Yeniden Satıcı ve Küçük İşletme Alıcıları

Evet, bir satıcı kendi satış koşulları miktarı sınırlıyorsa, ilan yeniden satış için değilse veya bir yeniden satıcıya ürün vermek istemiyorsa, toplu bir siparişi çoğu zaman reddedebilir ya da iptal edebilir. Bunu sizin durumunuzda yapıp yapamayacağı; ilan metnine, satıcının koşullarına ve sipariş iptal edilmeden önce kabul edilip edilmediğine bağlıdır.

Önce sipariş sayfasını ve ilanı herhangi bir miktar kuralı için kontrol edin. Şu ifadeler gibi bir şey arayın:

• “müşteri/sipariş başına maksimum miktar”
• “yeniden satışa izin verilmez”
• “yalnızca toptan satış”
• “yalnızca işletme müşterileri”
• “büyük veya şüpheli siparişleri iptal edebiliriz”

Bu ifade önemlidir çünkü satıcının önceden bir toplu alım sınırı koyup koymadığını gösterir. Yaygın bir tuzak, tek büyük bir alışverişi sınırı aşmak için birkaç küçük siparişe bölmektir; birçok satıcı bunu yine aynı toplu alım olarak görür ve yine de iptal edebilir.

İlanda herhangi bir sınır belirtilmiyorsa, iptal mesajını dikkatle kontrol edin. En yararlı ayrıntı, verilen tam nedendir; örneğin “miktar sınırı”, “yeniden satış şüphesi”, “stokta yok” veya “sipariş doğrulaması başarısız oldu”. Şunları saklayın:

• mevcut miktarı ve varsa kısıtlamaları gösteren ürün sayfası ekran görüntüsü
• sipariş onayı
• iptal e-postası veya sipariş durumu sayfası
• satıcıyla yapılan tüm sohbet mesajları

Sonra satıcıdan, yazılı olarak, nedeni ve dayandığı kuralı isteyin. Sipariş numaranızı ekleyin ve şunları sorun:

• iptalin bir miktar üst sınırı nedeniyle olup olmadığı
• bu sınırın ürün başına, sipariş başına mı yoksa müşteri hesabı başına mı uygulandığı
• bunun yerine daha küçük bir siparişi veya bir işletme/toptan siparişi kabul edip etmeyecekleri

Bir pazaryeri üzerinden aldıysanız, siparişi satıcı yerine pazaryerinin otomatik olarak iptal edip etmediğini de kontrol edin. Bu önemlidir çünkü sonraki adım farklı olabilir. Pazaryeri devredeyse, onunla iletişime geçin ve iptalin satıcının stok sınırlarından mı, platformun dolandırıcılık kontrollerinden mi, yoksa yeniden satış türü siparişlere karşı bir politikadan mı kaynaklandığını sorun. Sipariş kimliğini ve hesabınızda görünen iptal nedenini ekleyin.

Ödeme zaten çekildiyse, kullandığınız aynı ödeme yönteminde iade durumunu kontrol edin. Sipariş kargoya verilmeden iptal edildiyse, genellikle iki şeyin netleşmesini istersiniz: satıcının iptal nedenini kabul edip etmediği ve paranın ne zaman geri döneceği. İade gecikirse veya yalnızca kısmen yapılırsa diye ödeme referansını saklayın.

Yeniden satış için stok gerekiyorsa, pratik çözüm genellikle önce daha küçük bir deneme siparişi vermek veya satıcıdan toptan ya da işletme anlaşması istemektir. Bu, özellikle ürün sayfası perakende alıcılara yönelikse ve yeniden satıcı koşullarından bahsetmiyorsa faydalıdır.

Practical tip: büyük bir sipariş vermeden önce, satıcıya istediğiniz kesin miktarı yazın ve bu miktar için yeniden satış siparişini kabul edeceklerini yazılı olarak onaylamalarını isteyin.

Bir paketin kişisel kullanım için olduğunu göstermek için, genellikle gümrüğe kısa bir açıklama ile sipariş ve alıcıyla eşleşen belgeleri vermeniz gerekir. En güçlü kanıt; ürün, adet ve adınız ile adresinizi gösteren bir sipariş onayı, ödeme makbuzu ve varsa gümrük bildirimi veya faturadır.

Önce en önemli belgelerle başlayın:

• Tam olarak ne aldığınızı, kaç adet olduğunu ve satıcı adını gösteren sipariş onayı
• Ödemeyi bir işletme alımı olarak değil, özel alıcı olarak yaptığınızı gösteren ödeme kanıtı
• Paketin neden ticari olarak işaretlendiğini açıklayan gümrük bildirimi, fatura veya takip notu

Sonra kısa bir yazılı açıklama ekleyin. Gerçeklere dayalı tutun:

• ürünler kendi kullanımınız içindir
• yeniden satış için ithal edilmiyorlar
• birden fazla ürün aldıysanız, yedek parça, hediye veya ev içi eşleşen kullanım gibi kişisel nedeni açıklayın

Paket yalnızca bir ürün veya az sayıda ürün içeriyorsa, bunu açıkça belirtin. Gümrük, miktar nedeniyle bunun ticari olduğunu düşünüyorsa, genellikle ele almanız gereken ana nokta budur. Fatura veya sipariş sayfası yüksek miktar, aynı ürünlerin tekrarı, bir işletme adı veya şirket KDV numarası gösteriyorsa, siz kişisel kullanım amaçlamış olsanız bile gönderi ticari görünebilir.

