Vraag de verkoper om een douanefactuur, niet alleen om een eenvoudige orderbevestiging. De douane heeft meestal een document nodig waarop de koper, de verkoper en de goederen duidelijk staan vermeld, met hun waarde en de valuta.
Vraag om een document met, indien mogelijk:
- Naam van de verkoper, volledig adres en contactgegevens
- Uw naam en afleveradres precies zoals op het pakket
- Ordernummer en factuurnummer
- Factuurdatum
- Duidelijke beschrijving van elk item, niet een vage omschrijving zoals “goederen” of “cadeau”
- Aantal van elk item
- Stukprijs en totale waarde
- Gebruikte valuta
- Verzendkosten, als die apart in rekening worden gebracht
- Land van oorsprong van de goederen, indien bekend
- HS-/code of tariefnummer, als de verkoper dat kan geven
Als de verkoper een commerciële factuur kan geven, is dat meestal de beste optie. Als hij geen normale verkoopfactuur kan opstellen, vraag dan of hij in plaats daarvan een pro-formafactuur voor douane-inklaring kan geven. Het belangrijkste is dat het document laat zien wat het pakket bevat en wat het waard is. Een screenshot van het winkelmandje of alleen een betalingsbewijs is vaak niet genoeg als de douane of de vervoerder een formele factuur wil.
Wees specifiek wanneer u contact opneemt met de verkoper:
- Zeg dat het pakket wordt vastgehouden voor douane-inklaring.
- Vraag om een factuur in PDF of een ander afdrukbaar formaat.
- Vermeld uw ordernummer, trackingnummer en aflevernaam.
- Vraag hen om de factuurgegevens af te stemmen op het etiket op het pakket, vooral de naam van de ontvanger, de productomschrijving en de waarde.
Als de verkoper geen juiste factuur kan geven, wacht dan niet zonder de volgende stap te controleren. Neem contact op met de vervoerder die de invoerinklaring afhandelt of met de douane in het land van bestemming en vraag welk vervangend document zij accepteren. In sommige gevallen accepteren zij de orderbevestiging plus betalingsbewijs; in andere gevallen hebben zij nog steeds een formele factuur of een douaneaangifte van de verkoper nodig.
Als u al documenten heeft, bewaar deze dan nu:
- Orderbevestiging
- Betalingsbewijs of afschrift van de kaart
- Trackingnummer
- Productpagina met de productomschrijving en prijs
- Elk bericht waarin de verkoper de inhoud of waarde bevestigt
Deze documenten zijn belangrijk omdat de douane de opgegeven waarde en beschrijving kan vergelijken met het pakket en het orderrecord. Een verschil, zoals een lage waarde of een vage productnaam, kan de inklaring vertragen of leiden tot een verzoek om meer informatie.
Als de verkoper zegt dat hij “geen facturen kan uitgeven”, vraag dan of hij ten minste een ondertekende verklaring van inhoud en waarde op briefpapier van het bedrijf kan geven. Of dat wordt geaccepteerd, hangt af van de douaneautoriteit of de vervoerder die uw pakket afhandelt, dus controleer dit voordat het pakket verder gaat.
Praktische tip: Vraag de verkoper om het trackingnummer en ordernummer op de factuur te zetten, zodat de douane of de vervoerder het pakket snel kan koppelen.
