Be selgeren om en tollfaktura, ikke bare en enkel ordrebekreftelse. Tolletaten trenger vanligvis et dokument som tydelig identifiserer kjøperen, selgeren og varene, med verdi og valuta.
Be om et dokument som, hvis mulig, inneholder:
- Selgers navn, full adresse og kontaktopplysninger
- Ditt navn og leveringsadresse nøyaktig slik de står på pakken
- Ordrenummer og fakturanummer
- Fakturadato
- Tydelig beskrivelse av hver vare, ikke en vag merkelapp som «varer» eller «gave»
- Antall av hver vare
- Enhetspris og totalverdi
- Valuta som er brukt
- Fraktkostnad, hvis den faktureres separat
- Opprinnelsesland for varene, hvis det er kjent
- HS-/kode eller tollnummer, hvis selgeren kan oppgi det
Hvis selgeren tilbyr en kommersiell faktura, er det vanligvis det beste alternativet. Hvis de ikke kan utstede en vanlig salgsfaktura, spør om de kan lage en proformafaktura til fortolling i stedet. Hovedpoenget er at dokumentet må vise hva pakken inneholder og hva den er verdt. Et skjermbilde av handlekurven eller bare en betalingskvittering er ofte ikke nok hvis tolletaten eller transportøren vil ha en formell faktura.
Når du kontakter selgeren, vær konkret:
- Si at pakken holdes tilbake for fortolling.
- Be om en faktura i PDF eller et annet utskriftsvennlig format.
- Oppgi ordrenummer, sporingsnummer og navnet som står på leveringen.
- Be dem matche fakturadetaljene med pakkelappen, særlig mottakerens navn, varebeskrivelsen og verdien.
Hvis selgeren ikke kan gi en riktig faktura, ikke vent uten å sjekke neste steg. Kontakt transportøren som håndterer importfortollingen, eller tollmyndighetene i mottakerlandet, og spør hvilket erstatningsdokument de vil godta. I noen tilfeller kan de godta ordrebekreftelsen sammen med betalingsbevis; i andre tilfeller trenger de fortsatt en formell faktura eller en tolldeklarasjon fra selgeren.
Hvis du allerede har dokumenter, ta vare på disse nå:
- Ordrebekreftelse
- Betalingskvittering eller kortutskrift
- Sporingsnummer
- Produktside som viser varebeskrivelse og pris
- Eventuell melding der selgeren bekrefter innhold eller verdi
Disse papirene er viktige fordi tolletaten kan sammenligne oppgitt verdi og beskrivelse med pakken og ordren. Uoverensstemmelser, som lav verdi eller et vagt produktnavn, kan forsinke fortollingen eller utløse en forespørsel om mer informasjon.
Hvis selgeren sier at de «ikke kan utstede fakturaer», spør om de i det minste kan gi en signert erklæring om innhold og verdi på фирmaets brevpapir. Om dette godtas, avhenger av tollmyndighetene eller transportøren som håndterer pakken din, så sjekk før pakken går videre.
Praktisk tips: Be selgeren sette sporingsnummeret og ordrenummeret på fakturaen, slik at tolletaten eller transportøren raskt kan matche den med pakken din.
