Küsige müüjalt tolliarvet, mitte ainult lihtsat tellimuse kinnitust. Toll vajab tavaliselt dokumenti, mis tuvastab selgelt ostja, müüja ja kauba ning näitab nende väärtust ja valuutat.
Küsige dokumenti, mis sisaldab võimaluse korral:
- Müüja nime, täielikku aadressi ja kontaktandmeid
- Teie nime ja tarneaadressi täpselt nii, nagu need on pakil
- Tellimuse numbrit ja arve numbrit
- Arve kuupäeva
- Iga kauba selget kirjeldust, mitte ebamäärast märget nagu “kaubad” või “kingitus”
- Iga kauba kogust
- Ühiku hinda ja koguväärtust
- Kasutatud valuutat
- Saatekulu, kui see on eraldi tasutud
- Kauba päritoluriiki, kui see on teada
- HS-/koodi või tariifinumbrit, kui müüja saab selle esitada
Kui müüja pakub kommertsarvet, on see tavaliselt parim valik. Kui ta ei saa väljastada tavalist müügiarvet, küsige, kas ta saab selle asemel tollivormistuseks esitada pro forma arve. Oluline on, et dokumendil oleks näha, mida pakk sisaldab ja kui palju see väärt on. Ostukorvi ekraanipildist või maksekviitungist üksi sageli ei piisa, kui toll või vedaja soovib ametlikku arvet.
Kui võtate müüjaga ühendust, olge konkreetne:
- Öelge, et pakk on tollivormistuseks kinni peetud.
- Küsige arvet PDF-ina või muus prinditavas vormingus.
- Lisage oma tellimuse number, jälgimisnumber ja tarnele märgitud nimi.
- Paluge neil viia arve andmed kokku paki sildiga, eriti saaja nimi, kauba kirjeldus ja väärtus.
Kui müüja ei saa korralikku arvet esitada, ärge jääge järgmise sammu kontrollimata ootama. Võtke ühendust impordi tollivormistust tegeva vedajaga või sihtriigi tolliasutusega ja küsige, millist asendusdokumenti nad aktsepteerivad. Mõnel juhul võivad nad aktsepteerida tellimuse kinnitust koos maksetõendiga; teistel juhtudel võivad nad siiski vajada ametlikku arvet või müüja tollideklaratsiooni.
Kui teil on dokumendid juba olemas, salvestage need kohe:
- Tellimuse kinnitus
- Maksekviitung või kaardiväljavõte
- Jälgimisnumber
- Tooteloendi leht, mis näitab kauba kirjeldust ja hinda
- Iga sõnum, kus müüja kinnitab sisu või väärtust
Need dokumendid on olulised, sest toll võib võrrelda deklareeritud väärtust ja kirjeldust paki ning tellimuse andmetega. Lahknevus, näiteks liiga madal väärtus või ebamäärane tootenimi, võib tollivormistust edasi lükata või tuua kaasa lisateabe päringu.
Kui müüja ütleb, et ta “ei saa arveid väljastada”, küsige, kas ta saab vähemalt anda ettevõtte kirjaplangil allkirjastatud sisu ja väärtuse kinnituse. Kas see aktsepteeritakse, sõltub tolliasutusest või vedajast, kes teie pakki käsitleb, seega kontrollige seda enne, kui pakk edasi liigub.
Praktiline nõuanne: paluge müüjal lisada arvele jälgimisnumber ja tellimuse number, et toll või vedaja saaks paki kiiresti kokku viia.
