Edasimüüjad ja väikeettevõtte ostjad

Jah, müüja võib sageli hulgitellimusest keelduda või selle tühistada, kui tema enda müügitingimused piiravad koguseid, kui kuulutus ei ole mõeldud edasimüügiks või kui ta ei soovi edasimüüjat teenindada. See, kas nad võivad seda teie puhul teha, sõltub kuulutuse sõnastusest, müüja tingimustest ja sellest, kas tellimus oli enne tühistamist vastu võetud.

Kõigepealt kontrollige tellimuse lehte ja kuulutust, kas seal on kogusepiirang. Otsige sõnastust nagu:

• “maximum quantity per customer/order”
• “resale not allowed”
• “wholesale only”
• “business customers only”
• “we may cancel large or suspicious orders”

See sõnastus on oluline, sest see näitab, kas müüja seadis hulgiostule ette piirangu. Levinud nipp on jagada üks suur ost mitmeks väiksemaks tellimuseks, et piirangust mööda minna; paljud müüjad käsitlevad seda siiski sama hulgiostuna ja võivad selle ikkagi tühistada.

Kui kuulutuses ei ole ühtegi piirangut mainitud, kontrollige tühistamisteadet hoolikalt. Kõige kasulikum on täpne põhjus, näiteks “quantity limit,” “suspected resale,” “out of stock” või “order verification failed.” Salvestage:

• tootepildi ekraanipilt, mis näitab saadaolevat kogust ja võimalikke piiranguid
• tellimuse kinnitus
• tühistamise e-kiri või tellimuse staatuse leht
• kõik vestlussõnumid müüjaga

Seejärel küsige müüjalt kirjalikult põhjust ja reeglit, millele nad tuginesid. Lisage oma tellimuse number ja küsige:

• kas tühistamine toimus kogusepiirangu tõttu
• kas piirang kehtib ühe toote, ühe tellimuse või ühe kliendikonto kohta
• kas nad võtaksid vastu väiksema tellimuse või hoopis äri-/hulgitellimuse

Kui ostsite turuplatvormi kaudu, kontrollige ka, kas tellimuse tühistas automaatselt platvorm, mitte müüja ise. See on oluline, sest järgmine samm võib olla erinev. Kui platvorm oli seotud, võtke nendega ühendust ja küsige, kas tühistamine tuli müüja laoseisu piirangutest, platvormi pettusekontrollist või edasimüügitüüpi tellimuste vastasest poliitikast. Lisage tellimuse ID ja teie kontol kuvatud tühistamise põhjus.

Kui makse oli juba tehtud, kontrollige tagasimakse staatust samal makseviisil, mida kasutasite. Kui tellimus tühistati enne saatmist, tahate tavaliselt kinnitust kahe asja kohta: et müüja aktsepteeris tühistamise põhjust ja millal raha tagastatakse. Hoidke makseviidet juhuks, kui tagasimakse viibib või tagastatakse ainult osaliselt.

Kui vajate kaupa edasimüügiks, on praktiline lahendus sageli teha esmalt väiksem proovitellimus või küsida müüjalt hulgimüügi- või ärikokkulepet. See on eriti kasulik siis, kui tootepilt on mõeldud jaeklientidele ega maini edasimüüja tingimusi.

Praktiline nõuanne: enne suure tellimuse esitamist kirjutage müüjale täpne soovitud kogus ja paluge tal kirjalikult kinnitada, et ta aktsepteerib selle koguse puhul edasimüügitellimust.

Selleks, et näidata, et pakk on isiklikuks kasutamiseks, tuleb tavaliselt anda tollile lühike selgitus koos dokumentidega, mis vastavad tellimusele ja saajale. Kõige tugevam tõend on tellimuse kinnitus, maksekviitung ning kõik tolliteatised või arved, mis näitavad eset, kogust ning sinu nime ja aadressi.

Alusta kõige olulisematest dokumentidest:

• Tellimuse kinnitus, mis näitab täpselt, mida ostsid, mitu ühikut ja müüja nime
• Makse tõend, mis näitab, et maksid eraisikuna, mitte ärilise ostuna
• Tolliteatis, arve või jälgimisinfo, mis ütleb, miks pakk märgiti äriliseks

Seejärel lisa lühike kirjalik selgitus. Hoia see faktiline:

• kaup on mõeldud sinu enda kasutamiseks
• seda ei impordita edasimüügiks
• kui ostsid rohkem kui ühe eseme, selgita isiklikku põhjust, näiteks asendus, kingitus või kodune sobitamine

Kui pakk sisaldab ainult ühte eset või väikest arvu esemeid, ütle see selgelt välja. Kui toll arvab koguse tõttu, et see on äriline, on see sageli peamine punkt, millele pead vastama. Kui arvel või tellimuse lehel on suur kogus, korduvad samasugused esemed, ärinimi või ettevõtte VAT number, võib see panna saadetise paistma ärilisena isegi siis, kui sinu eesmärk oli isiklik kasutus.

