Poproś sprzedawcę o fakturę celną, a nie tylko zwykłe potwierdzenie zamówienia. Celnicy zwykle potrzebują dokumentu, który jasno identyfikuje kupującego, sprzedawcę i towar, wraz z jego wartością i walutą.
Poproś o dokument, który zawiera, jeśli to możliwe:
- Nazwę sprzedawcy, pełny adres i dane kontaktowe
- Twoje imię i nazwisko oraz adres dostawy dokładnie tak, jak na paczce
- Numer zamówienia i numer faktury
- Datę wystawienia faktury
- Jasny opis każdej pozycji, a nie ogólny opis typu „towar” lub „prezent”
- Ilość każdej pozycji
- Cenę jednostkową i łączną wartość
- Używaną walutę
- Koszt wysyłki, jeśli jest naliczany osobno
- Kraj pochodzenia towaru, jeśli jest znany
- Kod HS / kod taryfowy, jeśli sprzedawca może go podać
Jeśli sprzedawca oferuje fakturę handlową, to zwykle jest najlepsza opcja. Jeśli nie może wystawić zwykłej faktury sprzedaży, zapytaj, czy zamiast tego może przygotować fakturę pro forma do odprawy celnej. Najważniejsze jest to, aby dokument pokazywał, co znajduje się w paczce i jaka jest jej wartość. Zrzut ekranu koszyka lub samo potwierdzenie płatności często nie wystarcza, jeśli celnicy lub przewoźnik chcą formalnej faktury.
Gdy kontaktujesz się ze sprzedawcą, bądź konkretny:
- Powiedz, że paczka jest zatrzymana do odprawy celnej.
- Poproś o fakturę w PDF lub innym formacie nadającym się do wydruku.
- Podaj numer zamówienia, numer śledzenia i nazwę odbiorcy.
- Poproś, aby dane na fakturze zgadzały się z etykietą na paczce, zwłaszcza nazwisko odbiorcy, opis towaru i wartość.
Jeśli sprzedawca nie może dostarczyć prawidłowej faktury, nie czekaj bez sprawdzenia następnego kroku. Skontaktuj się z przewoźnikiem, który obsługuje odprawę importową, albo z urzędem celnym w kraju docelowym i zapytaj, jaki dokument zastępczy zaakceptują. W niektórych przypadkach mogą zaakceptować potwierdzenie zamówienia wraz z dowodem płatności; w innych nadal może być potrzebna formalna faktura albo zgłoszenie celne od sprzedawcy.
Jeśli masz już dokumenty, zachowaj teraz:
- Potwierdzenie zamówienia
- Potwierdzenie płatności lub wyciąg z karty
- Numer śledzenia
- Stronę oferty produktu pokazującą opis i cenę towaru
- Każdą wiadomość, w której sprzedawca potwierdza zawartość lub wartość
Te dokumenty mają znaczenie, ponieważ celnicy mogą porównać zadeklarowaną wartość i opis z paczką oraz z zapisem zamówienia. Niezgodność, taka jak zaniżona wartość lub ogólna nazwa produktu, może opóźnić odprawę albo wywołać prośbę o dodatkowe informacje.
Jeśli sprzedawca mówi, że „nie może wystawiać faktur”, zapytaj, czy może przynajmniej przygotować podpisane oświadczenie o zawartości i wartości na papierze firmowym. To, czy zostanie ono zaakceptowane, zależy od organu celnego lub przewoźnika obsługującego Twoją paczkę, więc sprawdź to, zanim paczka pójdzie dalej.
Praktyczna wskazówka: poproś sprzedawcę, aby umieścił na fakturze numer śledzenia i numer zamówienia, żeby celnicy lub przewoźnik mogli szybko dopasować ją do Twojej paczki.
