Поискайте от продавача коригирана фактура веднага щом забележите грешката. Ако фактурата се използва за митница или счетоводство, грешното количество или име на фирма може да доведе до отхвърляне на документа, така че не разчитайте на оригиналната фактура, ако вече знаете, че е грешна.
Започнете с продавача, защото обикновено само той може да издаде фактурата наново. Изпратете ясно съобщение, което включва:
- номер на поръчката
- номер и дата на фактурата
- точната грешка
- точната корекция, която ви е нужна
Например, поискайте да заменят грешното име на фирмата с пълното ви официално име на фирмата или да коригират количеството, така че да съвпада с поръчката и съдържанието на пратката. Ако ви трябва фактурата за бизнес документи, включете вашия VAT ID или данни за регистрация на фирмата, ако продавачът ги има в системата.
Проверете следното, преди да изпратите заявката:
- Името във фактурата съвпада ли точно с официалното ви фирмено име, включително правната форма като Ltd, GmbH, SARL или подобна?
- Количеството във фактурата съвпада ли с потвърждението на поръчката и със стоките, които действително сте получили?
- Фактурата използва ли се за митническо освобождаване, вносно ДДС или счетоводство? Ако да, корекцията е още по-важна и получаващата институция може да изиска ревизираният документ да съвпада с данните от поръчката.
Ако продавачът може да издаде фактурата наново, поискайте нова фактура, която ясно заменя старата. Ако не може да промени оригиналната фактура, попитайте какъв коригиращ документ може да предостави вместо това, например коригирана фактура, кредитно известие или писмена корекция с препратка към номера на оригиналната фактура. Дали митницата, вашият счетоводител или данъчната ви служба ще приемат такъв документ зависи от държавата и от целта на фактурата, така че проверете точните изисквания при институцията, която ще го използва.
Ако има участие на митница, запазете фактурата, потвърждението на поръчката, номера за проследяване и всяко митническо известие, преди да поискате корекция. Ако пратката все още е в митницата, използвайте референтния номер на пратката или номера за проследяване в съобщението си, за да може продавачът да свърже корекцията с пратката. Ако пратката вече е преминала митница, коригираната фактура може все още да помогне за вашите записи, но може да не промени вносния процес.
Ако продавачът откаже, отговорете още веднъж и го помолете писмено да посочи защо няма да коригира документа. След това се свържете с поддръжката на платформата за поръчката и обяснете, че продавачът е издал фактура с грешно име на фирма или количество и че ви трябва използваема фактура за митница или счетоводство. Приложете номера на поръчката, номера на фактурата и копия както на грешната фактура, така и на потвърждението на поръчката. Ако платформата не помогне, следващата ви стъпка зависи от това защо ви е нужна коригираната фактура: за данъчни/счетоводни цели попитайте вашия счетоводител или местната данъчна служба какъв коригиращ документ ще приемат; за митница попитайте митническата служба или митническия брокер, който обработва пратката.
Практичен съвет: дръжте в една папка потвърждението на поръчката, оригиналната фактура, заявката за корекция към продавача и отговора на продавача, защото тези четири неща обикновено са най-бързият начин да докажете какво е било поръчано и какво е било грешно.