Kui sul on tollideklaratsiooni vorm, täida see täpselt nii, nagu küsitakse, ja lisa toetavad dokumendid. Kui toll soovib allkirjastatud avaldust, et kaup on isiklikuks kasutamiseks, esita see ainult selles vormis, mida nad küsivad. Täpne sõnastus, vorm ja tähtaeg sõltuvad sinu riigi tolliasutusest, seega kontrolli teatises hoolikalt:

• paki viitenumbrit
• dokumenti, mida nad küsivad
• vastamise tähtaega
• e-posti aadressi, portaali või kontorit, kuhu see saata

Kui toll käsitleb pakki endiselt ärilisena, küsi neilt, milline konkreetne detail selle järelduse põhjustab. Näiteks küsi, kas nad lähtuvad kogusest, arve kirjeldusest, saatja andmetest või puuduvast tollideklaratsioonist. See aitab sul aru saada, kas pead parandama paberid, paluma müüjalt parandatud arvet või leppima sellega, et saadetist käsitletakse ärilise impordina.

Kui müüja väljastas vale arve või märkis saadetise viisil, mis viitab edasimüügile, võta ühendust müüja või marketplace’iga ja palu parandatud arvet või ostukinnitust. Lisa tellimuse number, jälgimisnumber ja tolliviide, et nad saaksid paki kiiresti kokku viia.

Kui pakk on tõesti mõeldud edasimüügiks või äriliseks kasutuseks, ära kirjelda seda isiklikuks kasutuseks ainult selleks, et vältida tollikäsitlust. Kasuta deklaratsiooni, mis vastab saadetise tegelikule eesmärgile.

Salvesta kõik enne vastamist: tellimuse leht, makse tõend, tolliteatis ja kõik sõnumid, mille saadad või saad vastu. Kui toll lükkab sinu selgituse tagasi, aitavad need kirjed vaidlustada otsust või küsida, millist lisatõendit nad vajavad.

Praktiline nõuanne: hoia ühes PDF-is või ekraanipiltide paketis esimesel lehel tellimuse number, jälgimisnumber ja tolliviide, sest see on tavaliselt kiireim viis näidata tollile, et pakk on seotud eraisiku ostuga.

Küsige müüjalt tolliarvet, mitte ainult lihtsat tellimuse kinnitust. Toll vajab tavaliselt dokumenti, mis tuvastab selgelt ostja, müüja ja kauba ning näitab nende väärtust ja valuutat.

Küsige dokumenti, mis sisaldab võimaluse korral:

• Müüja nime, täielikku aadressi ja kontaktandmeid
• Teie nime ja tarneaadressi täpselt nii, nagu need on pakil
• Tellimuse numbrit ja arve numbrit
• Arve kuupäeva
• Iga kauba selget kirjeldust, mitte ebamäärast märget nagu “kaubad” või “kingitus”
• Iga kauba kogust
• Ühiku hinda ja koguväärtust
• Kasutatud valuutat
• Saatekulu, kui see on eraldi tasutud
• Kauba päritoluriiki, kui see on teada
• HS-/koodi või tariifinumbrit, kui müüja saab selle esitada

Kui müüja pakub kommertsarvet, on see tavaliselt parim valik. Kui ta ei saa väljastada tavalist müügiarvet, küsige, kas ta saab selle asemel tollivormistuseks esitada pro forma arve. Oluline on, et dokumendil oleks näha, mida pakk sisaldab ja kui palju see väärt on. Ostukorvi ekraanipildist või maksekviitungist üksi sageli ei piisa, kui toll või vedaja soovib ametlikku arvet.

Kui võtate müüjaga ühendust, olge konkreetne:

• Öelge, et pakk on tollivormistuseks kinni peetud.
• Küsige arvet PDF-ina või muus prinditavas vormingus.
• Lisage oma tellimuse number, jälgimisnumber ja tarnele märgitud nimi.
• Paluge neil viia arve andmed kokku paki sildiga, eriti saaja nimi, kauba kirjeldus ja väärtus.

Kui müüja ei saa korralikku arvet esitada, ärge jääge järgmise sammu kontrollimata ootama. Võtke ühendust impordi tollivormistust tegeva vedajaga või sihtriigi tolliasutusega ja küsige, millist asendusdokumenti nad aktsepteerivad. Mõnel juhul võivad nad aktsepteerida tellimuse kinnitust koos maksetõendiga; teistel juhtudel võivad nad siiski vajada ametlikku arvet või müüja tollideklaratsiooni.

Kui teil on dokumendid juba olemas, salvestage need kohe:

• Tellimuse kinnitus
• Maksekviitung või kaardiväljavõte
• Jälgimisnumber
• Tooteloendi leht, mis näitab kauba kirjeldust ja hinda
• Iga sõnum, kus müüja kinnitab sisu või väärtust

Need dokumendid on olulised, sest toll võib võrrelda deklareeritud väärtust ja kirjeldust paki ning tellimuse andmetega. Lahknevus, näiteks liiga madal väärtus või ebamäärane tootenimi, võib tollivormistust edasi lükata või tuua kaasa lisateabe päringu.

Kui müüja ütleb, et ta “ei saa arveid väljastada”, küsige, kas ta saab vähemalt anda ettevõtte kirjaplangil allkirjastatud sisu ja väärtuse kinnituse. Kas see aktsepteeritakse, sõltub tolliasutusest või vedajast, kes teie pakki käsitleb, seega kontrollige seda enne, kui pakk edasi liigub.

Praktiline nõuanne: paluge müüjal lisada arvele jälgimisnumber ja tellimuse number, et toll või vedaja saaks paki kiiresti kokku viia.

