Powinieneś jak najszybciej odpowiedzieć przewoźnikowi i podać mu dane importowe potrzebne do odprawy przesyłki. W wielu przypadkach „business import declaration” oznacza, że przesyłka jest obsługiwana jako import handlowy, więc przewoźnik potrzebuje danych odbiorcy biznesowego, a nie tylko numeru przesyłki.
Najpierw sprawdź, o co dokładnie prosi przewoźnik w aktualizacji śledzenia, SMS-ie, e-mailu lub zawiadomieniu celnym.
- Jeśli prosi o dane firmowe, wyślij informacje importera wpisanego w dokumentach: nazwę firmy, pełny adres, dane kontaktowe oraz numer VAT/EORI lub inny numer podatkowy używany w Twoim kraju do importu.
- Jeśli kupiłeś przedmiot jako osoba prywatna, jasno powiedz przewoźnikowi, że to zakup osobisty, i zapytaj, czy mogą zmienić deklarację z importu biznesowego na prywatny.
- Jeśli sprzedawca wystawił to jako zamówienie firmowe, przewoźnik może opierać się na tej fakturze. W takim przypadku może być potrzebna korekta faktury lub danych przesyłki przez sprzedawcę.
Najbardziej przydatne dokumenty, które warto mieć pod ręką, to:
- potwierdzenie zamówienia
- faktura handlowa lub faktura sprzedawcy
- numer śledzenia
- każda wiadomość od przewoźnika, w której pojawia się „business import declaration”, „commercial import” albo zatrzymanie przez urząd celny
Te dane mają znaczenie, ponieważ odprawa celna zwykle opiera się na danych z faktury i danych odbiorcy. Niezgodność między typem kupującego a dokumentami może opóźnić przesyłkę, nawet jeśli towar został już opłacony.
Następnie skontaktuj się z przewoźnikiem i zadaj trzy konkretne pytania:
- Jakich dokładnie informacji potrzebujecie ode mnie do zakończenia deklaracji?
- Czy ta przesyłka jest traktowana jako import biznesowy czy prywatny?
- Czy potrzebujecie, aby sprzedawca poprawił fakturę lub dane przesyłki?
Jeśli przewoźnik prosi o numer rejestracyjny firmy, numer VAT lub numer EORI, podaj tylko ten numer, który dotyczy Twojej firmy i kraju. Jeśli go nie masz, zapytaj, czy przesyłka może mimo to zostać odprawiona jako import prywatny, czy też nadawca musi wysłać dokumenty ponownie.
Jeśli na fakturze widnieje nazwa firmy, a kupiłeś jako osoba fizyczna, albo jeśli adres dostawy to Twój dom, ale przesyłka jest deklarowana jako import biznesowy, taka niezgodność jest częstą przyczyną opóźnień. Zapytaj przewoźnika, czy typ deklaracji można zmienić, zanim urząd celny zakończy jej przetwarzanie.
Jeśli przewoźnik mówi, że nie może kontynuować bez brakujących danych firmowych, skontaktuj się jednocześnie ze sprzedawcą i poproś o:
- poprawioną fakturę
- opis towaru
- zadeklarowaną wartość i walutę
- nazwę kupującego/importera używaną w przesyłce
Zachowuj zrzuty ekranu lub kopie każdej wiadomości. Jeśli przesyłka później utknie, te wiadomości pomogą pokazać, jakie informacje podałeś i kiedy.
Praktyczna wskazówka: zachowaj dokładne brzmienie prośby celnej od przewoźnika, ponieważ „business import declaration” może oznaczać różne rzeczy w zależności od tego, czy potrzebują danych identyfikacji podatkowej, korekty faktury, czy zmiany odprawy z biznesowej na prywatną.
