Bitten Sie den Verkäufer um eine Zollrechnung, nicht nur um eine einfache Bestellbestätigung. Der Zoll braucht in der Regel ein Dokument, das Käufer, Verkäufer und Waren klar identifiziert, zusammen mit Wert und Währung.
Bitten Sie um ein Dokument, das nach Möglichkeit Folgendes enthält:
- Name des Verkäufers, vollständige Adresse und Kontaktdaten
- Ihren Namen und Ihre Lieferadresse genau so, wie sie auf dem Paket stehen
- Bestellnummer und Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Klare Beschreibung jedes Artikels, nicht nur eine vage Bezeichnung wie „Waren“ oder „Geschenk“
- Menge jedes Artikels
- Einzelpreis und Gesamtwert
- Verwendete Währung
- Versandkosten, falls sie separat berechnet werden
- Ursprungsland der Waren, falls bekannt
- HS-/Code oder Zolltarifnummer, wenn der Verkäufer sie angeben kann
Wenn der Verkäufer eine Handelsrechnung anbieten kann, ist das normalerweise die beste Option. Wenn er keine normale Verkaufsrechnung ausstellen kann, fragen Sie, ob er stattdessen eine Pro-forma-Rechnung für die Zollabfertigung bereitstellen kann. Entscheidend ist, dass das Dokument zeigt, was das Paket enthält und wie viel es wert ist. Ein Screenshot des Warenkorbs oder nur ein Zahlungsbeleg reicht oft nicht aus, wenn der Zoll oder der Transportdienst eine formelle Rechnung verlangt.
Wenn Sie den Verkäufer kontaktieren, seien Sie konkret:
- Sagen Sie, dass das Paket für die Zollabfertigung zurückgehalten wird.
- Bitten Sie um eine Rechnung im PDF-Format oder in einem anderen druckbaren Format.
- Fügen Sie Ihre Bestellnummer, Sendungsnummer und den Liefernamen hinzu.
- Bitten Sie darum, dass die Rechnungsangaben mit dem Paketetikett übereinstimmen, besonders Empfängername, Artikelbeschreibung und Wert.
Wenn der Verkäufer keine ordnungsgemäße Rechnung bereitstellen kann, warten Sie nicht einfach ab, ohne den nächsten Schritt zu prüfen. Kontaktieren Sie den für die Einfuhrabfertigung zuständigen Transportdienst oder das Zollamt im Zielland und fragen Sie, welches Ersatzdokument akzeptiert wird. In manchen Fällen akzeptieren sie die Bestellbestätigung plus Zahlungsnachweis; in anderen Fällen brauchen sie dennoch eine formelle Rechnung oder eine Zollanmeldung des Verkäufers.
Wenn Sie bereits Unterlagen haben, speichern Sie diese jetzt:
- Bestellbestätigung
- Zahlungsbeleg oder Kontoauszug
- Sendungsnummer
- Produktseite mit Artikelbeschreibung und Preis
- Jede Nachricht, in der der Verkäufer Inhalt oder Wert bestätigt
Diese Unterlagen sind wichtig, weil der Zoll den angegebenen Wert und die Beschreibung mit dem Paket und der Bestellaufzeichnung abgleichen kann. Eine Abweichung, etwa ein zu niedriger Wert oder ein ungenauer Produktname, kann die Abfertigung verzögern oder eine Nachfrage nach weiteren Informationen auslösen.
Wenn der Verkäufer sagt, er könne „keine Rechnungen ausstellen“, fragen Sie, ob er zumindest eine unterschriebene Inhalts- und Wertangabe auf Firmenbriefpapier bereitstellen kann. Ob das akzeptiert wird, hängt von der Zollbehörde oder dem Transportdienst ab, der Ihr Paket bearbeitet, also prüfen Sie das, bevor das Paket weitertransportiert wird.
Praktischer Tipp: Bitten Sie den Verkäufer, die Sendungsnummer und die Bestellnummer auf die Rechnung zu setzen, damit der Zoll oder der Transportdienst Ihr Paket schnell zuordnen kann.