Jah. Kui arve väärtus tundub tellitud kogusega vastuolus, võib toll deklaratsiooni kahtluse alla seada ja pakki kinni pidada, tõendit küsida või väärtust ümber hinnata. Mis edasi saab, sõltub sihtriigi tollireeglitest ja sellest, kas arve vastab tegelikule tellimusele.

Tee seda täna:

• Võrdle arvet tellimuse kinnituse ja maksekviitungiga.

Kontrolli ühikute arvu, ühikuhinda, koguhinda, valuutat ning seda, kas mõni allahindlus, kupong, komplektihind, näidis või tasuta ese selgitab madalamat väärtust.

• Salvesta dokumendid koos.

Hoia alles arve, tellimisleht, kassasumma kokkuvõte, maksetõend ja jälgimisnumber. Kui toll või vedaja küsib tõendeid, on need esimesed dokumendid, mis näitavad tegelikku tehingut.

• Vaata jälgimisolekut.

Kui seal on kirjas, et pakk on tolli või dokumentide tõttu kinni peetud, vasta kiiresti. Kui pakk pole veel tollini jõudnud, võib sul olla veel võimalik paberid enne vormistamist korda teha.

Kui arve on vale, võta müüjaga ühendust ja palu parandatud kaubaarvet, mis vastab tegelikule tellimusele. Palu neil näidata õiget kogust ja tegelikku tehinguväärtust, sest toll võrdleb sageli just neid kahte asja. Kui ostsid hulgitellimuse või edasimüüja koguse, on see detail oluline: paljude ühikute kohta madal koguväärtus võib paista aladeklareeritud saadetisena, kui arve ei selgita selgelt, miks hind on madalam.

Kui toll või vedaja vaidlustab väärtuse, küsi täpselt, millist dokumenti nad vajavad. Tavaliselt on kasulik saata:

• tellimuse kinnitus koos kogustega
• maksekviitung või kaardiväljavõte
• müüja arve
• mis tahes sõnum, mis näitab allahindlust, näidise staatust või hulgihinda

Kui pakk on juba tollis, võta ühendust vedajaga, sest nad koguvad sageli tolli poolel dokumente. Küsi tolli viitenumbrit ja täpset dokumenti, mida nad saadetise vabastamiseks vajavad. Kui toll võtab sinuga ise ühendust, vasta samade dokumentidega ja lühikese selgitusega, miks hind on madal. Ära arva ega loo uut arvesummat; see võib probleemi hullemaks teha.

Kui müüja keeldub ilmselget viga parandamast või kui arve oli tahtlikult aladeklareeritud, on see saadetise jaoks tõsine risk. Sellisel juhul pead võib-olla otsustama, kas lasta pakk tagasi saata, maksta tolli küsitud tasud või küsida müüjalt, kuidas nad soovivad probleemi lahendada. Parim järgmine samm sõltub sellest, kas pakk liigub veel või on juba kontrolliks peatatud.

Praktiline nõuanne: hoia alles tooteloendi ja tellitud koguse ekraanipilt, sest see võib aidata selgitada, miks arve väärtus ei vasta ühe ühiku hinnale.

Kui toll on nimetanud teie paki kaubanduslikuks impordiks, sõltub järgmine samm sellest, kas ostsite kaubad isiklikuks kasutamiseks või edasimüügiks/äritegevuseks. Sama toote mitu ühikut võivad panna tolli käsitlema pakki kaubanduslikuna isegi siis, kui te ei ole kaupleja, seega peaksite kontrollima tolliteadet ja vaidlustama klassifikatsiooni ainult siis, kui see ei vasta ostu tegelikule eesmärgile.

Alustage tolli sõnumist, vabastamisteatest või jälgimisest. Vaadake täpset sõnastust, paki viitenumbrit ning kõiki tähtaegu või dokumentide nõudeid. See sõnastus on oluline, sest toll võib küsida lisadokumente, parandatud deklaratsiooni või imporditasude maksmist.

Kui ostsite ühikud isiklikuks kasutamiseks, tehke nüüd järgmist:

• Salvestage tellimuse kinnitus, maksekviitung ja tooteleht, kus on näha toote kirjeldus ja kogus.
• Salvestage kõik müüja sõnumid, mis näitavad, et tellimus müüdi tavapärase jaemüügiostuna.
• Valmistage ette lühike selgitus, miks ostsite mitu ühikut, näiteks varu, kingitused või pere kasutuseks, kui see on tõsi.

Seejärel võtke ühendust teates nimetatud tolliasutusega või posti-/kullerteenuse tollikontaktiga, kui nemad deklaratsiooni menetlevad. Küsige:

• Miks pakk klassifitseeriti kaubanduslikuks impordiks
• Milliseid tõendeid nad tahavad selle klassifikatsiooni ümberhindamiseks näha
• Kas neil on vaja arvet, maksetõendit või parandatud kauba kirjeldust
• Mis juhtub, kui te ei vasta teates näidatud kuupäevaks

Kui pakk osteti tegelikult edasimüügiks, äritegevuseks või korduvateks varuostudeks, võib toll käsitleda seda ärilise impordina. Sellisel juhul sõltuvad tasud, käibemaks, tollimaks ja paberitöö kaubast, väärtusest ja teie riigi impordireeglitest. Täpseid tasusid ja võimalikke registreerimisnõudeid ei saa jälgimisoleku põhjal ära arvata; kontrollige tolliteadet või tolliasutuse impordijuhiseid paki deklareeritud väärtuse ja kategooria kohta.