Bir gümrük beyan formunuz varsa, istenen şekilde eksiksiz doldurun ve destekleyici belgeleri ekleyin. Gümrük, malların kişisel kullanım için olduğuna dair imzalı bir beyan istiyorsa, bunu yalnızca istedikleri formatta verin. Tam ifade, form ve süre ülkenizdeki gümrük idaresine bağlıdır, bu yüzden bildirimi dikkatle kontrol edin:

• paket için referans numarası
• istedikleri belge
• yanıt verme süresi
• göndereceğiniz e-posta adresi, portal veya ofis

Gümrük paketi hâlâ ticari olarak değerlendiriyorsa, bu sonuca hangi belirli ayrıntının yol açtığını sorun. Örneğin, miktara, fatura açıklamasına, gönderici bilgilerine veya eksik bir gümrük beyannamesine dayanıp dayanmadıklarını sorun. Bu, evrakları düzeltmeniz, satıcıdan revize edilmiş bir fatura istemeniz veya gönderinin işletme ithalatı olarak değerlendirildiğini kabul etmeniz gerekip gerekmediğini gösterir.

Satıcı yanlış fatura düzenlediyse veya gönderiyi yeniden satış izlenimi verecek şekilde listelediyse, satıcıyla veya pazaryeriyle iletişime geçip düzeltilmiş bir fatura ya da satın alma onayı isteyin. Paketi hızlıca eşleştirebilmeleri için sipariş numarasını, takip numarasını ve gümrük referansını ekleyin.

Paket gerçekten yeniden satış veya iş kullanımı içindeyse, gümrük işlemlerinden kaçınmak için onu kişisel kullanım olarak tanımlamayın. Gönderinin gerçek amacına uyan beyanı kullanın.

Yanıt vermeden önce her şeyi saklayın: sipariş sayfası, ödeme kanıtı, gümrük bildirimi ve gönderdiğiniz ya da aldığınız tüm mesajlar. Gümrük açıklamanızı reddederse, bu kayıtlar karara itiraz etmenize veya başka hangi kanıta ihtiyaç duyduklarını sormanıza yardımcı olur.

Pratik ipucu: sipariş numarası, takip numarası ve gümrük referansını ilk sayfada içeren tek bir PDF veya ekran görüntüsü paketi hazırlayın; çünkü bu, paketin özel bir satın alımla bağlantılı olduğunu gümrüğe göstermenin genellikle en hızlı yoludur.

Satıcıdan basit bir sipariş onayı değil, bir gümrük faturası isteyin. Gümrük genellikle alıcıyı, satıcıyı ve malları; bunların değeri ve para birimiyle birlikte açıkça gösteren bir belgeye ihtiyaç duyar.

Mümkünse aşağıdakileri içeren bir belge isteyin:

• Satıcının adı, tam adresi ve iletişim bilgileri
• Sizin adınız ve teslimat adresiniz, pakette yazdığı şekilde aynen
• Sipariş numarası ve fatura numarası
• Fatura tarihi
• Her bir ürünün açık açıklaması; “mal” veya “hediye” gibi belirsiz bir ifade değil
• Her ürünün miktarı
• Birim fiyat ve toplam değer
• Kullanılan para birimi
• Ayrı olarak ücretlendiriliyorsa kargo ücreti
• Biliniyorsa malların menşe ülkesi
• Satıcı sağlayabiliyorsa HS/kod veya tarife numarası

Satıcı ticari fatura sunabiliyorsa, bu genellikle en iyi seçenektir. Normal bir satış faturası düzenleyemiyorsa, bunun yerine gümrük işlemleri için pro forma fatura sağlayıp sağlayamayacağını sorun. Önemli olan, belgenin paketin içinde ne olduğunu ve değerinin ne olduğunu göstermesidir. Sepetin ekran görüntüsü veya tek başına bir ödeme makbuzu, gümrük ya da taşıyıcı resmi bir fatura istediğinde çoğu zaman yeterli olmaz.

Satıcıyla iletişime geçerken net olun:

• Paketin gümrükte bekletildiğini söyleyin.
• Faturayı PDF veya yazdırılabilir başka bir formatta isteyin.
• Sipariş numaranızı, takip numaranızı ve teslimat adınızı ekleyin.
• Fatura bilgilerinin paket etiketindeki bilgilerle eşleşmesini isteyin; özellikle alıcı adı, ürün açıklaması ve değer.

Satıcı uygun bir fatura sağlayamıyorsa, sonraki adımı kontrol etmeden beklemeyin. İthalat işlemlerini yapan taşıyıcıyla veya varış ülkesindeki gümrük ofisiyle iletişime geçin ve hangi alternatif belgeyi kabul edeceklerini sorun. Bazı durumlarda sipariş onayı ile ödeme kanıtını kabul edebilirler; bazı durumlarda ise yine de satıcıdan resmi bir fatura veya gümrük beyannamesi gerekebilir.

Elinizde belgeler varsa, bunları şimdi saklayın:

• Sipariş onayı
• Ödeme makbuzu veya kart ekstresi
• Takip numarası
• Ürün açıklamasını ve fiyatını gösteren ürün listeleme sayfası
• Satıcının içeriği veya değeri doğruladığı herhangi bir mesaj

Bu belgeler önemlidir çünkü gümrük, beyan edilen değer ve açıklamayı paket ve sipariş kaydıyla karşılaştırabilir. Düşük değer veya belirsiz bir ürün adı gibi bir uyumsuzluk, işlemin gecikmesine veya daha fazla bilgi talebine yol açabilir.

Satıcı “fatura düzenleyemiyoruz” derse, en azından şirket antetli kağıdında, içerik ve değeri belirten imzalı bir beyan verip veremeyeceklerini sorun. Bunun kabul edilip edilmeyeceği, paketinizle ilgilenen gümrük idaresine veya taşıyıcıya bağlıdır; bu yüzden paket daha ileri gitmeden önce kontrol edin.

Pratik ipucu: Satıcıdan takip numarasını ve sipariş numarasını faturaya eklemesini isteyin; böylece gümrük veya taşıyıcı paketinizi hızlıca eşleştirebilir.

