Cereți vânzătorului o factură vamală, nu doar o simplă confirmare a comenzii. De obicei, vama are nevoie de un document care identifică clar cumpărătorul, vânzătorul și bunurile, împreună cu valoarea și moneda acestora.
Cereți un document care să includă, dacă este posibil:
- Numele vânzătorului, adresa completă și datele de contact
- Numele dvs. și adresa de livrare exact așa cum apar pe colet
- Numărul comenzii și numărul facturii
- Data facturii
- O descriere clară a fiecărui articol, nu o etichetă vagă precum „bunuri” sau „cadou”
- Cantitatea fiecărui articol
- Prețul unitar și valoarea totală
- Moneda folosită
- Costul de transport, dacă este facturat separat
- Țara de origine a bunurilor, dacă este cunoscută
- Codul HS/codul tarifar, dacă vânzătorul îl poate furniza
Dacă vânzătorul oferă o factură comercială, aceasta este de obicei cea mai bună opțiune. Dacă nu poate emite o factură de vânzare obișnuită, întrebați dacă poate furniza în schimb o factură pro forma pentru vămuire. Ideea principală este ca documentul să arate ce conține coletul și care este valoarea lui. O captură de ecran a coșului sau doar o chitanță de plată adesea nu sunt suficiente dacă vama sau transportatorul cere o factură formală.
Când contactați vânzătorul, fiți specific:
- Spuneți că pachetul este reținut pentru vămuire.
- Cereți o factură în format PDF sau în alt format care poate fi tipărit.
- Includeți numărul comenzii, numărul de urmărire și numele de livrare.
- Cereți-i să potrivească detaliile facturii cu eticheta coletului, mai ales numele destinatarului, descrierea articolului și valoarea.
Dacă vânzătorul nu poate furniza o factură corespunzătoare, nu așteptați fără să verificați pasul următor. Contactați transportatorul care se ocupă de formalitățile de import sau biroul vamal din țara de destinație și întrebați ce document alternativ acceptă. În unele cazuri, pot accepta confirmarea comenzii împreună cu dovada plății; în altele, pot avea în continuare nevoie de o factură formală sau de o declarație vamală din partea vânzătorului.
Dacă aveți deja documente, salvați acum aceste elemente:
- Confirmarea comenzii
- Chitanța de plată sau extrasul de card
- Numărul de urmărire
- Pagina produsului care arată descrierea articolului și prețul
- Orice mesaj în care vânzătorul confirmă conținutul sau valoarea
Aceste documente contează deoarece vama poate compara valoarea și descrierea declarate cu coletul și cu înregistrarea comenzii. O neconcordanță, cum ar fi o valoare prea mică sau un nume de produs vag, poate întârzia vămuirea sau poate declanșa o cerere de informații suplimentare.
Dacă vânzătorul spune că „nu poate emite facturi”, întrebați dacă poate furniza măcar o declarație semnată privind conținutul și valoarea, pe antetul companiei. Dacă aceasta este acceptată depinde de autoritatea vamală sau de transportatorul care se ocupă de coletul dvs., așa că verificați înainte ca pachetul să avanseze mai departe.
Sfat practic: cereți vânzătorului să treacă numărul de urmărire și numărul comenzii pe factură, astfel încât vama sau transportatorul să poată potrivi rapid documentul cu coletul dvs.