Kui soovite klassifikatsiooni vaidlustada, keskenduge faktidele, mis tõendavad, et tegemist oli tarbijaostuga:

• Üks jaemüügitellimus, mitte regulaarne varuostmine
• Väike kogukogus, mis sobib isiklikuks kasutuseks
• Tooteleht ja arve, mis vastavad esemele ja hinnale
• Kõik müüja sõnumid, mis kinnitavad, et tegemist oli tavalise tarbijamüügiga

Kui toll keeldub klassifikatsiooni muutmast, küsige kirjalikult põhjust ja seda, milline vaide- või läbivaatamisvõimalus teie riigis olemas on. Kui pakk on juba kinni peetud, kontrollige ka, kas peate tasud kõigepealt maksma ja hiljem vaidlustama või kas võite enne maksmist oodata läbivaatamise tulemust. See protsess sõltub tolliasutusest ja kullerist, seega on teade kõige kindlam koht selle kinnitamiseks.

Kõige olulisem puuduolev fakt on teie tegelik ostu eesmärk, sest tavaliselt just see muudab järgmise sammu. Kui te pole kindel, kuidas toll seda näeb, võrrelge tellitud kogust tavalise koduse kasutusega ja olge valmis seda selgelt selgitama.

Praktiline nõuanne: hoidke ühes kaustas tolliteadet, tellimuse lehte, maksetõendit ja müüja sõnumeid, et saaksite saata sama viitenumbri ja dokumendid ühe vastusega, selle asemel et juhtumit kaks korda selgitada.

Tavaliselt ei ole teil iga ostu jaoks vaja käibemaksuarvet ega EORI numbrit, kuid väikeettevõtte impordi puhul väljastpoolt EL-i võite eri põhjustel vajada mõlemat erinevat asja. Käibemaksuarve on dokument raamatupidamise ja käibemaksu käsitlemise jaoks; EORI number on tolli tunnus, mida kasutatakse impordi tollivormistusel.

Esimene küsimus on, kes on tollideklaratsioonil importija. See otsustab, mida te vajate.

• Kui müüja või kuller vormistab impordi teie ettevõtte nimel, võivad nad küsida teie EORI numbrit ja mõnikord ka teie käibemaksukohustuslase registreerimisnumbrit.
• Kui saadetist käsitletakse eraisiku tellimusena, võib tollivormistus toimuda teisiti ja teilt ei pruugita küsida ettevõtte impordiandmeid.
• Kui soovite, et kaup oleks teie arvestuses ettevõtte ostuna kirjas, peaksite küsima korralikku arvet või kaubaarvet, millel on müüja nimi, teie ettevõtte nimi, kauba selge kirjeldus, kogus, väärtus ja kuupäev.

Ärge ajage käibemaksuarvet ja EORI numbrit segamini. Need ei ole sama asi. Käibemaksuarve on paberi- või PDF-kujul müügidokument. EORI number on see, mida toll kasutab importija tuvastamiseks.

Mida teha nüüd:

• Kontrollige tellimuse lehte, arvet ja saatmistingimusi, et näha, kas müüja märgib, et maksud ja impordi käsitlemine on hinna sees või peab tolliga tegelema ostja.
• Vaadake kulleri või turuplatvormi sõnumit, kus küsitakse tolliandmeid. Kui nad küsivad EORI numbrit, vajavad nad teie tolli importija numbrit, mitte ainult teie käibemaksunumbrit.
• Küsige müüjalt või kullerilt, kes on deklaratsioonil importija ja kas nad vajavad:
• teie EORI numbrit
• teie ettevõtte käibemaksunumbrit
• kaubaarvet
• tooteandmeid, näiteks kirjeldust, kogust ja väärtust

Kui ostate ettevõttena ja soovite sisendkäibemaksu tagasi küsida või pidada korrektset arvestust, säilitage arve, tellimuse kinnitus, maksetõend ja kõik tollisõnumid koos saadetise viitenumbriga. Need dokumendid aitavad, kui kuller küsib hiljem selgitust või kui teil on vaja imporditasu tellimusega siduda.

Kui pakk on juba teel ja jälgimises või e-kirjas on kirjas, et see on „ootab tolliteavet“, „vajalik tollivormistus“ või midagi sarnast, vastake kiiresti täpselt nende dokumentidega, mida nad küsivad. Kui sõnum ütleb ainult, et tasud tuleb tasuda, kontrollige enne maksmist, kas tasu on impordi käibemaks, tollimaks või vahendaja teenustasu.

Kõige olulisem puuduolev fakt on see, kas saadetis imporditakse teie ettevõtte nimel ja kas tollivormistuse teeb kuller või tollimaakler. Sellest sõltub, kas EORI numbrit on vaja.

Praktiline nõuanne: hoidke oma EORI numbrit ja ettevõtte käibemaksunumbrit ühes failis, et saaksite vajaduse korral tollile või kullerile kohe õige numbri saata.