Evet. Fatura değeri sipariş edilen miktarla tutarsız görünüyorsa, gümrük beyanı sorgulayabilir ve paketi bekletebilir, kanıt isteyebilir ya da değeri yeniden değerlendirebilir. Bundan sonra ne olacağı, varış ülkesinin gümrük kurallarına ve faturanın gerçek siparişle eşleşip eşleşmediğine bağlıdır.

Bugün şunları yapın:

• Faturayı sipariş onayı ve ödeme makbuzu ile karşılaştırın.

Birim sayısını, birim fiyatı, toplam fiyatı, para birimini ve herhangi bir indirim, kupon, paket fiyatı, numune ya da ücretsiz ürünün daha düşük değeri açıklayıp açıklamadığını kontrol edin.

• Belgeleri birlikte saklayın.

Faturayı, sipariş sayfasını, ödeme özetini, ödeme kanıtını ve takip numarasını saklayın. Gümrük veya taşıyıcı kanıt isterse, gerçek işlemi gösteren ilk belgeler bunlardır.

• Takip durumuna bakın.

Paket gümrükte veya belgeler nedeniyle bekletiliyor diyorsa, hızlıca yanıt verin. Paket henüz gümrüğe ulaşmadıysa, işlem tamamlanmadan önce evrakları hâlâ düzeltebilirsiniz.

Fatura yanlışsa, satıcıyla iletişime geçin ve gerçek siparişle eşleşen düzeltilmiş bir ticari fatura isteyin. Doğru miktarı ve gerçek işlem değerini göstermelerini isteyin, çünkü gümrük çoğu zaman bu ikisini karşılaştırır. Toplu bir parti ya da yeniden satıcı miktarı aldıysanız, bu ayrıntı önemlidir: çok sayıda ürün için düşük toplam değer, fatura daha düşük fiyatın nedenini açıkça açıklamıyorsa, eksik beyan edilmiş bir gönderi gibi görünebilir.

Gümrük veya taşıyıcı değeri sorguluyorsa, tam olarak hangi belgeye ihtiyaç duyduklarını sorun. Genellikle yararlı yanıt şunları göndermektir:

• miktarları gösteren sipariş onayı
• ödeme makbuzu veya kart ekstresi
• satıcının faturası
• indirim, numune durumu veya toptan fiyatı gösteren herhangi bir mesaj

Paket zaten gümrükteyse, belge toplama işlemini çoğu zaman gümrük tarafında taşıyıcı yürüttüğü için taşıyıcıyla iletişime geçin. Gümrük referans numarasını ve gönderiyi serbest bırakmak için tam olarak hangi belgeye ihtiyaç duyduklarını sorun. Gümrük size doğrudan ulaşırsa, aynı belgelerle ve fiyatın neden düşük olduğuna dair kısa bir açıklamayla yanıt verin. Tahmin etmeyin veya yeni bir fatura tutarı oluşturmayın; bu sorunu daha da kötüleştirebilir.

Satıcı bariz bir hatayı düzeltmeyi reddederse veya fatura bilerek eksik beyan edilmişse, bu gönderi için ciddi bir risktir. Bu durumda, paketin iade edilmesine izin verip vermemeye, gümrüğün istediği ücretleri ödeyip ödememeye ya da satıcıya sorunu nasıl çözmek istediklerini sormaya karar vermeniz gerekebilir. En iyi sonraki adım, paketin hâlâ hareket halinde olup olmadığına ya da zaten inceleme için durdurulup durdurulmadığına bağlıdır.

Pratik ipucu: ürün ilanının ve sipariş edilen miktarın ekran görüntüsünü saklayın, çünkü bu, fatura değerinin neden tek ürün fiyatıyla eşleşmediğini açıklamaya yardımcı olabilir.

Gümrük paketinizi ticari ithalat olarak nitelendirdiyse, sonraki adım ürünleri kişisel kullanım için mi yoksa yeniden satış/iş amaçlı mı aldığınıza bağlıdır. Aynı üründen birden fazla adet almak, siz tüccar olmasanız bile, gümrüğün paketi ticari olarak değerlendirmesine yol açabilir; bu yüzden gümrük bildirimini kontrol etmeli ve ancak satın almanın gerçek amacıyla uyuşmuyorsa sınıflandırmaya itiraz etmelisiniz.

Önce gümrük mesajına, serbest bırakma bildirimine veya takip notuna bakın. Kullandıkları tam ifadeyi, paket referans numarasını ve varsa son tarihi ya da istenen belgeyi bulun. Bu ifade önemlidir; çünkü gümrük sizden ek evrak, düzeltilmiş beyan veya ithalat ücretlerinin ödenmesini istiyor olabilir.

Adetleri kişisel kullanım için aldıysanız, şimdi şunları yapın:

• Sipariş onayını, ödeme makbuzunu ve ürün açıklaması ile adedi gösteren ürün sayfasını kaydedin.
• Siparişin normal bir perakende satışı olarak yapıldığını gösteren satıcı mesajı varsa onu da kaydedin.
• Birden fazla adet almanızın nedenini kısaca açıklamaya hazırlanın; örneğin yedek stok, hediye veya aile kullanımı gibi, eğer bu doğruysa.

Sonra bildirimde adı geçen gümrük ofisiyle veya beyanı onlar yapıyorsa posta/kargo gümrük iletişim noktasıyla iletişime geçin. Şunları sorun:

• Paket neden ticari ithalat olarak sınıflandırıldı
• Bu sınıflandırmayı yeniden değerlendirmeleri için hangi kanıtları görmek istiyorlar
• Fatura, ödeme kanıtı veya düzeltilmiş mal açıklaması gerekip gerekmediği
• Bildirimde görünen tarihe kadar yanıt vermezseniz ne olacağı

Paket gerçekten yeniden satış, iş kullanımı veya tekrarlayan stok alımları için alındıysa, gümrük bunu iş ithalatı olarak değerlendirebilir. Bu durumda ücretler, KDV, vergi ve evraklar; ürünlere, değere ve ülkenizin ithalat kurallarına bağlıdır. Kesin ücretleri ve varsa kayıt gerekliliğini takip durumundan tahmin etmeyin; paketin beyan edilen değeri ve kategorisi için gümrük bildirimini veya gümrük idaresinin ithalat talimatlarını kontrol edin.

