Sinun kannattaa vastata kuljetusyhtiölle mahdollisimman pian ja antaa heille tuontitiedot, joita he tarvitsevat paketin tullauksen hoitamiseksi. Monissa tapauksissa “business import declaration” tarkoittaa, että lähetys käsitellään kaupallisena tuontina, joten kuljetusyhtiö tarvitsee yrityksen vastaanottajatiedot, ei pelkkää paketin numeroa.
Tarkista ensin, mitä kuljetusyhtiö oikeastaan pyytää seurannan päivityksessä, tekstiviestissä, sähköpostissa tai tullin ilmoituksessa.
- Jos se pyytää yritystietoja, lähetä maahantuojan tiedot: yrityksen nimi, täydellinen osoite, yhteystiedot ja mahdollinen VAT/EORI- tai muu maasi käyttämä tuontiveronumero.
- Jos ostit tuotteen yksityishenkilönä, kerro kuljetusyhtiölle selvästi, että kyseessä on henkilökohtainen ostos, ja kysy, voivatko he muuttaa ilmoituksen yritystuonnista yksityistuonniksi.
- Jos myyjä laskutti sen yritystilauksena, kuljetusyhtiö voi nojata siihen laskuun. Siinä tapauksessa saatat tarvita myyjää korjaamaan laskun tai lähetyksen tiedot.
Hyödyllisimmät valmiina pidettävät asiakirjat ovat:
- tilausvahvistus
- kauppalasku tai myyjän lasku
- seurantanumero
- kaikki kuljetusyhtiön viestit, joissa mainitaan “business import declaration”, “commercial import” tai tullin pidätys
Nämä tiedot ovat tärkeitä, koska tullaus perustuu yleensä laskun tietoihin ja vastaanottajan tietoihin. Ostajan tyypin ja paperien välinen ristiriita voi viivästyttää pakettia, vaikka olisit jo maksanut tavarat.
Ota sitten yhteyttä kuljetusyhtiöön ja kysy kolme tarkkaa kysymystä:
- Mitä tarkkoja tietoja tarvitsette minulta ilmoituksen viimeistelemiseksi?
- Käsitelläänkö tämä paketti yritystuontina vai yksityistuontina?
- Tarvitsetteko myyjää korjaamaan laskun tai lähetyksen tiedot?
Jos kuljetusyhtiö pyytää yrityksen rekisterinumeroa, VAT-numeroa tai EORI-numeroa, lähetä vain se numero, joka koskee yritystäsi ja maatasi. Jos sinulla ei ole sellaista, kysy, voidaanko paketti silti tullata yksityistuontina vai pitääkö lähettäjän lähettää paperit uudelleen.
Jos laskussa näkyy yrityksen nimi, mutta ostit tuotteen yksityishenkilönä, tai jos toimitusosoite on kotiosoitteesi mutta lähetys ilmoitetaan yritystuontina, tällainen ristiriita on tavallinen viivästyksen syy. Kysy kuljetusyhtiöltä, voidaanko ilmoituksen tyyppi vaihtaa ennen kuin tulli saa käsittelyn valmiiksi.
Jos kuljetusyhtiö sanoo, ettei se voi jatkaa ilman puuttuvia yritystietoja, ota samalla yhteyttä myyjään ja pyydä:
- korjattua laskua
- tavaroiden kuvausta
- ilmoitettua arvoa ja valuuttaa
- ostajan/maahantuojan nimeä, jota lähetyksessä käytettiin
Säilytä kuvakaappaukset tai kopiot kaikista viesteistä. Jos paketti myöhemmin jumittuu, nämä viestit auttavat osoittamaan, mitä tietoja annoit ja milloin.
Käytännön vinkki: tallenna kuljetusyhtiön tullipyynnön täsmällinen sanamuoto, koska “business import declaration” voi tarkoittaa eri asioita sen mukaan, tarvitsevatko he verotunnistetietoja, laskun korjausta vai muutosta yritystullauksesta yksityistullaukseen.
