Du behöver vanligtvis inte en moms-faktura och ett EORI-nummer för varje köp, men för en import till ett småföretag från länder utanför EU kan du behöva båda, av olika skäl. En moms-faktura är ett dokument för bokföring och momshantering; ett EORI-nummer är en tullidentifierare som används för importklarering.
Den första frågan är vem som står som importör i tulldeklarationen. Det avgör vad du behöver.
- Om säljaren eller transportören hanterar importen i ditt företags namn, kan de be om ditt EORI-nummer och ibland även ditt momsregistreringsnummer.
- Om försändelsen behandlas som en privat konsumentorder kan tullklareringen hanteras på ett annat sätt, och du kanske inte ombeds lämna företagsuppgifter för importen.
- Om du vill att varorna bokförs som ett företagsköp i dina register bör du be om en riktig faktura eller kommersiell faktura med säljarens namn, ditt företagsnamn, en tydlig beskrivning av varorna, antal, värde och datum.
Blanda inte ihop en moms-faktura med ett EORI-nummer. Det är inte samma sak. En moms-faktura är en pappers- eller PDF-uppgift om försäljningen. Ett EORI-nummer är det som tullen använder för att identifiera en importör.
Vad du ska göra nu:
- Kontrollera ordersidan, fakturan och leveransvillkoren för att se om säljaren anger att skatter och importhantering ingår eller om köparen måste sköta tullen.
- Titta på eventuella meddelanden från transportören eller marknadsplatsen som ber om tulluppgifter. Om de ber om ett EORI-nummer behöver de ditt tullnummer som importör, inte bara ditt momsnummer.
- Fråga säljaren eller transportören vem som kommer att stå som importör i deklarationen och om de behöver:
- ditt EORI-nummer
- ditt företags momsnummer
- en kommersiell faktura
- några produktuppgifter, till exempel beskrivning, antal och värde
Om du köper som företag och förväntar dig att kunna dra av ingående moms eller föra ordentlig bokföring, spara fakturan, orderbekräftelsen, betalningsbeviset och eventuella tullmeddelanden med försändelsens referensnummer. De dokumenten hjälper om transportören senare ber om förtydliganden eller om du behöver koppla importavgiften till ordern.
Om paketet redan är på väg och spårningen eller ett e-postmeddelande säger att det “awaiting customs information”, “customs clearance required” eller liknande, svara snabbt med de exakta dokument de ber om. Om meddelandet bara säger att avgifter ska betalas, kontrollera om avgiften är importmoms, tullavgift eller en speditionsavgift innan du betalar.
Den viktigaste saknade uppgiften är om försändelsen importeras i ditt företags namn och klareras av en transportör eller tullombud. Det avgör om ett EORI-nummer behövs.
Practical tip: samla ditt EORI-nummer och ditt företags momsnummer i en enda fil så att du kan skicka rätt uppgift direkt om tullen eller transportören frågar.
