Demandez au vendeur une facture corrigée dès que vous repérez l’erreur. Si la facture est utilisée pour les douanes ou la comptabilité, une mauvaise quantité ou un mauvais nom d’entreprise peut entraîner le rejet du document, donc ne vous fiez pas à la facture originale si vous savez déjà qu’elle est incorrecte.
Commencez par le vendeur, car c’est généralement le seul qui peut réémettre la facture. Envoyez un message clair qui inclut :
- le numéro de commande
- le numéro et la date de la facture
- l’erreur exacte
- la correction exacte dont vous avez besoin
Par exemple, demandez-lui de remplacer le mauvais nom d’entreprise par le nom légal complet de votre société, ou de corriger la quantité pour qu’elle corresponde à la commande et au contenu du colis. Si vous avez besoin de la facture pour vos documents professionnels, indiquez votre numéro de TVA ou les informations d’immatriculation de votre entreprise si le vendeur les a déjà dans son dossier.
Vérifiez les points suivants avant d’envoyer votre demande :
- Le nom sur la facture correspond-il exactement à votre nom légal d’entreprise, y compris toute forme juridique comme Ltd, GmbH, SARL ou similaire ?
- La quantité indiquée sur la facture correspond-elle à la confirmation de commande et aux marchandises que vous avez réellement reçues ?
- La facture est-elle utilisée pour le dédouanement, la TVA à l’importation ou la comptabilité ? Si oui, la correction est plus importante, et l’administration qui reçoit le document peut exiger que la version révisée corresponde aux détails de la commande.
Si le vendeur peut réémettre la facture, demandez une nouvelle facture qui remplace clairement l’ancienne. S’il ne peut pas modifier la facture originale, demandez quel autre document de correction il peut fournir à la place, par exemple une facture corrigée, un avoir ou une correction écrite faisant référence au numéro de facture original. Le fait que les douanes, votre comptable ou votre administration fiscale acceptent ce document dépend du pays et de l’usage de la facture, donc vérifiez l’exigence exacte auprès du service qui utilisera le document.
Si les douanes sont concernées, conservez la facture, la confirmation de commande, le numéro de suivi et tout avis de douane avant de demander une correction. Si le colis est encore en douane, utilisez la référence du colis ou le numéro de suivi dans votre message afin que le vendeur puisse rattacher la correction à l’expédition. Si le colis a déjà été dédouané, la facture corrigée peut toujours aider pour vos dossiers, mais elle ne modifiera peut-être pas la procédure d’importation.
Si le vendeur refuse, répondez une fois de plus et demandez-lui d’indiquer par écrit pourquoi il ne corrigera pas le document. Contactez ensuite l’assistance de la marketplace pour la commande et expliquez que le vendeur a émis une facture avec le mauvais nom d’entreprise ou la mauvaise quantité et que vous avez besoin d’une facture utilisable pour les douanes ou la comptabilité. Incluez le numéro de commande, le numéro de facture et des copies de la facture incorrecte et de la confirmation de commande. Si la marketplace ne vous aide pas, votre prochaine étape dépend de la raison pour laquelle vous avez besoin de la facture corrigée : pour des questions fiscales ou comptables, demandez à votre comptable ou à votre administration fiscale locale quel document de correction ils accepteront ; pour les douanes, demandez au bureau de douane ou au transitaire qui gère le colis.
Conseil pratique : gardez dans un seul dossier la confirmation de commande, la facture originale, la demande de correction envoyée au vendeur et la réponse du vendeur, car ces quatre éléments sont généralement le moyen le plus rapide de prouver ce qui a été commandé et ce qui n’allait pas.
