Bed sælgeren om en toldfaktura, ikke kun en simpel ordrebekræftelse. Toldmyndighederne har normalt brug for et dokument, der tydeligt identificerer køberen, sælgeren og varerne, med deres værdi og valuta.
Bed om et dokument, der så vidt muligt indeholder:
- Sælgerens navn, fulde adresse og kontaktoplysninger
- Dit navn og leveringsadresse præcis som på pakken
- Ordrenummer og fakturanummer
- Fakturadato
- Tydelig beskrivelse af hver vare, ikke en vag betegnelse som “varer” eller “gave”
- Antal af hver vare
- Enhedspris og samlet værdi
- Anvendt valuta
- Fragtomkostninger, hvis de opkræves separat
- Oprindelsesland for varerne, hvis det er kendt
- HS-/kode eller tarifnummer, hvis sælgeren kan oplyse det
Hvis sælgeren tilbyder en handelsfaktura, er det normalt den bedste løsning. Hvis de ikke kan udstede en almindelig salgsfaktura, så spørg, om de i stedet kan lave en proformafaktura til toldbehandling. Det vigtigste er, at dokumentet viser, hvad pakken indeholder, og hvad den er værd. Et skærmbillede af kurven eller en betalingskvittering alene er ofte ikke nok, hvis tolden eller transportøren ønsker en formel faktura.
Når du kontakter sælgeren, så vær konkret:
- Sig, at pakken er tilbageholdt til toldbehandling.
- Bed om en faktura i PDF eller et andet format, der kan udskrives.
- Oplys dit ordrenummer, trackingnummer og leveringsnavn.
- Bed dem om at få fakturaoplysningerne til at stemme med pakkens label, især modtagerens navn, varebeskrivelse og værdi.
Hvis sælgeren ikke kan give en korrekt faktura, så vent ikke uden at tjekke næste skridt. Kontakt transportøren, der håndterer importbehandlingen, eller toldmyndighederne i destinationslandet, og spørg, hvilket erstatningsdokument de vil acceptere. I nogle tilfælde kan de acceptere ordrebekræftelsen sammen med betalingsbevis; i andre tilfælde har de stadig brug for en formel faktura eller en tolddeklaration fra sælgeren.
Hvis du allerede har dokumenter, så gem disse nu:
- Ordrebekræftelse
- Betalingskvittering eller kontoudtog fra kort
- Trackingnummer
- Produktsiden, der viser varebeskrivelse og pris
- Eventuelle beskeder, hvor sælgeren bekræfter indholdet eller værdien
Disse papirer er vigtige, fordi tolden kan sammenligne den angivne værdi og beskrivelse med pakken og ordren. Uoverensstemmelser, som for lav værdi eller et uklart produktnavn, kan forsinke toldbehandlingen eller udløse en anmodning om flere oplysninger.
Hvis sælgeren siger, at de “ikke kan udstede fakturaer”, så spørg, om de i det mindste kan give en underskrevet erklæring om indhold og værdi på virksomhedens brevpapir. Om det accepteres, afhænger af toldmyndigheden eller transportøren, der håndterer din pakke, så tjek det, før pakken kommer videre.
Praktisk tip: Bed sælgeren om at skrive trackingnummeret og ordrenummeret på fakturaen, så tolden eller transportøren hurtigt kan matche den med din pakke.