Võite küsida, kuid ainult siis, kui arved vastavad tegelikele kaupadele, hinnale ja saadetise ülesehitusele. Ärge paluge müüjal jagada üht tellimust väiksemateks arveteks lihtsalt selleks, et vähendada tollimakse või vältida tollikontrolli, sest seda võidakse käsitleda valeandmete esitamisena ja see võib põhjustada viivitusi, lisakontrolle, trahve või selle, et toll hindab paki väärtuse ümber.

Kõige olulisem on see, kas muudate ainult paberimajandust või saadetakse tellimus eraldi, tegelike pakkidena. Kui müüja plaanib saata ühe karbi, millele on lisatud mitu „väikest arvet”, on see ohumärk. Tolli huvitab tavaliselt see, mis tegelikult pakis on, deklareeritud väärtus ja saate dokumendid, mitte ainult see, mitu arvet on lisatud.

Tehke nüüd nii:

• Küsige müüjalt üks selge küsimus: „Kas need saadetakse eraldi pakkidena koos eraldi pakkimisnimekirjade ja arvete, või ühe saadetisena jagatud paberimajandusega?”
• Kui nad ütlevad, et kaubad jagatakse eraldi pakkideks, paluge neil kinnitada:
• iga paki sisu
• iga arvele märgitud väärtus
• iga paki jälgimisnumber
• kas iga arve kajastab tegelikku osa tellimusest, mida see katab
• Kui nad tahavad väljastada mitu arvet üheainsa paki kohta, ärge nõustuge, välja arvatud juhul, kui dokumendid vastavad endiselt tegelikule tehingule ja teie sihtriigi tollieeskirjad lubavad sellist ülesehitust.

Peamine risk on vastuolu. Kui tellimuse leht, makseandmed, arve ja paki sisu ei lähe kokku, võib toll küsida maksetõendit, kontrollida deklareeritud väärtust uuesti või hoida pakki kinni, kuni nad selle üle kontrolli teevad. Kui müüja pakub madalamat väärtust, vale kirjeldust või märgistust „kingitus”, käsitlege seda hoiatusmärgina ja katkestage kokkulepe.

Enne kui nõustute mis tahes jagamisega, salvestage:

• tellimuse kinnitus, mis näitab kogu kaubaloendit ja kogusummat
• müüja sõnum, mis selgitab, kuidas saadetis ja arved jagatakse
• iga paki arve või eelarvearve
• kõik jälgimisnumbrid või saateetiketid

Kui teie tegelik eesmärk on muuta tollivormistus lihtsamaks, küsige müüjalt väiksemate arvete asemel täpseid dokumente. Korralik tollideklaratsioon on turvalisem kui jagatud arve, mis ei kajasta tegelikku müüki. Kui teil on vaja saadetis jagada õigustatud põhjusel, näiteks erinevate tarnekuupäevade või erinevate laokorralduste tõttu, kinnitage, et igas pakis on ainult need esemed, mis on kirjas selle paki arvel.

Kui müüja ei suuda selgitada, kuidas paberimajandus vastab füüsilistele pakkidele, ärge jätkake enne, kui ta seda teeb. Üks fakt, mis nõuannet kõige rohkem muudab, on see, kas tegemist on eraldi saadetistega või ainult ühe saadetise jaoks eraldi arvete väljastamisega.

Praktiline nõuanne: hoidke alles makseandmed, mis näitavad kogu tasutud summat, sest toll võib neid küsida, kui arve väärtus tundub ebatavaline.

Toll küsib tavaliselt makse tõendit, sest tellimuse kinnitus ei näita alati piisavalt selgelt, kui palju te tegelikult maksisite. Tellimuse kinnitus võib tõendada, mida te tellisite, kuid toll vajab sageli dokumenti, mis näitab lõplikku tasutud summat, müüjat, kuupäeva ning mõnikord ka saatmiskulusid või allahindlusi.

Kõige kasulikum järgmine samm on kontrollida täpselt, mida toll või vedaja küsis. Vaadake e-kirja, SMS-i, kirja või jälgimisteadet ja kontrollige, kas nad soovivad:

• makse tõendit
• arvet
• ostutšekki
• makse väljavõtet

Need ei ole alati sama asi. Kui teates on tolli viitenumber, juhtumi number või jälgimisnumber, lisage see igasse vastusesse, et nad saaksid teie paki kiiresti kokku viia.

Saatke kõige tugevam makse tõend, mis teil on, mitte ainult tellimuse kinnitus. Tavaliselt tähendab see üht või mitut järgmistest:

• kaardimakse kviitung või pangatehing, kus on näha kaupmehe nimi, summa ja kuupäev
• PayPal või muu rahakoti tehingukviitung
• müüja arve, kui sellel on märge „tasutud“
• tellimuse kinnitus, kui seal on näha kauba kirjeldus, hind, valuuta ja tellimuse number

Hea makse tõendi dokument peaks ideaalis näitama, et tellimus on tegelikult tasutud, mitte ainult esitatud. Levinud viga on saata ekraanipilt, millel on ainult „tellimus kinnitatud“ või „makse ootel“. See ei pruugi tolli rahuldada, kui sealt ei selgu tasutud summa.

