Du bør svare transportøren så hurtigt som muligt og give dem de importoplysninger, de skal bruge for at få pakken fortoldet. I mange tilfælde betyder “business import declaration”, at forsendelsen behandles som en kommerciel import, så transportøren har brug for oplysninger om erhvervsmodtageren og ikke kun pakkenummeret.
Først skal du tjekke, hvad transportøren faktisk beder om i sporingsopdateringen, SMS’en, e-mailen eller toldmeddelelsen.
- Hvis den beder om virksomhedsoplysninger, så send oplysningerne for importøren: firmanavn, fulde adresse, kontaktoplysninger og eventuelt VAT/EORI eller et andet importskattenummer, som dit land bruger.
- Hvis du købte varen som privatperson, så fortæl transportøren tydeligt, at det er et privat køb, og spørg, om de kan ændre deklarationen fra erhvervsimport til privat import.
- Hvis sælgeren har faktureret det som en erhvervsordre, kan transportøren lægge vægt på den faktura. I så fald kan du have brug for, at sælgeren retter fakturaen eller forsendelsesoplysningerne.
De mest nyttige dokumenter at have klar er:
- ordrebekræftelsen
- den kommercielle faktura eller sælgerens faktura
- sporingsnummeret
- enhver besked fra transportøren, der nævner “business import declaration”, “commercial import” eller en toldblokering
Disse oplysninger er vigtige, fordi toldbehandlingen normalt bygger på fakturaoplysningerne og modtageroplysningerne. En uoverensstemmelse mellem købstypen og papirerne kan forsinke pakken, selv om du allerede har betalt for varerne.
Kontakt derefter transportøren og stil tre konkrete spørgsmål:
- Hvilke præcise oplysninger har I brug for fra mig for at fuldføre deklarationen?
- Bliver denne pakke behandlet som en erhvervsimport eller en privat import?
- Har I brug for, at sælgeren retter fakturaen eller forsendelsesoplysningerne?
Hvis transportøren beder om et virksomhedsregistreringsnummer, VAT-nummer eller EORI-nummer, så send kun det nummer, der gælder for din virksomhed og dit land. Hvis du ikke har et, så spørg, om pakken stadig kan fortoldes som privat import, eller om afsenderen skal sende papirerne igen.
Hvis fakturaen viser et firmanavn, men du købte som privatperson, eller hvis leveringsadressen er din hjemmeadresse, men forsendelsen bliver deklareret som erhvervsimport, er det en almindelig årsag til forsinkelse. Spørg transportøren, om deklarationstypen kan ændres, før tolden afslutter behandlingen.
Hvis transportøren siger, at de ikke kan fortsætte uden manglende virksomhedsoplysninger, så kontakt også sælgeren og bed om:
- en rettet faktura
- en beskrivelse af varerne
- den angivne værdi og valuta
- navnet på køberen/importøren, som er brugt på forsendelsen
Gem skærmbilleder eller kopier af alle beskeder. Hvis pakken senere går i stå, hjælper de beskeder med at vise, hvilke oplysninger du gav, og hvornår.
Praktisk tip: gem den præcise ordlyd af transportørens toldanmodning, fordi “business import declaration” kan betyde forskellige ting afhængigt af, om de har brug for skatte-ID-oplysninger, en rettelse af fakturaen eller en ændring fra erhvervs- til privat fortoldning.