Sınıflandırmaya itiraz etmek istiyorsanız, bunun bir tüketici satın alımı olduğunu gösteren gerçeklere odaklanın:

• Düzenli stok alımı değil, tek bir perakende siparişi olması
• Kişisel kullanımla uyumlu küçük toplam adet
• Ürün ve fiyatla eşleşen ürün sayfası ve fatura
• Satıcının bunun normal bir tüketici satışı olduğunu doğrulayan mesajı

Gümrük sınıflandırmayı değiştirmeyi reddederse, gerekçeyi yazılı olarak ve ülkenizde hangi itiraz veya inceleme seçeneğinin bulunduğunu isteyin. Paket zaten bekletiliyorsa, ücretleri önce ödeyip sonra itiraz etmeniz gerekip gerekmediğini veya inceleme sonucu çıkana kadar ödeme yapmadan bekleyip bekleyemeyeceğinizi de kontrol edin. Bu süreç gümrük ofisine ve kargoya göre değişir; bu yüzden bunu doğrulamak için en güvenli yer bildirimdir.

En önemli eksik bilgi, birden fazla adeti hangi gerçek amaçla aldığınızdır; çünkü sonraki adımı genellikle bu değiştirir. Gümrüğün bunu nasıl göreceğinden emin değilseniz, sipariş miktarını sıradan ev kullanımına göre karşılaştırın ve bunu açıkça açıklamaya hazır olun.

Pratik ipucu: gümrük bildirimi, sipariş sayfası, ödeme kanıtı ve satıcı mesajlarını tek bir klasörde tutun; böylece aynı referans numarasını ve belgeleri iki kez durumu anlatmadan tek bir yanıtta gönderebilirsiniz.

Genellikle her alışveriş için bir KDV faturası ve EORI numarası gerekmez, ancak AB dışından yapılan küçük işletme ithalatında farklı nedenlerle ikisine de ihtiyaç duyabilirsiniz. KDV faturası muhasebe ve KDV işlemleri için kullanılan bir belgedir; EORI numarası ise ithalat gümrük işlemlerinde kullanılan bir gümrük kimliğidir.

İlk soru, gümrük beyannamesinde ithalatçının kim olacağıdır. İhtiyacınız olanı bu belirler.

• Satıcı veya kargo şirketi ithalatı işletmeniz adına yürütüyorsa, EORI numaranızı ve bazen KDV kayıt numaranızı da isteyebilirler.
• Gönderi özel tüketici siparişi olarak değerlendiriliyorsa, gümrük işlemleri farklı şekilde yapılabilir ve sizden işletmeye ait ithalat bilgileri istenmeyebilir.
• Malların kayıtlarınızda işletme alımı olarak görünmesini istiyorsanız, satıcının adı, işletme adınız, malların açık bir açıklaması, miktar, değer ve tarih içeren uygun bir fatura veya ticari fatura istemelisiniz.

KDV faturası ile EORI numarasını karıştırmayın. Bunlar aynı şey değildir. KDV faturası satışın kağıt veya PDF kaydıdır. EORI numarası ise gümrüğün ithalatçıyı tanımlamak için kullandığı numaradır.

Şimdi ne yapmalı:

• Satış sayfasını, faturayı ve gönderim şartlarını kontrol ederek satıcının vergilerin ve ithalat işlemlerinin dahil olduğunu mu, yoksa gümrük işlemlerini alıcının mı yapması gerektiğini mi belirttiğine bakın.
• Gümrük bilgileri isteyen herhangi bir kargo şirketi veya pazaryeri mesajına bakın. EORI istiyorlarsa, yalnızca KDV numaranızı değil, gümrük ithalatçı numaranızı istiyorlar demektir.
• Satıcıya veya kargo şirketine beyannamede ithalatçının kim olacağını ve şunlara ihtiyaç duyup duymadıklarını sorun:
• EORI numaranız
• işletme KDV numaranız
• ticari fatura
• açıklama, miktar ve değer gibi ürün bilgileri

İşletme olarak alım yapıyorsanız ve indirilecek girdi KDV’sini geri talep etmeyi veya düzgün muhasebe tutmayı bekliyorsanız, faturayı, sipariş onayını, ödeme kanıtını ve gönderi referans numarası içeren tüm gümrük mesajlarını saklayın. Bu belgeler, kargo şirketi sonradan açıklama isterse veya ithalat ücretini siparişle eşleştirmeniz gerekirse yardımcı olur.

Paket zaten yoldaysa ve takipte ya da bir e-postada “gümrük bilgisi bekleniyor”, “gümrük işlemleri gerekli” veya benzeri bir ifade varsa, sizden istenen tam belgelerle hızlıca yanıt verin. Mesaj yalnızca ücretlerin ödenmesi gerektiğini söylüyorsa, ödeme yapmadan önce ücretin ithalat KDV’si, gümrük vergisi mi yoksa bir aracı işlem ücreti mi olduğunu kontrol edin.

En önemli eksik bilgi, gönderinin işletme adınıza ithal edilip edilmediği ve bir kargo şirketi veya gümrük müşaviri tarafından mı işlem gördüğüdür. EORI numarasının gerekip gerekmediğini bu belirler.

