Be säljaren om en tullfaktura, inte bara en enkel orderbekräftelse. Tullen behöver vanligtvis ett dokument som tydligt identifierar köparen, säljaren och varorna, med deras värde och valuta.
Be om ett dokument som, om möjligt, innehåller:
- Säljarens namn, fullständiga adress och kontaktuppgifter
- Ditt namn och leveransadress exakt som på paketet
- Ordernummer och fakturanummer
- Fakturadatum
- Tydlig beskrivning av varje vara, inte en vag benämning som “varor” eller “gåva”
- Antal av varje vara
- Enhetspris och totalt värde
- Valuta som används
- Fraktkostnad, om den debiteras separat
- Ursprungsland för varorna, om det är känt
- HS-/kod eller tullnummer, om säljaren kan ange det
Om säljaren kan erbjuda en handelsfaktura är det oftast det bästa alternativet. Om de inte kan utfärda en vanlig försäljningsfaktura, fråga om de i stället kan ge en proformafaktura för tullklarering. Det viktiga är att dokumentet visar vad paketet innehåller och vad det är värt. En skärmdump av varukorgen eller ett betalningskvitto räcker ofta inte om tullen eller transportören vill ha en formell faktura.
När du kontaktar säljaren, var tydlig:
- Säg att paketet hålls kvar för tullklarering.
- Be om en faktura i PDF eller annat utskriftsvänligt format.
- Ange ditt ordernummer, spårningsnummer och leveransnamn.
- Be dem att matcha fakturauppgifterna med paketetiketten, särskilt mottagarens namn, varubeskrivning och värde.
Om säljaren inte kan ge en korrekt faktura, vänta inte utan att kontrollera nästa steg. Kontakta transportören som hanterar importklareringen eller tullkontoret i destinationslandet och fråga vilket ersättningsdokument de accepterar. I vissa fall kan de acceptera orderbekräftelsen tillsammans med betalningsbevis; i andra fall kan de ändå behöva en formell faktura eller en tulldeklaration från säljaren.
Om du redan har dokument, spara dessa nu:
- Orderbekräftelse
- Betalningskvitto eller kontoutdrag/kortutdrag
- Spårningsnummer
- Produktsidan som visar varubeskrivning och pris
- Alla meddelanden där säljaren bekräftar innehållet eller värdet
Dessa handlingar är viktiga eftersom tullen kan jämföra det deklarerade värdet och beskrivningen med paketet och orderuppgifterna. En avvikelse, till exempel ett lågt värde eller ett otydligt produktnamn, kan försena klareringen eller leda till en begäran om mer information.
Om säljaren säger att de “inte kan utfärda fakturor”, fråga om de åtminstone kan ge ett undertecknat innehålls- och värdeintyg på företagets brevpapper. Om det accepteras beror på tullmyndigheten eller transportören som hanterar ditt paket, så kontrollera det innan paketet går vidare.
Praktiskt tips: Be säljaren att skriva spårningsnumret och ordernumret på fakturan så att tullen eller transportören snabbt kan matcha den med ditt paket.
