Chiedi al venditore una fattura doganale, non solo una semplice conferma d’ordine. Di solito la dogana ha bisogno di un documento che identifichi chiaramente l’acquirente, il venditore e la merce, con il suo valore e la valuta.
Chiedi un documento che includa, se possibile:
- Nome del venditore, indirizzo completo e dati di contatto
- Il tuo nome e l’indirizzo di consegna esattamente come sul pacco
- Numero d’ordine e numero fattura
- Data della fattura
- Descrizione chiara di ogni articolo, non un’etichetta vaga come “merce” o “regalo”
- Quantità di ogni articolo
- Prezzo unitario e valore totale
- Valuta utilizzata
- Costo di spedizione, se addebitato separatamente
- Paese di origine della merce, se noto
- Codice HS/codice tariffario, se il venditore può fornirlo
Se il venditore offre una fattura commerciale, di solito è l’opzione migliore. Se non può emettere una normale fattura di vendita, chiedi se può fornire invece una fattura pro forma per lo sdoganamento. Il punto chiave è che il documento deve mostrare cosa contiene il pacco e quanto vale. Uno screenshot del carrello o una ricevuta di pagamento da soli spesso non bastano se la dogana o il corriere vogliono una fattura formale.
Quando contatti il venditore, sii specifico:
- Dì che il pacco è fermo per lo sdoganamento.
- Chiedi una fattura in PDF o in un altro formato stampabile.
- Includi il numero d’ordine, il numero di tracciamento e il nome per la consegna.
- Chiedi di far coincidere i dettagli della fattura con l’etichetta del pacco, soprattutto nome del destinatario, descrizione dell’articolo e valore.
Se il venditore non può fornire una fattura adeguata, non aspettare senza controllare il passo successivo. Contatta il corriere che gestisce lo sdoganamento all’importazione o l’ufficio doganale del paese di destinazione e chiedi quale documento sostitutivo accetteranno. In alcuni casi possono accettare la conferma d’ordine insieme alla prova di pagamento; in altri, potrebbero comunque aver bisogno di una fattura formale o di una dichiarazione doganale del venditore.
Se hai già dei documenti, salva subito questi:
- Conferma d’ordine
- Ricevuta di pagamento o estratto conto della carta
- Numero di tracciamento
- Pagina dell’inserzione del prodotto con descrizione e prezzo dell’articolo
- Qualsiasi messaggio in cui il venditore conferma il contenuto o il valore
Questi documenti sono importanti perché la dogana può confrontare il valore e la descrizione dichiarati con il pacco e con il record dell’ordine. Una discrepanza, come un valore basso o un nome del prodotto vago, può ritardare lo sdoganamento o far scattare una richiesta di ulteriori informazioni.
Se il venditore dice che “non può emettere fatture”, chiedi se può almeno fornire una dichiarazione firmata del contenuto e del valore su carta intestata dell’azienda. Se venga accettata dipende dall’autorità doganale o dal corriere che gestisce il tuo pacco, quindi verifica prima che il pacco vada oltre.
Practical tip: chiedi al venditore di indicare sulla fattura il numero di tracciamento e il numero d’ordine, così la dogana o il corriere possono abbinarla rapidamente al tuo pacco.