Pratik ipucu: Gümrük veya kargo şirketi istediğinde doğru olanı hemen gönderebilmek için EORI numaranızı ve işletme KDV numaranızı tek bir dosyada saklayın.

İsteyebilirsiniz, ancak yalnızca faturalar gerçek ürünlerle, fiyatla ve sevkiyat yapısıyla uyumluysa. Satıcıdan bir siparişi gümrük masraflarını azaltmak veya gümrük kontrollerinden kaçınmak için daha küçük faturalara bölmesini istemeyin; çünkü bu, yanlış beyan olarak değerlendirilebilir ve gecikmelere, ek kontrollere, cezalara veya paketin gümrük tarafından yeniden değerlenmesine yol açabilir.

En önemli nokta, yalnızca evrakları mı değiştiriyorsunuz, yoksa sipariş gerçekten ayrı, gerçek paketler halinde mi gönderiliyor. Satıcının birkaç “küçük fatura” ile tek bir kutu göndermeyi planlaması bir uyarı işaretidir. Gümrük genellikle paketin içinde gerçekte ne olduğuna, beyan edilen değere ve sevkiyat belgelerine bakar; sadece kaç fatura eklendiğine değil.

Şimdi bunu yapın:

• Satıcıya tek ve net bir soru sorun: “Bunlar ayrı paketler olarak, ayrı paket listeleri ve faturalarla mı gönderilecek, yoksa evrakları bölünmüş tek bir sevkiyat mı olacak?”
• Eğer malların ayrı paketlere bölüneceğini söylerlerse, şunları doğrulamalarını isteyin:
• her paketin içeriği
• her faturada gösterilen değer
• her paket için takip numarası
• her faturanın, kapsadığı sipariş kısmını gerçekten yansıtıp yansıtmadığı
• Tek bir paket için birden fazla fatura düzenlemek istiyorlarsa, belgeler yine de gerçek işlemi yansıtıyor ve varış ülkenizdeki gümrük kuralları bu yapıya izin veriyorsa, kabul etmeyin.

Temel risk tutarsızlıktır. Sipariş sayfası, ödeme kaydı, fatura ve paketin içeriği birbiriyle uyuşmazsa, gümrük ödeme kanıtı isteyebilir, beyan edilen değeri yeniden inceleyebilir veya doğrulama yapılırken paketi bekletebilir. Satıcı daha düşük değer, sahte açıklama veya “hediye” etiketi önerirse bunu bir uyarı işareti olarak görün ve düzenlemeyi durdurun.

Herhangi bir bölmeye onay vermeden önce şunları kaydedin:

• tam ürün listesini ve toplam tutarı gösteren sipariş onayı
• sevkiyatın ve faturaların nasıl bölüneceğini açıklayan satıcı mesajı
• her paket için fatura veya proforma fatura
• varsa takip numaraları veya kargo etiketleri

Gerçek amacınız gümrük işlemlerini kolaylaştırmaksa, satıcıdan daha küçük faturalar yerine doğru evrak isteyin. Temiz bir gümrük beyannamesi, gerçek satışı yansıtmayan bölünmüş bir faturadan daha güvenlidir. Sevkiyatın farklı teslim tarihleri veya farklı stok konumları gibi meşru bir nedenle bölünmesi gerekiyorsa, her paketin yalnızca kendi faturasında listelenen ürünleri içereceğini doğrulayın.

Satıcı evrakların fiziksel paketlerle nasıl eşleştiğini açıklayamıyorsa, bunu yapana kadar devam etmeyin. Tavsiyeyi en çok değiştiren tek nokta, ayrı sevkiyatlar mı olacağı yoksa tek bir sevkiyat için yalnızca ayrı faturalar mı düzenleneceğidir.

Pratik ipucu: Ödenen toplam tutarı gösteren ödeme kaydını saklayın, çünkü fatura değeri olağandışı görünürse gümrük bunu isteyebilir.

Gümrük genellikle ödeme kanıtı ister çünkü sipariş onayı, gerçekte ne kadar ödediğinizi her zaman göstermez. Sipariş onayı, ne sipariş ettiğinizi kanıtlayabilir; ancak gümrük çoğu zaman nihai ödenen tutarı, satıcıyı, tarihi ve bazen kargo ücretlerini veya indirimleri gösteren bir belgeye ihtiyaç duyar.

En faydalı sonraki adım, gümrüğün veya taşıyıcının tam olarak ne istediğini kontrol etmektir. E-postaya, SMS’e, mektuba veya takip bildirimine bakın ve şunlardan hangisini istediklerini görün:

• ödeme kanıtı
• fatura
• satın alma makbuzu
• ödeme dökümü

Bunlar her zaman aynı şey değildir. Mesajda bir gümrük referans numarası, dosya numarası veya takip numarası varsa, hızlı eşleştirme yapabilmeleri için her yanıta bunu ekleyin.

Sadece sipariş onayını değil, elinizdeki en güçlü ödeme kanıtını gönderin. Genellikle bu, aşağıdakilerden biri veya birkaçıdır:

• satıcı adını, tutarı ve tarihi gösteren kart ödeme makbuzu veya banka işlemi
• PayPal veya başka bir cüzdan işlem makbuzu
• “ödendi” ibaresi varsa satıcının faturası
• ürün açıklamasını, fiyatı, para birimini ve sipariş numarasını içeriyorsa sipariş onayı

İyi bir ödeme kanıtı belgesi ideal olarak yalnızca sipariş verildiğini değil, gerçekten ödendiğini de göstermelidir. Sık yapılan bir hata, yalnızca “sipariş onaylandı” veya “ödemeyi bekliyor” yazan bir ekran görüntüsü göndermektir. Bu, tahsil edilen tutarı göstermiyorsa gümrüğü tatmin etmeyebilir.

