A lehető leghamarabb válaszoljon a fuvarozónak, és adja meg neki azokat az importadatokat, amelyekre a csomag vámkezeléséhez szüksége van. Sok esetben az „üzleti importnyilatkozat” azt jelenti, hogy a küldeményt kereskedelmi importként kezelik, ezért a fuvarozónak üzleti címzetti adatokra van szüksége, nem csak a csomagszámra.
Először ellenőrizze, hogy a fuvarozó pontosan mit kér a nyomkövetési frissítésben, SMS-ben, e-mailben vagy vámértesítésben.
- Ha üzleti adatokat kér, küldje el a nyilvántartott importőr adatait: a cégnevét, teljes címét, elérhetőségeit, valamint az Ön országa által használt áfa-, EORI- vagy egyéb importadó-azonosítót.
- Ha magánszemélyként vásárolta az árut, mondja el egyértelműen a fuvarozónak, hogy személyes vásárlásról van szó, és kérdezze meg, át tudják-e sorolni a nyilatkozatot üzleti importból magánimportba.
- Ha az eladó üzleti rendelésként számlázta, a fuvarozó erre a számlára támaszkodhat. Ebben az esetben szükség lehet arra, hogy az eladó javítsa a számlát vagy a küldemény adatait.
A leghasznosabb előkészítendő dokumentumok:
- a rendelés visszaigazolása
- a kereskedelmi számla vagy az eladó számlája
- a nyomkövetési szám
- a fuvarozótól érkező bármely üzenet, amelyben szerepel az „üzleti importnyilatkozat”, a „kereskedelmi import” vagy a vámkezelési visszatartás
Ezek az adatok azért fontosak, mert a vámkezelés általában a számla adatai és a címzett adatai alapján történik. Ha a vevő típusa és a papírok nem egyeznek, a csomag késhet akkor is, ha az árut már kifizette.
Ezután vegye fel a kapcsolatot a fuvarozóval, és tegyen fel három konkrét kérdést:
- Pontosan milyen információra van szükségük tőlem a nyilatkozat elkészítéséhez?
- Ezt a csomagot üzleti importként vagy magánimportként kezelik?
- Szükségük van arra, hogy az eladó javítsa a számlát vagy a szállítási adatokat?
Ha a fuvarozó cégjegyzékszámot, áfaszámot vagy EORI-számot kér, csak azt a számot küldje el, amely az Ön vállalkozására és országára vonatkozik. Ha nincs ilyen száma, kérdezze meg, hogy a csomag még vámkezelhető-e magánimportként, vagy a feladónak kell-e újraküldenie a papírokat.
Ha a számlán cégnév szerepel, de Ön magánszemélyként vásárolt, vagy ha a szállítási cím az otthoni címe, de a küldeményt üzleti importként nyilatkozzák be, ez az eltérés gyakori oka a késésnek. Kérdezze meg a fuvarozót, hogy a nyilatkozat típusa módosítható-e, mielőtt a vám befejezi a feldolgozást.
Ha a fuvarozó azt mondja, hogy a hiányzó üzleti adatok nélkül nem tud továbbhaladni, ugyanakkor vegye fel a kapcsolatot az eladóval is, és kérje az alábbiakat:
- javított számla
- az áru leírása
- a megadott érték és pénznem
- a küldeményen használt vevői/importőri név
Őrizze meg az összes üzenet képernyőképeit vagy másolatait. Ha a csomag később elakad, ezek az üzenetek segítenek bizonyítani, hogy milyen információt adott meg, és mikor.
Praktikus tipp: mentse el a fuvarozó vámkérésének pontos szövegét, mert az „üzleti importnyilatkozat” különböző dolgokat jelenthet attól függően, hogy adóazonosító-adatokra, számlajavításra vagy az üzleti vámkezelés magánimportosra történő módosítására van-e szükség.
