Pide al vendedor una factura corregida en cuanto detectes el error. Si la factura se usa para aduanas o contabilidad, la cantidad incorrecta o el nombre de empresa incorrecto pueden hacer que el documento sea rechazado, así que no te fíes de la factura original si ya sabes que está mal.
Empieza con el vendedor, porque normalmente es el único que puede volver a emitir la factura. Envía un mensaje claro que incluya:
- el número de pedido
- el número y la fecha de la factura
- el error exacto
- la corrección exacta que necesitas
Por ejemplo, pídeles que sustituyan el nombre de empresa incorrecto por el nombre legal completo de tu empresa, o que corrijan la cantidad para que coincida con el pedido y el contenido del paquete. Si necesitas la factura para registros empresariales, incluye tu número de IVA o los datos de registro de la empresa si el vendedor los tiene archivados.
Comprueba lo siguiente antes de enviar la solicitud:
- ¿El nombre de la factura coincide exactamente con el nombre legal de tu empresa, incluida cualquier forma jurídica como Ltd, GmbH, SARL o similar?
- ¿La cantidad de la factura coincide con la confirmación del pedido y con los productos que realmente recibiste?
- ¿La factura se está usando para despacho de aduanas, IVA de importación o contabilidad? Si es así, la corrección importa más, y la oficina que la reciba puede exigir que el documento revisado coincida con los datos del pedido.
Si el vendedor puede volver a emitir la factura, pide una nueva factura que sustituya claramente a la anterior. Si no puede cambiar la factura original, pregunta qué documento de corrección puede proporcionar en su lugar, como una factura corregida, una nota de crédito o una corrección por escrito que haga referencia al número de la factura original. Que aduanas, tu contable o tu oficina tributaria acepten ese documento depende del país y del propósito de la factura, así que comprueba el requisito exacto con la oficina que vaya a utilizarlo.
Si intervienen aduanas, guarda la factura, la confirmación del pedido, el número de seguimiento y cualquier aviso de aduanas antes de pedir la corrección. Si el paquete sigue en aduanas, usa la referencia del paquete o el número de seguimiento en tu mensaje para que el vendedor pueda vincular la corrección al envío. Si el paquete ya ha pasado aduanas, la factura corregida puede seguir sirviendo para tus registros, pero puede que no cambie el proceso de importación.
Si el vendedor se niega, responde una vez más y pídele que indique por escrito por qué no corregirá el documento. Después, contacta con el servicio de asistencia del marketplace para el pedido y explica que el vendedor emitió una factura con el nombre de empresa o la cantidad incorrectos y que necesitas una factura válida para aduanas o contabilidad. Incluye el número de pedido, el número de factura y copias tanto de la factura incorrecta como de la confirmación del pedido. Si el marketplace no ayuda, tu siguiente paso depende de por qué necesitas la factura corregida: para fines fiscales o contables, pregunta a tu contable o a la oficina tributaria local qué documento de corrección aceptarán; para aduanas, pregunta a la oficina de aduanas o al agente de aduanas que gestione el paquete.
Consejo práctico: guarda una carpeta con la confirmación del pedido, la factura original, la solicitud de corrección al vendedor y la respuesta del vendedor, porque esos cuatro elementos suelen ser la forma más rápida de demostrar qué se pidió y qué estaba mal.
