Požádejte prodejce o opravenou fakturu hned, jakmile si chyby všimnete. Pokud se faktura používá pro celní řízení nebo účetnictví, může špatné množství nebo název firmy způsobit, že dokument bude odmítnut, takže se nespoléhejte na původní fakturu, pokud už víte, že je chybná.
Začněte u prodejce, protože obvykle jen on může fakturu znovu vystavit. Pošlete jasnou zprávu, která obsahuje:
- číslo objednávky
- číslo faktury a datum
- přesný popis chyby
- přesnou opravu, kterou potřebujete
Můžete například požádat, aby nahradil špatný název firmy vaším plným právním názvem společnosti, nebo aby opravil množství tak, aby odpovídalo objednávce a obsahu zásilky. Pokud fakturu potřebujete pro firemní záznamy, přidejte své VAT ID nebo registrační údaje společnosti, pokud je prodejce má v evidenci.
Před odesláním žádosti zkontrolujte následující:
- Odpovídá název na faktuře přesně vašemu právnímu názvu firmy, včetně případné právní formy jako Ltd, GmbH, SARL nebo podobné?
- Odpovídá množství na faktuře potvrzení objednávky a zboží, které jste skutečně obdrželi?
- Používá se faktura pro celní odbavení, dovozní VAT nebo účetnictví? Pokud ano, oprava je důležitější a přijímající úřad může vyžadovat, aby upravený dokument odpovídal údajům z objednávky.
Pokud může prodejce fakturu znovu vystavit, požádejte o novou fakturu, která jasně nahrazuje tu původní. Pokud původní fakturu nemůže změnit, zeptejte se, jaký opravný dokument může poskytnout místo toho, například opravenou fakturu, dobropis nebo písemnou opravu s odkazem na číslo původní faktury. Zda takový dokument přijme celní úřad, váš účetní nebo finanční úřad, záleží na zemi a účelu faktury, proto si přesný požadavek ověřte u úřadu, který bude dokument používat.
Pokud je zapojeno clo, uložte si fakturu, potvrzení objednávky, sledovací číslo a jakékoli celní oznámení ještě předtím, než požádáte o opravu. Pokud je zásilka stále na celnici, použijte ve zprávě referenční číslo zásilky nebo sledovací číslo, aby prodejce mohl opravu přiřadit k zásilce. Pokud zásilka už celním řízením prošla, opravená faktura může stále pomoci pro vaše záznamy, ale nemusí změnit dovozní proces.
Pokud prodejce odmítne, odpovězte ještě jednou a požádejte ho, aby písemně uvedl, proč dokument neopraví. Poté kontaktujte podporu marketplace k objednávce a vysvětlete, že prodejce vystavil fakturu se špatným názvem firmy nebo množstvím a že potřebujete použitelnou fakturu pro celní řízení nebo účetnictví. Přiložte číslo objednávky, číslo faktury a kopie chybné faktury i potvrzení objednávky. Pokud marketplace nepomůže, další krok závisí na tom, proč opravenou fakturu potřebujete: pro daňové nebo účetní účely se zeptejte svého účetního nebo místního finančního úřadu, jaký opravný dokument přijmou; pro clo se obraťte na celní úřad nebo celního zprostředkovatele, který zásilku vyřizuje.
Praktický tip: uchovávejte v jedné složce potvrzení objednávky, původní fakturu, žádost o opravu prodejci a odpověď prodejce, protože tyto čtyři položky jsou obvykle nejrychlejší způsob, jak prokázat, co bylo objednáno a co bylo špatně.