Kui tellimuse kinnitus ja makseandmed ei ühti, selgitage, miks. Näiteks:

• kui kasutasite allahindlust, näitab maksekviitung madalamat lõppsummat
• kui osa tellimusest tagastati või tühistati, võib toll vajada nii algset tellimust kui ka lõplikku makse tõendit
• kui saatmiskulu võeti eraldi, lisage see samuti, kui see on makseandmetes näha

Kui pakki menetleb tolli nimel vedaja, saatke dokumendid mitte ainult müüjale, vaid vedaja tolliosakonnale. Sageli kogub just vedaja tollivormistuseks vajalikud paberid, seega küsige neilt, millist vormingut nad vajavad: PDF-i, ekraanipilti või täieliku väljavõtte lehte. Kui toll võttis teiega otse ühendust, järgige nende sõnumis täpselt antud üleslaadimise või vastamise viisi ja hoidke failinimed selged.

Kui teil puudub korralik maksekviitung, küsige see makseteenuse pakkujalt, mida kasutasite. Kontrollige oma kaardiäppi, pangaäppi, PayPali kontot või muud maksekontot tehinguandmete leidmiseks. Salvestage tellimuse kinnitus, makse tõend ja kõik tolli sõnumid koos juhuks, kui nad küsivad uuesti.

Praktiline nõuanne: kasutage ühte faili või sõnumit, mis näitab selgelt tellimuse numbrit, eset, kogusummat, kuupäeva ja makseviisi, sest tolliametnikud võivad tagasi lükata dokumendid, mis ei seo makset pakiga.

Paluge müüjalt parandatud arvet kohe, kui vea märkate. Kui arvet kasutatakse tolli või raamatupidamise jaoks, võib vale kogus või ettevõtte nimi põhjustada dokumendi tagasilükkamise, seega ärge tuginege algsele arvele, kui te juba teate, et see on vale.

Alustage müüjast, sest tavaliselt saab arvet uuesti väljastada ainult tema. Saatke selge sõnum, mis sisaldab:

• tellimuse numbrit
• arve numbrit ja kuupäeva
• täpset viga
• täpset parandust, mida vajate

Näiteks paluge neil asendada vale ettevõtte nimi teie täieliku juriidilise ettevõtte nimega või parandada kogus nii, et see vastaks tellimusele ja paki sisule. Kui vajate arvet äridokumentide jaoks, lisage oma KMKR number või ettevõtte registreerimisandmed, kui müüjal need on olemas.

Enne päringu saatmist kontrollige järgmist:

• Kas arvel olev nimi vastab täpselt teie juriidilisele ettevõtte nimele, sealhulgas mis tahes juriidilisele vormile nagu Ltd, GmbH, SARL või sarnane?
• Kas arvel olev kogus vastab tellimuse kinnitusele ja tegelikult saadud kaubale?
• Kas arvet kasutatakse tollivormistuseks, impordi käibemaksuks või raamatupidamiseks? Kui jah, siis on parandusel suurem tähtsus ja vastuvõttev asutus võib nõuda, et parandatud dokument vastaks tellimuse andmetele.

Kui müüja saab arve uuesti väljastada, paluge uut arvet, mis asendab selgelt vana. Kui nad ei saa algset arvet muuta, küsige, millist parandusdokumenti nad saavad selle asemel anda, näiteks parandatud arvet, kreeditarvet või kirjalikku parandust, mis viitab algsele arve numbrile. Kas toll, teie raamatupidaja või maksuamet sellise dokumendi aktsepteerib, sõltub riigist ja arve kasutamise eesmärgist, seega kontrollige täpset nõuet asutusest, kes seda dokumenti kasutab.

Kui toll on asjasse seotud, salvestage enne paranduse küsimist arve, tellimuse kinnitus, jälgimisnumber ja kõik tolliteated. Kui pakk on veel tollis, kasutage oma sõnumis paki viitenumbrit või jälgimisnumbrit, et müüja saaks paranduse saadetisega siduda. Kui pakk on juba tollist läbi läinud, võib parandatud arve siiski aidata teie dokumentide jaoks, kuid see ei pruugi impordiprotsessi muuta.

Kui müüja keeldub, vastake veel kord ja paluge neil kirjalikult öelda, miks nad ei soovi dokumenti parandada. Seejärel võtke ühendust turuplatvormi toega selle tellimuse kohta ja selgitage, et müüja väljastas vale ettevõtte nime või kogusega arve ning et vajate kasutuskõlblikku arvet tolli või raamatupidamise jaoks. Lisage tellimuse number, arve number ning koopiad nii valest arvest kui ka tellimuse kinnitusest. Kui turuplatvorm ei aita, sõltub teie järgmine samm sellest, miks te parandatud arvet vajate: maksu- või raamatupidamise eesmärgil küsige oma raamatupidajalt või kohalikult maksuametilt, millist parandusdokumenti nad aktsepteerivad; tolli jaoks küsige tollilt või saadetist käsitlevalt tollimaaklerilt.

Praktiline nõuanne: hoidke ühes kaustas tellimuse kinnitust, algset arvet, müüja paranduse taotlust ja müüja vastust, sest need neli asja on tavaliselt kiireim viis tõendada, mida telliti ja mis oli valesti.

Tavaliselt mitte: kui pakk on tõesti mõeldud poe, väljapaneku, testimise või edasimüügi jaoks, võib toll seda ikkagi käsitleda kaubandusliku impordina ning küsida impordi käibemaksu, tollimaksu ja võimalikke vormistustasusid. Selle nimetamine “näidiseks” ei muuda seda automaatselt tollimaksuvabaks.

