Pide al vendedor una factura de aduanas, no solo una simple confirmación del pedido. Normalmente, aduanas necesita un documento que identifique claramente al comprador, al vendedor y la mercancía, con su valor y la moneda.
Pide un documento que incluya, si es posible:
- Nombre del vendedor, dirección completa y datos de contacto
- Tu nombre y dirección de entrega exactamente como aparecen en el paquete
- Número de pedido y número de factura
- Fecha de la factura
- Descripción clara de cada artículo, no una etiqueta vaga como “mercancía” o “regalo”
- Cantidad de cada artículo
- Precio unitario y valor total
- Moneda utilizada
- Coste de envío, si se cobra por separado
- País de origen de la mercancía, si se conoce
- Código HS/código arancelario o número arancelario, si el vendedor puede proporcionarlo
Si el vendedor ofrece una factura comercial, esa suele ser la mejor opción. Si no puede emitir una factura de venta normal, pregunta si puede proporcionar en su lugar una factura pro forma para el despacho de aduanas. Lo importante es que el documento muestre qué contiene el paquete y cuánto vale. Una captura de pantalla del carrito o un recibo de pago por sí solos a menudo no bastan si aduanas o el transportista quieren una factura formal.
Cuando contactes con el vendedor, sé específico:
- Indica que el paquete está retenido para despacho de aduanas.
- Pide una factura en PDF u otro formato imprimible.
- Incluye tu número de pedido, número de seguimiento y nombre de entrega.
- Pide que los datos de la factura coincidan con la etiqueta del paquete, especialmente el nombre del destinatario, la descripción del artículo y el valor.
Si el vendedor no puede proporcionar una factura adecuada, no esperes sin comprobar el siguiente paso. Contacta con el transportista que gestiona el despacho de importación o con la oficina de aduanas del país de destino y pregunta qué documento sustitutivo aceptarán. En algunos casos, pueden aceptar la confirmación del pedido junto con el comprobante de pago; en otros, pueden seguir necesitando una factura formal o una declaración de aduanas del vendedor.
Si ya tienes documentos, guarda ahora estos:
- Confirmación del pedido
- Recibo de pago o extracto de tarjeta
- Número de seguimiento
- Página del producto que muestre la descripción y el precio del artículo
- Cualquier mensaje en el que el vendedor confirme el contenido o el valor
Estos documentos importan porque aduanas puede comparar el valor y la descripción declarados con el paquete y el registro del pedido. Una discrepancia, como un valor bajo o un nombre de producto vago, puede retrasar el despacho o provocar una solicitud de más información.
Si el vendedor dice que “no puede emitir facturas”, pregunta si al menos puede proporcionar una declaración firmada del contenido y el valor en papel membretado de la empresa. Que eso se acepte depende de la autoridad aduanera o del transportista que gestione tu paquete, así que compruébalo antes de que el paquete avance más.
Consejo práctico: pide al vendedor que incluya el número de seguimiento y el número de pedido en la factura para que aduanas o el transportista puedan vincularla rápidamente con tu paquete.
