz cégnevet vagy mennyiséget tüntetett fel a számlán, és neked használható számlára van szükséged vámhoz vagy könyveléshez. Add meg a rendelési számot, a számlaszámot, valamint a hibás számla és a rendelés visszaigazolásának másolatát. Ha a piactér nem segít, a következő lépés attól függ, miért van szükséged a javított számlára: adózási/könyvelési célból kérdezd meg a könyvelődet vagy a helyi adóhivatalt, milyen javító dokumentumot fogadnak el; vámügyben kérdezd meg a vámhivatalt vagy a csomagot kezelő vámügynököt.
Practical tip: tarts egy mappában a rendelés visszaigazolását, az eredeti számlát, az eladó javítási kérését és az eladó válaszát, mert ez a négy dokumentum általában a leggyorsabb módja annak, hogy bizonyítsd, mit rendeltél, és mi volt a hiba.