Sipariş onayı ile ödeme kaydı eşleşmiyorsa, nedenini açıklayın. Örneğin:

• indirim kullandıysanız, ödeme makbuzu daha düşük nihai tutarı gösterir
• siparişin bir kısmı iade edildi veya iptal edildiyse, gümrükte orijinal sipariş ile nihai ödeme kanıtı birlikte gerekebilir
• kargo ücreti ayrıca alındıysa, ödeme kaydında görünüyorsa onu da ekleyin

Kargo, gümrük adına gönderiyi yönetiyorsa, belgeleri yalnızca satıcıya değil, kargonun gümrük ekibine gönderin. Evrakları genellikle serbest bırakma işlemi için toplayan taraf kargo şirketidir; bu yüzden onlara hangi formatı istediklerini sorun: PDF, ekran görüntüsü veya tam hesap ekstresi sayfası. Gümrük size doğrudan ulaştıysa, mesajlarındaki tam yükleme veya yanıt yöntemini izleyin ve dosya adlarını açık tutun.

Uygun bir ödeme makbuzunuz yoksa, kullandığınız ödeme sağlayıcısından bir tane alın. Kart uygulamanızı, banka uygulamanızı, PayPal hesabınızı veya diğer ödeme hesabınızı işlem ayrıntıları için kontrol edin. Tekrar sorarlarsa diye sipariş onayını, ödeme kanıtını ve gümrük mesajını birlikte kaydedin.

Pratik ipucu: Sipariş numarasını, ürünü, ödenen toplam tutarı, tarihi ve ödeme yöntemini açıkça gösteren tek bir dosya veya mesaj kullanın; çünkü gümrük memurları, ödemenin paketle bağlantısını kurmayan belgeleri reddedebilir.

Hata fark ettiğiniz anda satıcıdan düzeltilmiş bir fatura isteyin. Fatura gümrük veya muhasebe için kullanılıyorsa, yanlış miktar ya da şirket adı belgenin reddedilmesine neden olabilir; bu yüzden faturanın yanlış olduğunu biliyorsanız orijinal faturaya güvenmeyin.

Genellikle faturayı yeniden düzenleyebilecek tek taraf satıcı olduğu için önce satıcıyla başlayın. Şu bilgileri içeren net bir mesaj gönderin:

• sipariş numarası
• fatura numarası ve tarihi
• tam hata
• ihtiyacınız olan tam düzeltme

Örneğin, yanlış şirket adının tam yasal şirket adınızla değiştirilmesini ya da miktarın sipariş ve paket içeriğiyle uyumlu olacak şekilde düzeltilmesini isteyin. Faturayı iş kayıtları için kullanacaksanız, satıcının kayıtlarında varsa KDV numaranızı veya şirket kayıt bilgilerinizi ekleyin.

Talebi göndermeden önce şunları kontrol edin:

• Faturadaki ad, Ltd, GmbH, SARL veya benzeri yasal şekiller dahil olmak üzere, yasal işletme adınızla tam olarak eşleşiyor mu?
• Faturadaki miktar, sipariş onayı ve gerçekten teslim aldığınız ürünlerle eşleşiyor mu?
• Fatura gümrük işlemleri, ithalat KDV’si veya muhasebe için mi kullanılıyor? Eğer öyleyse, düzeltme daha önemlidir ve belgeyi alacak kurum, revize edilmiş belgenin sipariş ayrıntılarıyla eşleşmesini isteyebilir.

Satıcı faturayı yeniden düzenleyebiliyorsa, eski faturanın yerine geçecek yeni bir fatura isteyin. Orijinal faturayı değiştiremiyorlarsa, bunun yerine hangi düzeltme belgesini verebileceklerini sorun; örneğin düzeltilmiş fatura, alacak notu veya orijinal fatura numarasına atıf yapan yazılı bir düzeltme. Gümrük, muhasebeciniz veya vergi dairenizin bu belgeyi kabul edip etmeyeceği ülkeye ve faturanın kullanım amacına bağlıdır; bu nedenle belgeyi kullanacak kurumla tam gerekliliği kontrol edin.

Gümrük sürece dahilse, düzeltme istemeden önce faturayı, sipariş onayını, takip numarasını ve varsa gümrük bildirimini saklayın. Paket hâlâ gümrükteyse, mesajınızda paket referansını veya takip numarasını kullanın; böylece satıcı düzeltmeyi gönderiyle ilişkilendirebilir. Paket gümrükten geçmişse, düzeltilmiş fatura kayıtlarınız için yine de faydalı olabilir, ancak ithalat sürecini değiştirmeyebilir.

Satıcı reddederse, bir kez daha yanıt verin ve belgenin neden düzeltilmeyeceğini yazılı olarak açıklamalarını isteyin. Ardından sipariş için pazar yeri desteğiyle iletişime geçin ve satıcının yanlış şirket adı veya miktarla fatura düzenlediğini, gümrük veya muhasebe için kullanılabilir bir faturaya ihtiyacınız olduğunu açıklayın. Sipariş numarasını, fatura numarasını ve hem yanlış faturanın hem de sipariş onayının kopyalarını ekleyin. Pazar yeri yardımcı olmazsa, düzeltilmiş faturaya neden ihtiyaç duyduğunuza göre sonraki adım değişir: vergi/muhasebe için, muhasebecinize veya yerel vergi dairenize hangi düzeltme belgesini kabul edeceklerini sorun; gümrük için, gümrük ofisine veya paketi yöneten gümrük müşavirine sorun.

Practical tip: Sipariş onayı, orijinal fatura, satıcının düzeltme talebi ve satıcının yanıtını tek bir klasörde saklayın; çünkü bunlar genellikle neyin sipariş edildiğini ve neyin yanlış olduğunu kanıtlamanın en hızlı yoludur.