Kõige olulisem on see, kuidas kaup on deklareeritud, milleks seda tegelikult kasutatakse ja kuidas sihtriigi tollieeskirjad seda tüüpi eset käsitlevad. Sama pakk võib olla erinevalt käsitletud, kui see on tasuta näidis ilma müügiväärtuseta, demoüksus ainult tutvustamiseks või varu, mis on mõeldud edasimüügiks.

Tee esmalt nii:

• Kontrolli müüja arvet või pro forma arvet. Seal peaks kaup olema täpselt kirjeldatud, mitte lihtsalt “näidis”, kui tegemist on tavalise jaemüügitoodega.
• Kinnita deklareeritud väärtus ja kogus. Toll vaatab sageli kõigepealt just neid andmeid. Kõrge väärtusega “näidis” võib siiski saada maksustatud kui kaubanduslik saadetis.
• Salvesta tellimuse leht ja kõik sõnumid, kus müüja ütleb, et ese on näidis, demoüksus või mitte edasimüügiks. Kui toll saadetist küsitleb, aitab selline sõnastus selgitada kavandatud kasutust.
• Kui impordid kaupa poodi, kontrolli enne vabastamist, kas sinu riigis on vaja importija numbrit või ettevõtte käibemaksu/EORI-laadset registreeringut. See sõltub sihtriigist ja kasutatavast tolliprotseduurist.

Kui ese on tõesti tasuta näidis, palu müüjal lisada:

• kaupade selge kirjeldus
• tegelik ühikuväärtus, isegi kui see on soodushinnaga
• kavandatud eesmärk, näiteks “näidis hindamiseks” või “demoüksus väljapanekuks”
• saatja ja saaja ettevõtteandmed, kui need on asjakohased

Kui ese on sinu poe varu, ära toetu tasude vältimiseks sõnale “näidis”. Toll võib selle liigitada kaubanduskaubaks, sest see liigub ettevõtte tarneahelasse. Sellisel juhul on kõige turvalisem eeldus, et tavalised imporditasud võivad rakenduda.

Kui toll või vedaja küsib dokumente, vasta järgmistega:

• arve või pro forma arve
• tellimuse kinnitus
• jälgimisnumber
• lühike selgitus, kas kaup on edasimüügiks, väljapanekuks või testimiseks
• sinu ettevõtte identifitseerimisnumber, kui sinu riigis kasutatakse seda impordi jaoks

Kui sa pole veel saatnud, on kõige kasulikum kontrollida oma riikliku tolliasutuse või saadetist vormistava tollimaakleriga. Küsi neilt, kas seda tüüpi näidis- või demoüksust saab importida mittekaubandusliku kaubana ja millist täpset deklaratsiooni nad vajavad. Küsi konkreetselt, millist sõnastust, väärtust ja dokumente nad sinu HS-/tollikoodi ja saadetise tüübi jaoks tahavad.

Kui pakk on juba teel ja saad tolliteate, ära seda ignoreeri. Teates on tavaliselt kirjas, mida toll saadetiseks peab, milline dokument puudub ja kas pead tasud maksma või esitama tõendi mittekaubandusliku kasutuse kohta.

Praktiline nõuanne: hoia üks ekraanipilt toote kuulutusest ja üks koopia arvest koos, sest tolli otsused sõltuvad sageli täpsest kirjeldusest ja deklareeritud väärtusest.

Peaksite vedajale võimalikult kiiresti vastama ja andma talle impordiandmed, mida ta vajab paki tollivormistuseks. Paljudel juhtudel tähendab „äriline impordideklaratsioon”, et saadetist käsitletakse kaubandusliku impordina, nii et vedaja vajab ettevõttest saaja andmeid, mitte ainult paki numbrit.

Kõigepealt kontrollige, mida vedaja täpselt küsib jälgimisteates, SMS-is, e-kirjas või tolliteates.

• Kui küsitakse ettevõtte andmeid, saatke importija andmed: teie ettevõtte nimi, täielik aadress, kontaktandmed ning kõik käibemaksu-, EORI- või muud impordimaksu numbrid, mida teie riik kasutab.
• Kui ostsite kauba eraisikuna, öelge vedajale selgelt, et tegemist on isikliku ostuga, ja küsige, kas nad saavad deklaratsiooni muuta ärilisest privaatseks impordiks.
• Kui müüja vormistas selle ärikorraldusena, võib vedaja tugineda sellele arvele. Sel juhul võib olla vaja, et müüja parandaks arve või saadetise andmed.

Kõige kasulikumad dokumendid, mis võiksid valmis olla, on:

• tellimuse kinnitus
• kaubaarve või müüja arve
• jälgimisnumber
• mis tahes vedaja sõnum, kus on mainitud „äriline impordideklaratsioon”, „kaubanduslik import” või tollipidamine

Need andmed on olulised, sest tollivormistus põhineb tavaliselt arve andmetel ja saaja andmetel. Ostja tüübi ja paberite vaheline vastuolu võib paki viivitada isegi siis, kui olete kauba juba eest maksnud.

Seejärel võtke vedajaga ühendust ja küsige kolm konkreetset küsimust:

• Millist täpset teavet te minult deklaratsiooni lõpetamiseks vajate?
• Kas seda pakki käsitletakse ärilise impordi või privaatse impordina?
• Kas vajate, et müüja parandaks arve või saadetise andmed?

