Demandez au vendeur une facture de douane, pas seulement une simple confirmation de commande. Les douanes ont généralement besoin d’un document qui identifie clairement l’acheteur, le vendeur et les marchandises, avec leur valeur et la devise.
Demandez un document qui inclut, si possible :
- Nom du vendeur, adresse complète et coordonnées
- Votre nom et votre adresse de livraison exactement comme sur le colis
- Numéro de commande et numéro de facture
- Date de la facture
- Description claire de chaque article, pas une mention vague comme « marchandises » ou « cadeau »
- Quantité de chaque article
- Prix unitaire et valeur totale
- Devise utilisée
- Frais d’expédition, s’ils sont facturés séparément
- Pays d’origine des marchandises, si connu
- Code HS / numéro tarifaire, si le vendeur peut le fournir
Si le vendeur propose une facture commerciale, c’est généralement la meilleure option. S’il ne peut pas émettre une facture de vente normale, demandez s’il peut fournir à la place une facture pro forma pour le dédouanement. L’essentiel est que le document montre ce que contient le colis et sa valeur. Une capture d’écran du panier ou un reçu de paiement seul ne suffit souvent pas si les douanes ou le transporteur demandent une facture officielle.
Lorsque vous contactez le vendeur, soyez précis :
- Dites que le colis est retenu pour dédouanement.
- Demandez une facture en PDF ou dans un autre format imprimable.
- Indiquez votre numéro de commande, votre numéro de suivi et le nom de livraison.
- Demandez-lui d’aligner les informations de la facture sur l’étiquette du colis, surtout le nom du destinataire, la description de l’article et la valeur.
Si le vendeur ne peut pas fournir une facture correcte, n’attendez pas sans vérifier l’étape suivante. Contactez le transporteur qui gère le dédouanement à l’importation ou le bureau de douane du pays de destination et demandez quel document de remplacement il acceptera. Dans certains cas, ils peuvent accepter la confirmation de commande avec une preuve de paiement ; dans d’autres, ils auront encore besoin d’une facture officielle ou d’une déclaration en douane du vendeur.
Si vous avez déjà des documents, conservez-les maintenant :
- Confirmation de commande
- Reçu de paiement ou relevé de carte
- Numéro de suivi
- Page de l’annonce du produit montrant la description de l’article et le prix
- Tout message où le vendeur confirme le contenu ou la valeur
Ces documents sont importants, car les douanes peuvent comparer la valeur et la description déclarées avec le colis et l’enregistrement de la commande. Une incohérence, comme une valeur trop basse ou un nom de produit vague, peut retarder le dédouanement ou entraîner une demande d’informations supplémentaires.
Si le vendeur dit qu’il « ne peut pas émettre de factures », demandez s’il peut au moins fournir une déclaration signée du contenu et de la valeur sur papier à en-tête de l’entreprise. Le fait qu’elle soit acceptée dépend de l’autorité douanière ou du transporteur qui traite votre colis, donc vérifiez avant que le colis n’avance davantage.
Conseil pratique : demandez au vendeur d’indiquer le numéro de suivi et le numéro de commande sur la facture afin que les douanes ou le transporteur puissent l’associer rapidement à votre colis.
