Vous devez répondre au transporteur dès que possible et lui fournir les informations d’importation dont il a besoin pour dédouaner le colis. Dans de nombreux cas, « déclaration d’importation professionnelle » signifie que l’envoi est traité comme une importation commerciale, donc le transporteur a besoin des informations du destinataire professionnel, et pas seulement du numéro du colis.
Commencez par vérifier ce que le transporteur demande exactement dans la mise à jour de suivi, le SMS, l’e-mail ou l’avis de douane.
- S’il demande des informations professionnelles, envoyez les informations de l’importateur officiel : le nom de votre entreprise, l’adresse complète, les coordonnées et tout numéro de TVA/EORI ou autre numéro fiscal d’importation utilisé dans votre pays.
- Si vous avez acheté l’article en tant que particulier, dites clairement au transporteur qu’il s’agit d’un achat personnel et demandez s’il peut modifier la déclaration d’importation de professionnelle à privée.
- Si le vendeur l’a facturé comme une commande professionnelle, le transporteur peut se baser sur cette facture. Dans ce cas, vous devrez peut-être demander au vendeur de corriger la facture ou les données de l’envoi.
Les documents les plus utiles à avoir sous la main sont :
- la confirmation de commande
- la facture commerciale ou la facture du vendeur
- le numéro de suivi
- tout message du transporteur mentionnant « déclaration d’importation professionnelle », « importation commerciale » ou une retenue en douane
Ces informations sont importantes, car le dédouanement repose généralement sur les données de la facture et les informations du destinataire. Une différence entre le type d’acheteur et les documents peut retarder le colis, même si vous avez déjà payé les marchandises.
Contactez ensuite le transporteur et posez-lui trois questions précises :
- Quelles informations exactes avez-vous besoin de ma part pour terminer la déclaration ?
- Ce colis est-il traité comme une importation professionnelle ou une importation privée ?
- Avez-vous besoin que le vendeur corrige la facture ou les détails de l’envoi ?
Si le transporteur demande un numéro d’immatriculation d’entreprise, un numéro de TVA ou un numéro EORI, envoyez uniquement le numéro qui s’applique à votre entreprise et à votre pays. Si vous n’en avez pas, demandez si le colis peut quand même être dédouané comme importation privée ou si l’expéditeur doit renvoyer les documents.
Si la facture indique un nom d’entreprise alors que vous avez acheté en tant que particulier, ou si l’adresse de livraison est votre adresse personnelle mais que l’envoi est déclaré comme importation professionnelle, cette différence est une cause fréquente de retard. Demandez au transporteur si le type de déclaration peut être modifié avant la fin du traitement en douane.
Si le transporteur dit qu’il ne peut pas continuer sans les données professionnelles manquantes, contactez aussi le vendeur et demandez :
- une facture corrigée
- une description des marchandises
- la valeur déclarée et la devise
- le nom de l’acheteur/importateur utilisé sur l’envoi
Conservez des captures d’écran ou des copies de chaque message. Si le colis reste bloqué plus tard, ces messages aident à montrer quelles informations vous avez fournies et quand.
Conseil pratique : conservez le libellé exact de la demande douanière du transporteur, car « déclaration d’importation professionnelle » peut avoir des sens différents selon qu’il a besoin des informations fiscales, d’une correction de facture ou d’un changement de dédouanement de professionnel à particulier.
