Попросите продавца исправить счет как можно скорее, как только заметите ошибку. Если счет используется для таможни или бухгалтерии, неверное количество или название компании может привести к отклонению документа, поэтому не полагайтесь на исходный счет, если уже знаете, что он неверный.
Начните с продавца, потому что обычно только он может переоформить счет. Отправьте четкое сообщение, в котором укажите:
- номер заказа
- номер и дату счета
- точную ошибку
- точное исправление, которое вам нужно
Например, попросите заменить неверное название компании на полное официальное название вашей компании или исправить количество так, чтобы оно совпадало с заказом и содержимым посылки. Если счет нужен для деловой отчетности, укажите ваш VAT ID или регистрационные данные компании, если они уже есть у продавца.
Перед отправкой запроса проверьте следующее:
- Совпадает ли название в счете с вашим официальным названием компании в точности, включая такую правовую форму, как Ltd, GmbH, SARL или аналогичную?
- Совпадает ли количество в счете с подтверждением заказа и с товарами, которые вы фактически получили?
- Используется ли счет для таможенного оформления, импортного VAT или бухгалтерского учета? Если да, исправление особенно важно, и принимающая сторона может потребовать, чтобы пересмотренный документ совпадал с данными заказа.
Если продавец может переоформить счет, попросите новый счет, который явно заменяет старый. Если он не может изменить исходный счет, спросите, какой документ с исправлением он может предоставить вместо этого, например исправленный счет, кредит-ноту или письменное исправление со ссылкой на номер исходного счета. Примут ли такой документ таможня, ваш бухгалтер или налоговая служба, зависит от страны и цели счета, поэтому уточните точное требование в том органе, который будет использовать документ.
Если участвует таможня, сохраните счет, подтверждение заказа, номер отслеживания и любое таможенное уведомление, прежде чем просить об исправлении. Если посылка все еще находится на таможне, укажите в сообщении номер посылки или номер отслеживания, чтобы продавец мог связать исправление с отправлением. Если посылка уже прошла таможню, исправленный счет все равно может помочь для ваших записей, но может не изменить процесс импорта.
Если продавец отказывается, ответьте еще раз и попросите его письменно указать, почему он не будет исправлять документ. Затем обратитесь в поддержку маркетплейса по этому заказу и объясните, что продавец выставил счет с неверным названием компании или количеством и что вам нужен пригодный для использования счет для таможни или бухгалтерии. Приложите номер заказа, номер счета и копии как неверного счета, так и подтверждения заказа. Если маркетплейс не поможет, ваш следующий шаг зависит от того, зачем вам нужен исправленный счет: для налоговых или бухгалтерских целей спросите у вашего бухгалтера или местной налоговой службы, какой документ с исправлением они примут; для таможни обратитесь в таможню или к таможенному брокеру, который ведет вашу посылку.
Практический совет: храните в одной папке подтверждение заказа, исходный счет, запрос на исправление продавцу и ответ продавца, потому что эти четыре документа обычно быстрее всего помогают доказать, что было заказано и в чем была ошибка.
