Du bør svare transportøren så snart som mulig og gi dem importopplysningene de trenger for å få klarert pakken. I mange tilfeller betyr «virksomhetsimportdeklarasjon» at forsendelsen behandles som en kommersiell import, så transportøren trenger opplysninger om bedriftsmottakeren, ikke bare pakkenummeret.
Først bør du sjekke hva transportøren faktisk ber om i sporingsoppdateringen, SMS-en, e-posten eller tollmeldingen.
- Hvis den ber om bedriftsopplysninger, send informasjonen for importøren i tollpapirene: firmanavn, full adresse, kontaktopplysninger og eventuelt VAT-/EORI-nummer eller annet importskattenummer som brukes i landet ditt.
- Hvis du kjøpte varen som privatperson, si tydelig til transportøren at dette er et privat kjøp, og spør om de kan endre deklarasjonen fra virksomhetsimport til privat import.
- Hvis selgeren fakturerte det som en bedriftsordre, kan transportøren legge den fakturaen til grunn. I så fall kan du måtte be selgeren rette fakturaen eller forsendelsesopplysningene.
De mest nyttige dokumentene å ha klare er:
- ordrebekreftelsen
- handelsfakturaen eller selgerfakturaen
- sporingsnummeret
- eventuelle meldinger fra transportøren som nevner «business import declaration», «commercial import» eller tollstopp
Disse opplysningene er viktige fordi tollklarering vanligvis bygger på fakturadata og opplysninger om mottakeren. En uoverensstemmelse mellom kjøpertypen og papirene kan forsinke pakken, selv om du allerede har betalt for varene.
Deretter bør du kontakte transportøren og stille tre konkrete spørsmål:
- Hvilken nøyaktig informasjon trenger dere fra meg for å fullføre deklarasjonen?
- Blir denne pakken behandlet som en virksomhetsimport eller en privat import?
- Trenger dere at selgeren retter fakturaen eller forsendelsesopplysningene?
Hvis transportøren ber om organisasjonsnummer, VAT-nummer eller EORI-nummer, send bare nummeret som gjelder for virksomheten din og landet ditt. Hvis du ikke har et slikt nummer, spør om pakken likevel kan tollklareres som privat import, eller om avsenderen må sende papirene på nytt.
Hvis fakturaen viser et firmanavn, men du kjøpte som privatperson, eller hvis leveringsadressen er hjemmeadressen din, men forsendelsen blir deklarert som virksomhetsimport, er det en vanlig årsak til forsinkelse. Spør transportøren om deklarasjonstypen kan endres før tollen er ferdig med behandlingen.
Hvis transportøren sier at de ikke kan gå videre uten manglende bedriftsopplysninger, kontakt selgeren samtidig og be om:
- en korrigert faktura
- en beskrivelse av varene
- oppgitt verdi og valuta
- navnet på kjøperen/importøren som er brukt på forsendelsen
Ta vare på skjermbilder eller kopier av alle meldinger. Hvis pakken senere blir stående fast, kan disse meldingene vise hvilken informasjon du ga og når.
Praktisk tips: lagre den nøyaktige formuleringen i transportørens tollforespørsel, fordi «virksomhetsimportdeklarasjon» kan bety forskjellige ting avhengig av om de trenger skatte-ID-opplysninger, en korrigert faktura eller en endring fra virksomhets- til privatklarering.
