Je moet zo snel mogelijk reageren op de vervoerder en de importgegevens geven die nodig zijn om het pakket vrij te geven. In veel gevallen betekent “zakelijke invoeraangifte” dat de zending als een commerciële invoer wordt verwerkt, dus heeft de vervoerder bedrijfsgegevens van de geadresseerde nodig, niet alleen het pakketnummer.
Controleer eerst wat de vervoerder precies vraagt in de trackingupdate, sms, e-mail of douanemelding.
- Als er om bedrijfsgegevens wordt gevraagd, stuur dan de gegevens van de importeur van record: je bedrijfsnaam, volledig adres, contactgegevens en eventueel een btw-/EORI-nummer of ander invoerbelastingnummer dat in jouw land wordt gebruikt.
- Als je het artikel als privépersoon hebt gekocht, zeg dan duidelijk tegen de vervoerder dat het om een persoonlijke aankoop gaat en vraag of zij de aangifte kunnen wijzigen van zakelijk naar privé-invoer.
- Als de verkoper het als een zakelijke bestelling heeft gefactureerd, kan de vervoerder op die factuur afgaan. In dat geval moet je mogelijk de verkoper vragen de factuur of verzendgegevens te corrigeren.
De nuttigste documenten om bij de hand te hebben zijn:
- de orderbevestiging
- de handelsfactuur of factuur van de verkoper
- het trackingnummer
- elk bericht van de vervoerder waarin “business import declaration”, “commercial import” of een douanevasthouding wordt genoemd
Deze gegevens zijn belangrijk omdat de douaneafhandeling meestal gebaseerd is op de factuurgegevens en de gegevens van de geadresseerde. Een verschil tussen het type koper en de papieren kan het pakket vertragen, zelfs als je de goederen al hebt betaald.
Neem daarna contact op met de vervoerder en stel drie specifieke vragen:
- Welke exacte informatie hebben jullie van mij nodig om de aangifte te voltooien?
- Wordt dit pakket behandeld als een zakelijke invoer of een privé-invoer?
- Moet de verkoper de factuur- of verzendgegevens corrigeren?
Als de vervoerder om een bedrijfsregistratienummer, btw-nummer of EORI-nummer vraagt, stuur dan alleen het nummer dat van toepassing is op jouw bedrijf en land. Als je er geen hebt, vraag dan of het pakket toch als privé-invoer kan worden vrijgegeven of dat de afzender de papieren opnieuw moet sturen.
Als op de factuur een bedrijfsnaam staat maar je als particulier hebt gekocht, of als het afleveradres je huisadres is maar de zending als zakelijke invoer wordt aangegeven, is dat verschil een veelvoorkomende oorzaak van vertraging. Vraag de vervoerder of het type aangifte kan worden gewijzigd voordat de douane de verwerking afrondt.
Als de vervoerder zegt dat hij niet verder kan zonder ontbrekende bedrijfsgegevens, neem dan tegelijk contact op met de verkoper en vraag om:
- een gecorrigeerde factuur
- een beschrijving van de goederen
- de opgegeven waarde en valuta
- de naam van de koper/importeur die op de zending is gebruikt
Bewaar screenshots of kopieën van elk bericht. Als het pakket later vastloopt, helpen die berichten om te laten zien welke informatie je hebt gegeven en wanneer.
Praktische tip: bewaar de exacte formulering van het douaneverzoek van de vervoerder, omdat “zakelijke invoeraangifte” verschillende dingen kan betekenen, afhankelijk van of ze btw-/belastingnummergegevens, een correctie van de factuur of een wijziging van zakelijke naar privé-afhandeling nodig hebben.