Kui vedaja küsib ettevõtte registreerimisnumbrit, käibemaksunumbrit või EORI numbrit, saatke ainult see number, mis kehtib teie ettevõtte ja riigi kohta. Kui teil seda ei ole, küsige, kas pakki saab siiski vormistada privaatse impordina või kas saatja peab paberid uuesti saatma.

Kui arvel on ettevõtte nimi, kuid ostsite kauba eraisikuna, või kui tarneaadress on teie kodune aadress, kuid saadetist deklareeritakse ärilise impordina, on see vastuolu tavaline viivituse põhjus. Küsige vedajalt, kas deklaratsiooni tüüpi saab muuta enne, kui toll selle töötlemise lõpetab.

Kui vedaja ütleb, et nad ei saa puuduva ärilise teabeta edasi liikuda, võtke samal ajal ühendust müüjaga ja küsige:

• parandatud arvet
• kauba kirjeldust
• deklareeritud väärtust ja valuutat
• saadetisel kasutatud ostja/importija nime

Hoidke alles ekraanipildid või koopiad kõigist sõnumitest. Kui pakk hiljem kinni jääb, aitavad need sõnumid näidata, millist teavet te andsite ja millal.

Praktiline nõuanne: salvestage vedaja tollipäringu täpne sõnastus, sest „äriline impordideklaratsioon” võib tähendada erinevaid asju sõltuvalt sellest, kas nad vajavad maksunumbri andmeid, arve parandust või muutust ärilisest vormistamisest privaatseks vormistamiseks.

Jah — kui müüja saatis vähem ühikuid, kui arvel või tellimuses kirjas, saate tavaliselt taotleda puuduva koguse eest raha tagasi või eelistuse korral asendust. Oluline on käsitleda seda osalise tarne või puudujäägina ning tõendada, mis jäi puudu.

Alustage tellimuse andmete ja paki sisu kõrvuti kontrollimisest. Kõige kasulikum on mitte ainult arve, vaid ka algne tellimuse kinnitus, pakkeleht ja kogu jälgimisteave selle paki kohta, mille te tegelikult kätte saite. Mõnikord näitab arve kogu tellimust, kuid müüja jagas saadetise mitmeks pakiks. Kui jälgimine näitab rohkem kui üht pakki või müüja teatas eraldi saatmisest, ärge eeldage veel, et puuduolevad ühikud on tasumata.

Tehke nüüd nii:

• Loendage esemed ja võrrelge neid tellimuse kinnituse ja arvega.
• Säilitage välispakk, sisemine pakend, sildid ja kõik pakkelehed.
• Tehke selged fotod saabunust, eriti kui pakk oli tavapäraselt suletud ja sisaldas siiski oodatust vähem esemeid.
• Salvestage arve, tellimuse number, jälgimisnumber ja kõik müüja sõnumid saadetise kohta.

Seejärel võtke kõigepealt ühendust müüjaga, sest tavaliselt saab just tema tellimuse parandada. Öelge selgelt:

• mida te tellisite,
• mis jäi puudu,
• et arve/tellimus näitab suuremat kogust kui pakk sisaldas,
• ja millist lahendust te soovite: osalist raha tagastust, asendust või kinnitust, et puuduolevad ühikud tulevad teises pakis.

Lisage oma tellimuse number ja tõendid. Kui müüja nõustub, paluge tal enne juhtumi sulgemist raha tagastamise summa kirjalikult kinnitada.

Kui müüja ütleb, et puuduolevad ühikud saadeti eraldi, kontrollige jälgimist ja kõiki saatmisteateid, et leida teise paki number või teine väljasaatmise kuupäev. Kui teise paki kohta pole märke, küsige müüjalt, kas ta saadab puuduolevad esemed uuesti või tagastab nende eest raha.

Kui müüja keeldub, ei vasta või pakub ainult lahendust, mis puudujääki ei kõrvalda, avage vaidlus või nõue turuplatvormi või makseteenuse pakkuja kaudu, mida kasutasite. Milline tee valida, sõltub sellest, kus te maksisite:

• Kui maksisite turuplatvormil, kasutage tellimuse vaidluse või nõude protsessi ja lisage tellimuse kinnitus, arve, fotod ja müüja vastus.
• Kui maksisite kaardiga, PayPaliga või mõne muu makseviisiga, kontrollige selle teenusepakkuja tehinguvaidluse protsessi ja nõude esitamise tähtaega märksõnadega „kaupa ei saadud kätte” või „osaline tarne”. Tähtaeg sõltub makseteenuse pakkujast ja ostukuupäevast, seega kontrollige tehingu lehte või kaardiomaniku tingimusi, mitte ärge arvake.

Kõige olulisem tõend on see, et paki sisu oli puudulik, mitte ainult see, et arvel oli suurem kogus. Foto või video avamata pakist ja lahtipakkimisest võib aidata, kuid arve, tellimuse kinnitus ja müüja sõnumid on tavaliselt põhidokumendid.

Praktiline nõuanne: enne vaidluse avamist kirjutage ühte märkmesse üles täpne puuduolev kogus ja müüja lubatud kogus, et saaksite igas sõnumis samu numbreid kasutada.