Kérjen az eladótól vámáru-nyilatkozatot vagy vámhoz használható számlát, ne csak egy egyszerű rendelés-visszaigazolást. A vámhatóságnak általában olyan dokumentumra van szüksége, amely egyértelműen azonosítja a vevőt, az eladót és az árut, valamint annak értékét és pénznemét.
Kérjen olyan dokumentumot, amely lehetőleg tartalmazza:
- Az eladó nevét, teljes címét és elérhetőségeit
- Az Ön nevét és a kézbesítési címet pontosan úgy, ahogy a csomagon szerepel
- A rendelési számot és a számlaszámot
- A számla dátumát
- Az egyes tételek egyértelmű leírását, nem pedig olyan homályos megnevezést, mint „áru” vagy „ajándék”
- Az egyes tételek mennyiségét
- Az egységárat és a teljes értéket
- A használt pénznemet
- A szállítási költséget, ha azt külön számítják fel
- Az áru származási országát, ha ismert
- Az HS/kódot vagy vámtarifaszámot, ha az eladó meg tudja adni
Ha az eladó tud kereskedelmi számlát adni, az általában a legjobb megoldás. Ha nem tud rendes értékesítési számlát kiállítani, kérdezze meg, tud-e helyette pro forma számlát adni vámkezeléshez. A lényeg, hogy a dokumentum mutassa meg, mi van a csomagban, és mennyit ér. A kosár képernyőképe vagy egy fizetési bizonylat önmagában gyakran nem elég, ha a vámhatóság vagy a futár hivatalos számlát kér.
Amikor kapcsolatba lép az eladóval, legyen konkrét:
- Mondja meg, hogy a csomagot vámkezelés miatt visszatartották.
- Kérjen PDF-ben vagy más nyomtatható formátumban számlát.
- Adja meg a rendelési számot, a nyomkövetési számot és a kézbesítési nevet.
- Kérje meg, hogy a számla adatai egyezzenek a csomag címkéjével, különösen a címzett nevével, a termékleírással és az értékkel.
Ha az eladó nem tud megfelelő számlát adni, ne várjon további ellenőrzés nélkül. Vegye fel a kapcsolatot az import vámkezelést intéző futárral vagy a célország vámhivatalával, és kérdezze meg, milyen helyettesítő dokumentumot fogadnak el. Egyes esetekben elfogadhatják a rendelés-visszaigazolást és a fizetési bizonylatot; máskor továbbra is hivatalos számlára vagy az eladó vámáru-nyilatkozatára lehet szükség.
Ha már vannak dokumentumai, mentse el most ezeket:
- Rendelés-visszaigazolás
- Fizetési bizonylat vagy kártyakivonat
- Nyomkövetési szám
- A termékoldal, amelyen látható a termékleírás és az ár
- Bármely üzenet, amelyben az eladó megerősíti a tartalmat vagy az értéket
Ezek a papírok azért fontosak, mert a vám összevetheti a bevallott értéket és leírást a csomaggal és a rendelési adatokkal. Az eltérés, például az alacsony érték vagy a homályos terméknév, késleltetheti a vámkezelést vagy további információk bekérését válthatja ki.
Ha az eladó azt mondja, hogy „nem tud számlát kiállítani”, kérdezze meg, tud-e legalább egy aláírt tartalom- és értéknyilatkozatot adni céges fejléces papíron. Hogy ezt elfogadják-e, az a vámhatóságtól vagy a csomagot kezelő futártól függ, ezért ellenőrizze, mielőtt a csomag továbbhalad.
Praktikus tipp: Kérje meg az eladót, hogy a nyomkövetési számot és a rendelési számot is tüntesse fel a számlán, hogy a vám vagy a futár gyorsan össze tudja kapcsolni a csomagjával.