Genellikle hayır: paket gerçekten bir mağaza, teşhir, test veya yeniden satış içinse, gümrük bunu yine ticari ithalat olarak değerlendirebilir ve ithalat KDV’si, vergi ve varsa işlem ücretleri tahsil edebilir. Buna “numune” demek, onu otomatik olarak vergiden muaf yapmaz.

En önemli konu, malların nasıl beyan edildiği, gerçekte ne amaçla kullanıldığı ve varış ülkesinin gümrük kurallarının bu tür bir ürünü nasıl değerlendirdiğidir. Aynı paket; satış değeri olmayan ücretsiz bir numune, yalnızca tanıtım amaçlı bir demo ürünü veya yeniden satış için getirilen stok olarak farklı şekilde değerlendirilebilir.

Önce şunları yapın:

• Satıcının faturasını veya proforma faturasını kontrol edin. Ürünü doğru şekilde tanımlamalı; ürün normal bir perakende ürünü ise sadece “numune” dememelidir.
• Beyan edilen değeri ve miktarı doğrulayın. Gümrük çoğu zaman önce bu ayrıntılara bakar. Yüksek değerli bir “numune” yine de ticari sevkiyat olarak vergilendirilebilir.
• Sipariş sayfasını ve satıcının ürünün numune, demo ürünü veya yeniden satışa uygun olmadığını söylediği tüm mesajları saklayın. Gümrük paketi sorgularsa, bu ifade amaçlanan kullanımı açıklamaya yardımcı olur.
• Bir mağaza için ithalat yapıyorsanız, serbest bırakılmadan önce ülkenizde bir ithalatçı numarasına veya işletme KDV/EORI benzeri bir kayda ihtiyacınız olup olmadığını kontrol edin. Bu, varış ülkesine ve kullanılan gümrük prosedürüne bağlıdır.

Ürün gerçekten ücretsiz bir numuneyse, satıcıdan şunları eklemesini isteyin:

• malların açık bir açıklaması
• indirimli olsa bile gerçek birim değeri
• “değerlendirme için numune” veya “teşhir için demo ürünü” gibi amaçlanan kullanım
• varsa gönderici ve alıcının işletme bilgileri

Ürün mağazanız için stoksa, ücretlerden kaçınmak için “numune” kelimesine güvenmeyin. Gümrük, bir işletme tedarik zincirine girdiği için bunu ticari mal olarak sınıflandırabilir. Bu durumda en güvenli varsayım, normal ithalat ücretlerinin uygulanabileceğidir.

Gümrük veya taşıyıcı belge isterse, şunlarla yanıt verin:

• fatura veya proforma fatura
• sipariş onayı
• takip numarası
• malların yeniden satış, teşhir veya test için olup olmadığına dair kısa açıklama
• ülkenizde ithalat için kullanılıyorsa işletme kimlik numaranız

Henüz gönderim yapılmadıysa, en faydalı kontrol ulusal gümrük idarenizle veya paketi işleyen gümrük müşaviriyle yapmaktır. Bu tür bir numune veya demo ürünün ticari olmayan mal olarak ithal edilip edilemeyeceğini ve tam olarak hangi beyanın gerektiğini sorun. HS/gümrük kodunuz ve gönderi türünüz için hangi ifade, değer ve belgeleri istediklerini özellikle sorun.

Paket zaten yoldaysa ve bir gümrük bildirimi alırsanız, bunu görmezden gelmeyin. Bildirim genellikle gümrüğün paketi nasıl değerlendirdiğini, hangi belgenin eksik olduğunu ve ücret ödemeniz ya da ticari olmayan kullanım kanıtı sunmanız gerekip gerekmediğini belirtir.

Pratik ipucu: ürün ilanının bir ekran görüntüsünü ve faturanın bir kopyasını birlikte saklayın; çünkü gümrük kararları çoğu zaman tam açıklama ve beyan edilen değer üzerinden verilir.

Paketi serbest bırakmaları için gereken ithalat bilgilerini en kısa sürede taşıyıcıya iletmelisiniz. Çoğu durumda “business import declaration”, gönderinin ticari ithalat olarak işlendiği anlamına gelir; bu yüzden taşıyıcıya yalnızca paket numarası değil, işletme alıcı bilgileri gerekir.

Önce, taşıyıcının takip güncellemesinde, SMS’te, e-postada veya gümrük bildiriminde tam olarak ne istediğini kontrol edin.

• İşletme bilgileri istiyorsa, ithalatçı kayıtlı kişi için şu bilgileri gönderin: şirket adınız, tam adresiniz, iletişim bilgileriniz ve ülkenizin kullandığı KDV/EORI ya da diğer ithalat vergisi numarası.
• Ürünü özel kişi olarak satın aldıysanız, taşıyıcıya bunun kişisel bir alışveriş olduğunu açıkça söyleyin ve beyanı iş ithalatından özel ithalata çevirebileceklerini sorun.
• Satıcı bunu işletme siparişi olarak faturalandırdıysa, taşıyıcı bu faturaya dayanabilir. Bu durumda satıcının faturayı veya gönderi bilgilerini düzeltmesi gerekebilir.

Hazır bulundurmanız en faydalı belgeler şunlardır:

• sipariş onayı
• ticari fatura veya satıcı faturası
• takip numarası
• “business import declaration”, “commercial import” veya gümrük bekletmesi ifadesi geçen taşıyıcı mesajı

Bu bilgiler önemlidir çünkü gümrük işlemleri genellikle fatura bilgilerine ve alıcı bilgilerine göre yapılır. Alıcı türü ile evraklar arasında uyumsuzluk varsa, ürünü zaten ödemiş olsanız bile paket gecikebilir.

Sonra taşıyıcıyla iletişime geçin ve şu üç soruyu sorun:

• Beyanı tamamlamak için benden tam olarak hangi bilgileri istiyorsunuz?
• Bu paket iş ithalatı mı yoksa özel ithalat mı olarak değerlendiriliyor?
• Satıcının faturayı veya gönderi bilgilerini düzeltmesi gerekiyor mu?

