Paluge müüjalt parandatud arvet kohe, kui vea märkate. Kui arvet kasutatakse tolli või raamatupidamise jaoks, võib vale kogus või ettevõtte nimi põhjustada dokumendi tagasilükkamise, seega ärge tuginege algsele arvele, kui te juba teate, et see on vale.
Alustage müüjast, sest tavaliselt saab arvet uuesti väljastada ainult tema. Saatke selge sõnum, mis sisaldab:
- tellimuse numbrit
- arve numbrit ja kuupäeva
- täpset viga
- täpset parandust, mida vajate
Näiteks paluge neil asendada vale ettevõtte nimi teie täieliku juriidilise ettevõtte nimega või parandada kogus nii, et see vastaks tellimusele ja paki sisule. Kui vajate arvet äridokumentide jaoks, lisage oma KMKR number või ettevõtte registreerimisandmed, kui müüjal need on olemas.
Enne päringu saatmist kontrollige järgmist:
- Kas arvel olev nimi vastab täpselt teie juriidilisele ettevõtte nimele, sealhulgas mis tahes juriidilisele vormile nagu Ltd, GmbH, SARL või sarnane?
- Kas arvel olev kogus vastab tellimuse kinnitusele ja tegelikult saadud kaubale?
- Kas arvet kasutatakse tollivormistuseks, impordi käibemaksuks või raamatupidamiseks? Kui jah, siis on parandusel suurem tähtsus ja vastuvõttev asutus võib nõuda, et parandatud dokument vastaks tellimuse andmetele.
Kui müüja saab arve uuesti väljastada, paluge uut arvet, mis asendab selgelt vana. Kui nad ei saa algset arvet muuta, küsige, millist parandusdokumenti nad saavad selle asemel anda, näiteks parandatud arvet, kreeditarvet või kirjalikku parandust, mis viitab algsele arve numbrile. Kas toll, teie raamatupidaja või maksuamet sellise dokumendi aktsepteerib, sõltub riigist ja arve kasutamise eesmärgist, seega kontrollige täpset nõuet asutusest, kes seda dokumenti kasutab.
Kui toll on asjasse seotud, salvestage enne paranduse küsimist arve, tellimuse kinnitus, jälgimisnumber ja kõik tolliteated. Kui pakk on veel tollis, kasutage oma sõnumis paki viitenumbrit või jälgimisnumbrit, et müüja saaks paranduse saadetisega siduda. Kui pakk on juba tollist läbi läinud, võib parandatud arve siiski aidata teie dokumentide jaoks, kuid see ei pruugi impordiprotsessi muuta.
Kui müüja keeldub, vastake veel kord ja paluge neil kirjalikult öelda, miks nad ei soovi dokumenti parandada. Seejärel võtke ühendust turuplatvormi toega selle tellimuse kohta ja selgitage, et müüja väljastas vale ettevõtte nime või kogusega arve ning et vajate kasutuskõlblikku arvet tolli või raamatupidamise jaoks. Lisage tellimuse number, arve number ning koopiad nii valest arvest kui ka tellimuse kinnitusest. Kui turuplatvorm ei aita, sõltub teie järgmine samm sellest, miks te parandatud arvet vajate: maksu- või raamatupidamise eesmärgil küsige oma raamatupidajalt või kohalikult maksuametilt, millist parandusdokumenti nad aktsepteerivad; tolli jaoks küsige tollilt või saadetist käsitlevalt tollimaaklerilt.
Praktiline nõuanne: hoidke ühes kaustas tellimuse kinnitust, algset arvet, müüja paranduse taotlust ja müüja vastust, sest need neli asja on tavaliselt kiireim viis tõendada, mida telliti ja mis oli valesti.