Taşıyıcı şirket kayıt numarası, KDV numarası veya EORI numarası isterse, yalnızca işletmenize ve ülkenize uyan numarayı gönderin. Böyle bir numaranız yoksa, paketin yine de özel ithalat olarak serbest bırakılıp bırakılamayacağını veya göndericinin evrakları yeniden göndermesi gerekip gerekmediğini sorun.

Faturada bir şirket adı yazıyorsa ama siz ürünü bireysel olarak aldıysanız ya da teslimat adresi ev adresiniz olmasına rağmen gönderi iş ithalatı olarak beyan ediliyorsa, bu uyumsuzluk gecikmenin yaygın bir nedenidir. Gümrük işlemi tamamlanmadan önce beyan türünün değiştirilebilip değiştirilemeyeceğini taşıyıcıya sorun.

Taşıyıcı eksik işletme bilgileri olmadan ilerleyemeyeceklerini söylerse, aynı anda satıcıyla da iletişime geçin ve şunları isteyin:

• düzeltilmiş bir fatura
• ürünlerin açıklaması
• beyan edilen değer ve para birimi
• gönderide kullanılan alıcı/ithalatçı adı

Her mesajın ekran görüntüsünü alın veya kopyasını saklayın. Paket daha sonra takılırsa, bu mesajlar hangi bilgileri ne zaman verdiğinizi göstermeye yardımcı olur.

Practical tip: taşıyıcının gümrük talebindeki tam ifadeyi kaydedin, çünkü “business import declaration” ifadesi; vergi kimlik bilgileri, fatura düzeltmesi veya iş ithalatından özel ithalata geçiş gibi farklı şeyler anlamına gelebilir.

Evet — satıcı faturada veya siparişte yazandan daha az ürün gönderdiyse, genellikle eksik miktar için para iadesi isteyebilir ya da isterseniz bunun yerine değişim talep edebilirsiniz. Önemli olan bunu kısmi teslimat veya eksik gönderim olarak ele almak ve eksik olanı kanıtlamaktır.

Önce sipariş ayrıntılarını ve paket içeriğini yan yana kontrol edin. En faydalı bilgi yalnızca fatura değil, orijinal sipariş onayı, paketleme fişi ve gerçekten aldığınız paketle ilgili takip bilgileridir. Bazen faturada tüm sipariş görünür, ancak satıcı gönderiyi birden fazla pakete bölmüştür. Takip bilgileri birden fazla paket gösteriyorsa veya satıcı ayrı sevkiyattan bahsettiyse, eksik ürünlerin henüz ödenmemiş olduğunu varsaymayın.

Şimdi bunu yapın:

• Ürünleri sayın ve sipariş onayı ile faturayla karşılaştırın.
• Dış paketi, iç ambalajı, etiketleri ve varsa paketleme fişini saklayın.
• Gelenleri net fotoğraflayın, özellikle paket normal şekilde kapalıydıysa ve yine de beklenenden daha az ürün içeriyorsa.
• Faturayı, sipariş numarasını, takip numarasını ve gönderiyle ilgili satıcıdan gelen her mesajı saklayın.

Sonra önce satıcıyla iletişime geçin, çünkü genellikle siparişi düzeltebilecek olan onlar olur. Açıkça şunu söyleyin:

• ne sipariş ettiğinizi,
• neyin eksik olduğunu,
• faturada/siparişte pakette olandan daha yüksek bir miktar göründüğünü,
• ve ne sonuç istediğinizi: kısmi iade, değişim veya eksik ürünlerin başka bir pakette yolda olduğunun teyidi.

Sipariş numaranızı ve kanıtlarınızı ekleyin. Satıcı kabul ederse, herhangi bir işlemi kapatmadan önce iade tutarını yazılı olarak onaylamasını isteyin.

Satıcı eksik ürünlerin ayrı gönderildiğini söylerse, takip bilgilerini ve gönderi bildirimini başka bir paket numarası veya ikinci sevkiyat tarihi için kontrol edin. İkinci bir pakete dair bir işaret yoksa, satıcıdan eksik ürünleri yeniden gönderip göndermeyeceklerini ya da iade edip etmeyeceklerini belirtmesini isteyin.

Satıcı reddederse, yanıt vermezse veya eksikliği gidermeyen bir cevap verirse, kullandığınız pazar yeri veya ödeme sağlayıcısı üzerinden bir itiraz ya da talep açın. Hangi yolun geçerli olduğu, ödemeyi nerede yaptığınıza bağlıdır:

• Ödemeyi pazar yerinde yaptıysanız, sipariş itirazı veya talep sürecini kullanın ve sipariş onayını, faturayı, fotoğrafları ve satıcının yanıtını ekleyin.
• Kart, PayPal veya başka bir ödeme yöntemiyle ödediyseniz, o sağlayıcının işlem itiraz sürecini ve “teslim alınmayan ürünler” veya “kısmi teslimat” için talep süresini kontrol edin. Son tarih, ödeme sağlayıcısına ve satın alma tarihine bağlıdır; bu yüzden tahmin etmek yerine işlem sayfasını veya kart sahibi şartlarını kontrol edin.

En önemli kanıt, yalnızca faturanın yüksek olması değil, paket içeriğinin eksik olduğunun kanıtıdır. Açılmamış paketin ve açma sürecinin fotoğrafı veya videosu yardımcı olabilir, ancak fatura, sipariş onayı ve satıcı mesajları genellikle temel belgelerdir.

Pratik ipucu: herhangi bir itiraz açmadan önce, tam eksik miktarı ve satıcının vaat ettiği miktarı tek bir notta yazın; böylece her mesajda aynı sayıları kullanabilirsiniz.